เรื่องราวความสำเร็จ: นักพัฒนาอสังหาริมทรัพย์ลดปัญหาการจองห้องประชุมซ้ำซ้อนได้ถึง 90% ด้วยแท็บเล็ตจองห้องประชุม Hopestar

ในปี 2024 บริษัทพัฒนาอสังหาริมทรัพย์รายใหญ่ที่สุดแห่งหนึ่งของเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ต้องเผชิญกับปัญหาหนึ่งที่พบได้ทั่วไปในองค์กรขนาดใหญ่ — ความสับสนวุ่นวายเกี่ยวกับห้องประชุม โดยมีห้องประชุมมากกว่า 35 ห้องกระจายตัวอยู่หลายชั้นในสำนักงานแห่งใหม่ การไม่มีระบบจองห้องประชุมแบบรวมศูนย์ทำให้เกิดความขัดแย้งอยู่ตลอดเวลา ทีมงานมักหงุดหงิดเมื่อเจอปัญหาการจองซ้อนกัน ตารางเวลาไม่ชัดเจน และความสับสนที่หน้าห้องเมื่อมีสองกลุ่มอ้างสิทธิ์ห้องเดียวกัน

แม้บริษัทจะลงทุนในสภาพแวดล้อมสำนักงานระดับพรีเมียม แต่ระบบจัดตารางภายในยังติดอยู่กับการใช้โปรแกรมสเปรดชีตและคำเชิญปฏิทินที่กระจัดกระจาย ทีมงานธุรการของบริษัทซึ่งมีจำนวนจำกัดอยู่แล้ว ต้องรับมือกับอีเมลและโทรศัพท์หลายสิบสายต่อวันเพื่อจัดการการใช้งานห้องเท่านั้น

นั่นคือจุดที่บริษัทหันมาใช้ Hopestar เพื่อแก้ปัญหาด้วยโซลูชันจอแสดงผลสำหรับห้องประชุมที่สามารถขยายระบบได้และมีคุณภาพระดับมืออาชีพ

โซลูชัน: ชั้นข้อมูลดิจิทัลสำหรับทุกห้อง

Hopestar เสนอการติดตั้งแท็บเล็ตสำหรับห้องประชุมของบริษัท 10.1 นิ้วแบบ Android-based , ติดตั้งบนผนังทางเข้าของแต่ละห้องประชุม แท็บเล็ตเหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อแสดงข้อมูลการใช้งานแบบเรียลไทม์ แสดงรายละเอียดการประชุม และซิงค์ข้อมูลโดยตรงกับระบบปฏิทิน Office 365 ที่มีอยู่เดิมของบริษัท

แทนที่จะเปลี่ยนกระบวนการทำงานจองห้องประชุมที่มีอยู่เดิม โซลูชันของ Hopestar ได้เพิ่มเข้าไปเหนือกระบวนการทำงานเดิม — ทำให้ห้องทุกห้องสามารถมองเห็นได้ผ่านระบบแบบรวมศูนย์ ขณะเดียวกันก็ยังคงเครื่องมือที่ผู้ใช้คุ้นเคยไว้

การติดตั้งใช้เวลาไม่ถึงหนึ่งสัปดาห์ ห้องแต่ละห้องติดตั้งแท็บเล็ตที่กำหนดค่าให้สอดคล้องกับเอกลักษณ์ของแบรนด์บริษัท ทีมไอทีได้รับการฝึกอบรมเพื่อจัดการอุปกรณ์จากระยะไกลผ่านคอนโซลสำหรับผู้ดูแลระบบบนคลาวด์ ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถอัปเดตซอฟต์แวร์ จัดการสิทธิ์การเข้าใช้งาน และปรับแต่งอินเทอร์เฟซต่าง ๆ ได้จากแดชบอร์ดเดียว

ก่อนและหลัง: ผลกระทบจริง

ผลลัพธ์ชัดเจนภายในเดือนแรก

ก่อนหน้านี้ ทีมงานฝ่ายบริหารได้รับข้อร้องเรียนบ่อยครั้งเกี่ยวกับการจองห้องซ้ำซ้อน ปัจจุบันสถานะห้องประชุมสามารถมองเห็นได้ตลอดเวลา — สีเขียวคือว่าง สีแดงคือถูกจอง สีเหลืองคือมีการจองไว้ล่วงหน้า — ทำให้ทีมง่ายต่อการตัดสินใจว่าจะไปใช้ห้องไหน โดยไม่ต้องสอบถามแผนกต้อนรับ

ก่อนหน้านี้ พนักงานต้องใช้เวลา 3–5 นาทีเพื่อค้นหาและยืนยันห้องที่ว่าง ปัจจุบันพวกเขาสามารถตรวจสอบหน้าจอภายนอกหรือจองผ่านปฏิทินของตนเองได้โดยตรง พร้อมการยืนยันแบบทันที

ทีมงานบริหารเคยใช้เวลากว่า 10 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการจัดการด้านสถานที่ห้องประชุม ปัจจุบันเวลาดังกล่าวลดลงเหลือต่ำกว่าสองชั่วโมง

ที่สำคัญไปกว่านั้น สำนักงานในปัจจุบันยังสะท้อนภาพลักษณ์ขององค์กรในฐานะสถานที่ที่มีวิสัยทัศน์ก้าวหน้าและการจัดการที่เป็นระบบ แท็บเล็ตในห้องประชุมได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของสถาปัตยกรรม — ดูเรียบง่าย ใช้งานได้ดี และมีความเป็นมืออาชีพ

ความคิดเห็นจากลูกค้า

“เราไม่ได้ตระหนักว่าเราเสียเวลามากแค่ไหนจนกว่าจะแก้ไขปัญหาได้ โฮปสตาร์ (Hopestar) ช่วยให้เราหลีกเลี่ยงความขัดแย้งในการใช้ห้องประชุม และมอบบรรยากาศที่ทันสมัยและมีระดับมากยิ่งขึ้น เป็นหนึ่งในโซลูชันที่ทำงานได้อย่างเงียบเชียบแต่ทำให้ทุกอย่างราบรื่นขึ้น”
— หัวหน้าฝ่ายบริการทางการ สำนักงานใหญ่พัฒนาอสังหาริมทรัพย์ มาเลเซีย

เหตุผลที่ประสบผลสำเร็จ

การนำระบบไปใช้ครั้งนี้ประสบความสำเร็จไม่ใช่เพราะมันเปลี่ยนวิธีที่ผู้คนนัดหมายประชุม แต่เพราะมันทำให้การจัดตารางเวลาสามารถมองเห็นได้ น่าเชื่อถือ และเป็นระบบอัตโนมัติ สำหรับทีมขนาดใหญ่ในสภาพแวดล้อมที่มีหลายห้อง ความสามารถในการมองเห็นคือทุกสิ่ง

โซลูชันของโฮปสตาร์ (Hopestar) พิสูจน์แล้วว่าเหมาะกับอุตสาหกรรมอสังหาริมทรัพย์ — ซึ่งความประทับใจ ประสิทธิภาพ และความสามารถในการขยายระบบมีความสำคัญเท่าเทียมกัน

มองไปข้างหน้า

หลังความสำเร็จของโครงการนี้ ลูกค้ามีแผนที่จะขยายระบบไปยังสำนักงานสาขาในสิงคโปร์และจาการ์ตาด้วย นอกจากนี้พวกเขากำลังพิจารณาการผสานรวมกับเครื่องมือจัดการผู้มาติดต่อ เพื่อสร้างประสบการณ์ที่ไร้รอยต่อที่แผนกต้อนรับ

สนใจที่จะเปลี่ยนแปลงระบบการนัดหมายห้องทำงานของคุณหรือไม่

โฮปสตาร์ (Hopestar) จอแสดงผลจองห้องประชุม เข้ากันได้กับ Office 365, Google Calendar และแพลตฟอร์มหลักอื่น ๆ มี UI ที่รองรับหลายภาษา การจัดการอุปกรณ์จากระยะไกล และมีให้เลือกหลายขนาดเพื่อให้เหมาะกับพื้นที่ต่างประเภท

การเยี่ยมชม https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletหรือ ติดต่อ ทีมแก้ไขปัญหาของเราเพื่อสำรวจสิ่งที่เป็นไปได้สำหรับพื้นที่ทำงานของคุณ