Mula sa Pagkakagulo ng Pagpupulong hanggang sa Masinop na Kahusayan: Paano Isang Multinasional na U.S. Pinahusay ang Pamamahala ng Pulong gamit ang Tablet para sa Pagreserva ng Pulong

Ang Nakatagong Gastos ng Kalituhan sa Conference Room

Para sa mga pandaigdigang kumpanya, lalo na ang mga may maraming palapag na tanggapan, ang espasyo para sa pagpupulong ay parehong isang ari-arian at patuloy na pinagmumulan ng pagkabahala. Sayang ang oras ng mga empleyado sa paghahanap ng available na silid, nakakagambala ang dobleng pag-book ng mga kuwarto, at nahihirapan ang mga team sa pasilidad dahil sa hindi sapat na paggamit o maling paggamit ng mga espasyo. Ang mga inaaksayang ito ay hindi lamang bumabawas sa produktibidad kundi nagdudulot din ng tensyon sa pang-araw-araw na operasyon. Napagtanto na ng maraming organisasyon na ang kanilang kasalukuyang sistema—mga pambihirang board para sa pag-book, mga lumang kalendaryo, o magkakalat na aplikasyon—ay kulang sa kakayahang magbigay ng real-time na kalinawan. Eto mismo ang sitwasyon na kinaharap ng isang nangungunang multinasyonal na kumpanya na batay sa U.S. na may lumalaking puwersa sa trabaho at agarang pangangailangan na mapabilis ang pagpoprogram.

Isang Pandaigdigang Tanggapan na Naghahanap ng Kaayusan

Ang kliyente, isang Fortune 500 na propesyonal na serbisyong kumpanya na may mga tanggapan sa buong North America, Europe, at Asia, ay nakaharap sa tumataas na presyon upang mapabuti ang kanilang pangunahing opisina sa New York. Dahil sa higit sa 50 conference room sa iba't ibang palapag, madalas magreklamo ang mga empleyado tungkol sa pagpasok sa mga silid na dapat ay 'available' ngunit ginagamit na. Nireport din ng IT department ang patuloy na pagdami ng mga talaan kaugnay ng salungatan sa pagkakatipon at hindi mapagkakatiwalaang software sa pagrereserba. Naunawaan ng pamunuan na ang magkakahating sistema sa pagpaplano ay nagpapababa ng kahusayan at sumisira sa espiritu ng mga empleyado. Hanap nila ang isang solusyon na mag-iintegrate nang maayos sa mga umiiral na enterprise platform at magbibigay ng modernong, user-friendly na interface .

Ang Hamon: Nawawalang Oras, Nasirang Tiwala

Malinaw ang mga problema:

• Double-bookings at ghost meetings :Inireserba ng mga empleyado ang mga silid ngunit madalas na hindi nila iniiwan ang mga walang gamit na slot, kaya ang mga silid ay nakareserba pa rin habang walang gumagamit.

• Kakulangan sa real-time na pagsubaybay :Walang mabilisang paraan ang mga kasapi ng grupo upang makita kung ang isang silid ay talagang bakante.

• Labis na pagbubuhat sa administratibo :Gumugol ang mga tagapamahala ng pasilidad ng oras upang manu-manong iayos ang datos ng paggamit, kaya't hindi maisubaybayan nang tumpak ang aktwal na paggamit ng mga silid pulungan.

Kailangan ng kliyente ang isang tablet para sa pamamahala ng enterprise room na kayang magproseso ng real-time na pagpupulong, suportahan ang visibility sa maraming palapag, at mag-alok ng propesyonal na digital display sa labas ng bawat silid konperensya.

Ang Solusyon: Pag-deploy ng Ekosistema ng Smart Conference Tablet

Matapos suriin ang ilang vendor, pinili ng kumpanya ang isang pasadyang Meeting reservation tablet solusyon. tablet para sa silid konperensya ay nakatakdang pader sa labas ng silid, gamit bilang buhay na display ng pag-iskedyul ng silid ang mga device na ito ay direktang nakaintegrate sa kapaligiran ng Microsoft 365 ng kliyente, na nag-sisync sa mga kalendaryo ng Outlook nang real time.

Mga pangunahing kakayahan na kasama:

• Agad na pag-book at pag-check-in :Ang mga empleyado ay maaaring mag-reserva, magsimula, o kanselahin ang mga meeting nang direkta sa tablet para sa pag-book ng opisina .

• Pagsusubaybay sa paggamit ng silid :Ang smart na conference tablet nagpapakita ng real-time na availability, upang maiwasan ang hindi inaasahang bisita at kalituhan.

• Sentralisadong dashboard ng datos :Nakakuha ang mga koponan sa pasilidad ng analytics tungkol sa paggamit ng silid, pagkansela, at tumpak na oras ng kahilingan.

• Pasadyang branding at UI :Ang tablet para sa pamamahala ng enterprise room ang interface ay inangkop upang tumugma sa korporatibong identidad, palakasin ang propesyonalismo sa lahat ng palapag.

Nagsimula ang pagpapatupad sa 20 na device sa mga silid na mataas ang demand bago lumawak sa lahat ng 50 na espasyo para sa pulong sa loob ng anim na buwan.

Pang-araw-araw na Paggamit: Mula sa mga Manggagawa hanggang sa mga Pinuno

Agad na nakikita ang pagbabago. Ang isang empleyado na dumarating para sa pulong ay maaaring tingnan ang digital na sign para sa kuwarto ng pagsasalita , tingnan kung libre ang silid, at i-tap ang tablet para sa pag-iiskedyul ng kumperensya upang mapalawig o mapakawalan ang booking. Ginamit ng mga team na gumagalaw sa iba't ibang palapag ang real-time booking display upang makilala ang mga available na silid nang hindi binabag interrupt ang mga ongoing na sesyon.

Para sa mga administrator, ang office scheduling display tablet ay nagpaliit nang malaki sa kanilang gawain. Ang datos tungkol sa mga kanselasyon, average na oras ng okupansiya, at paulit-ulit na no-show ay diretso nang pumasok sa solusyon sa pagpupulong ng enterprise dashboard. Ang mga tawag sa suporta sa IT kaugnay ng pag-iiskedyul ay bumaba ng halos 60%, samantalang ang mga tagapamahala ng pasilidad ay nakakuha ng tunay na larawan ng paggamit ng workspace sa buong pangunahing tanggapan .

Masusukat na Pag-unlad sa Kahusayan

Sa loob ng tatlong buwan matapos ang buong pag-deploy, inihayag ng kumpanya:

• 30% na pagpapabuti sa paggamit ng silid , dahil sa awtomatikong paglabas ng hindi ginamit na mga booking.

• 45% na pagbaba sa mga reklamo ng mga empleyado tungkol sa availability ng silid.

• 60% na mas kaunting kahilingan sa IT suporta na nauugnay sa mga pagkakamali sa pagpupulong.

• Mapagkakatiwalaang koordinasyon sa kabuuan ng palapag , na may mga empleyadong nagbanggit ng oras na naipet sa paghahanap ng available na mga silid.

Ang CFO ay sumunod na nagtala na ang pag-optimize ng umiiral na espasyo gamit ang isang sistema ng automatikong pag-book ng meeting room ay nagpaliban sa pangangailangan para sa mahal na pagpapalawak ng opisina—indirekta ngunit malaking pananalaping tagumpay.

Mga Pagninilay ng Kliyente Tungkol sa Transisyon

Isang facilities manager ang nagbuod nito nang maikli: “Noong una, parang araw-araw ay sunog ang pamamahala sa mga meeting room. Ngayon, ang sistema ng pag-book ng silid-pulong gumagana ito sa background, at pinagkakatiwalaan ng mga empleyado ang nakikita nila sa screen. Ganap na nagbago ang takbo ng aming opisina dahil dito.

Binanggit naman ng isang direktor ng IT: ang solusyon para sa enterprise conference room naisama nang perpekto sa aming imprastruktura. Hindi kailangan pang-iba ang aming workflows—lahat ay naging mas nakikita at maaasahan.

Mas Malawak na Aral para sa Mga Global na Kumpanya

Ipinapakita ng kaso na ito higit pa sa tagumpay ng isang kumpanya—nagpapakita ito ng patuloy na paglaganap sa pamamahala ng enterprise office. Para sa mga multinational, ang puhunan sa isang digital na tablet para sa opisinang kuwarto o smart room display system ay hindi na luho kundi kailangan na. Ang real-time na visibility, integrasyon sa mga kasangkapan ng korporasyon, at actionable analytics ay bumubuo ng pundasyon para sa mas matalinong desisyon sa workspace.

Sa pamamagitan ng paggamit teknolohiya ng display para sa meeting room , ang mga kumpanya ay maaaring baguhin ang gulo sa pag-iiskedyul sa isang organisadong, transparent na proseso. Ang paglalakbay ng kliyente sa U.S. ay nagpapakita na ang efihiyensiya at tiwala sa lugar ng trabaho ay hindi maghihiwalay—at na ang maayos na pagpapatupad ng sistema ng paggamit sa silid para sa enterprise ay kayang magdala ng sukat na kabayaran sa iba't ibang rehiyon, koponan, at time zone.