จากความยุ่งเหยิงในการจัดตารางงานสู่ประสิทธิภาพอัจฉริยะ: บริษัทข้ามชาติจากสหรัฐฯ ปรับปรุงการจัดการประชุมอย่างไรด้วยแท็บเล็ตจองห้องประชุม

ต้นทุนแฝงจากความสับสนในการจองห้องประชุม

สำหรับองค์กรระดับโลก โดยเฉพาะอย่างยิ่งองค์กรที่มีสำนักงานใหญ่หลายชั้น พื้นที่ประชุมถือเป็นทั้งสินทรัพย์และแหล่งความยุ่งยากอยู่ตลอดเวลา พนักงานเสียเวลาไปกับการค้นหาห้องที่ว่างอยู่ การจองซ้อนกันทำให้การทำงานร่วมกันสะดุด และทีมงานดูแลสถานที่ประสบปัญหาพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้งานเต็มที่หรือถูกใช้งานผิดวัตถุประสงค์ ความไม่มีประสิทธิภาพเหล่านี้ไม่เพียงแต่ลดทอนผลผลิต แต่ยังสร้างอุปสรรคในการดำเนินงานประจำวัน อีกทั้งองค์กรหลายแห่งตระหนักแล้วว่าระบบปัจจุบันของตน—เช่น กระดานจองแบบแมนนวล ปฏิทินที่ล้าสมัย หรือแอปพลิเคชันที่แยกส่วน—ไม่สามารถให้ข้อมูลที่ชัดเจนแบบเรียลไทม์ได้ นี่คือสถานการณ์ที่บริษัทข้ามชาติชั้นนำแห่งหนึ่งซึ่งตั้งอยู่ในสหรัฐฯ กำลังเผชิญอยู่ โดยมีจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้นและมีความจำเป็นเร่งด่วนในการปรับปรุงกระบวนการจัดตารางเวลา

สำนักงานระดับโลกที่กำลังตามหาความเป็นระเบียบ

ลูกค้าซึ่งเป็นบริษัทให้บริการมืออาชีพระดับ Fortune 500 ที่มีสำนักงานอยู่ทั่วอเมริกาเหนือ ยุโรป และเอเชีย กำลังเผชิญกับแรงกดดันที่เพิ่มขึ้นในการปรับปรุงประสิทธิภาพสำนักงานใหญ่ในนิวยอร์ก โดยมีห้องประชุมมากกว่า 50 ห้องกระจายอยู่หลายชั้น พนักงานบ่อยครั้งร้องเรียนว่าเดินเข้าไปในห้องที่แสดงว่า "ว่าง" แต่กลับถูกใช้งานไปแล้ว แผนกไอทียังรายงานว่ามีจำนวนคำร้องเรียนที่เพิ่มขึ้นเกี่ยวกับความขัดแย้งในการจัดประชุมและซอฟต์แวร์จองห้องที่ไม่น่าเชื่อถือ ผู้บริหารเข้าใจดีว่าระบบการจัดตารางที่กระจัดกระจายกำลังทำให้ประสิทธิภาพลดลงและส่งผลเสียต่อขวัญกำลังใจของพนักงาน พวกเขาจึงมองหาโซลูชันที่สามารถผสานรวมกับแพลตฟอร์มองค์กรที่มีอยู่ได้อย่างไร้รอยต่อ และมอบอินเทอร์เฟซที่ทันสมัยและใช้งานง่าย .

ความท้าทาย: เสียเวลา และเสียความเชื่อมั่น

ประเด็นปัญหาที่ชัดเจนคือ:

• การจองซ้อนและการประชุมที่ไม่มีคนใช้ :พนักงานจองห้องไว้แต่มักไม่ได้ยกเลิกเมื่อไม่ได้ใช้ ส่งผลให้ห้องว่างเปล่าแต่ไม่สามารถใช้งานได้

• ขาดการมองเห็นแบบเรียลไทม์ :สมาชิกในทีมไม่มีวิธีตรวจสอบอย่างรวดเร็วว่าห้องใดว่างจริง

• ภาระงานด้านการบริหารจัดการที่หนักเกินไป :ผู้จัดการสถานที่ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการปรับยอดข้อมูลการใช้งานด้วยตนเอง ทำให้ไม่สามารถติดตามการใช้งานห้องประชุมอย่างแท้จริงได้

ลูกค้าต้องการระบบ แท็บเล็ตจัดการห้องระดับองค์กร ที่สามารถจัดการตารางเวลาแบบเรียลไทม์ รองรับการแสดงผลข้อมูลสำหรับหลายชั้น และมีหน้าจอแสดงผลดิจิทัลที่ดูเป็นมืออาชีพติดตั้งภายนอกห้องประชุมทุกห้อง

ทางออก: การติดตั้งระบบนิเวศของแท็บเล็ตสำหรับห้องประชุมอัจฉริยะ

หลังจากการประเมินผู้ให้บริการรายอื่นๆ บริษัทฯ ได้เลือกใช้โซลูชันที่ออกแบบมาเฉพาะ แท็บเล็ตจองการประชุม โซลูชัน แท็บเล็ตห้องประชุม ถูกติดตั้งบนผนังภายนอกห้องแต่ละห้อง เพื่อทำหน้าที่เป็น โปรแกรมการแสดงเวลาห้อง ป้ายแสดงสถานะการใช้งานแบบเรียลไทม์ อุปกรณ์เหล่านี้เชื่อมต่อโดยตรงกับสภาพแวดล้อม Microsoft 365 ของลูกค้า และซิงค์ข้อมูลกับปฏิทิน Outlook แบบเรียลไทม์

คุณสมบัติหลักที่รวมอยู่:

• การจองและเช็คอินทันที :พนักงานสามารถจอง เริ่มต้น หรือยกเลิกการประชุมได้โดยตรงผ่าน แท็บเล็ตการจองสำนักงาน .

• การติดตามการใช้งานห้อง :The แท็บเล็ตห้องประชุมอัจฉริยะ แสดงสถานะว่างแบบเรียลไทม์ ป้องกันการเข้ามาโดยไม่ได้นัดหมายและความสับสน

• แดชบอร์ดข้อมูลแบบรวมศูนย์ :ทีมงานด้านสิ่งอำนวยความสะดวกสามารถเข้าถึงข้อมูลการวิเคราะห์เกี่ยวกับการใช้งานห้อง การยกเลิก และความต้องการสูงสุด

• แบรนด์และอินเตอร์เฟซที่ปรับแต่งได้ :The แท็บเล็ตจัดการห้องระดับองค์กร อินเตอร์เฟซได้รับการปรับให้สอดคล้องกับอัตลักษณ์องค์กร สร้างภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพในทุกชั้น

การติดตั้งเริ่มต้นด้วยอุปกรณ์ 20 เครื่องในห้องที่มีความต้องการสูง ก่อนจะขยายไปยังพื้นที่ประชุมทั้งหมด 50 แห่งภายในหกเดือน

การใช้งานประจำวัน: จากพนักงานถึงผู้บริหาร

สามารถสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงได้เกือบจะทันที พนักงานที่มาถึงเพื่อเข้าร่วมการประชุมสามารถมองดูที่ ป้ายดิจิทัลสำหรับห้องประชุม , ตรวจสอบว่าห้องว่างหรือไม่ และแตะที่ แท็บเล็ตจัดกำหนดการประชุม เพื่อยืดเวลาหรือยกเลิกการจอง ทีมงานที่เคลื่อนย้ายระหว่างชั้นใช้ จอแสดงผลการจองแบบเรียลไทม์ เพื่อค้นหาห้องที่ว่างได้โดยไม่รบกวนการประชุมที่กำลังดำเนินอยู่

สำหรับผู้ดูแลระบบ อุปกรณ์แท็บเล็ตแสดงตารางการจองสำนักงาน ทำให้ชีวิตง่ายขึ้นอย่างมาก ข้อมูลเกี่ยวกับการยกเลิก การใช้พื้นที่เฉลี่ยต่อครั้ง และการไม่มาตามนัดซ้ำๆ จะถูกส่งตรงเข้าสู่ระบบ โซลูชันการประชุมสำหรับองค์กร แดชบอร์ด การสนับสนุนด้านไอทีที่เกี่ยวข้องกับการจัดกำหนดการลดลงเกือบ 60% ในขณะที่ผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวกได้รับภาพรวมที่แท้จริงของ การใช้งานพื้นที่ทำงาน ทั่วสำนักงานใหญ่ .

ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นอย่างวัดได้

ภายในสามเดือนหลังจากการติดตั้งอย่างเต็มรูปแบบ บริษัทรายงานว่า:

• การใช้ห้องประชุมเพิ่มขึ้น 30% ซึ่งขับเคลื่อนโดยการปล่อยการจองที่ไม่ได้ใช้อัตโนมัติ

• จำนวนข้อร้องเรียนจากพนักงานลดลง 45% เกี่ยวกับการเข้าถึงห้องประชุม

• ลดจำนวนคำขอสนับสนุนด้านไอทีลง 60% ที่เกี่ยวข้องกับข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการ

• การทำงานร่วมกันอย่างต่อเนื่องระหว่างชั้นต่างๆ โดยพนักงานระบุว่าประหยัดเวลาได้มากเมื่อค้นหาห้องที่ว่างอยู่

ผู้อำนวยการฝ่ายการเงินได้กล่าวในภายหลังว่า การเพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่ที่มีอยู่เดิมด้วยระบบ การจองห้องประชุมอัตโนมัติ ทำให้ไม่จำเป็นต้องขยายสำนักงานซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูง—ถือเป็นผลลัพธ์ทางการเงินที่สำคัญแม้จะไม่ใช่ทางตรง

ความคิดเห็นจากลูกค้าเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง

ผู้จัดการฝ่ายสิ่งอำนวยความสะดวกคนหนึ่งสรุปไว้อย่างกระชับว่า “ก่อนหน้านี้ รู้สึกเหมือนการจัดการห้องประชุมเป็นเรื่องดับเพลิงทุกวัน ตอนนี้ ระบบการจองห้องประชุม ทำงานอยู่เบื้องหลัง และพนักงานเชื่อมั่นในสิ่งที่พวกเขาเห็นบนหน้าจอ มันได้เปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของสำนักงานเราให้ลื่นไหลขึ้นอย่างสิ้นเชิง

ผู้อำนวยการฝ่ายไอทีกล่าวรับรองความคิดเห็นนี้: “ระบบ โซลูชันห้องประชุมระดับองค์กร รวมเข้ากับโครงสร้างพื้นฐานของเราได้อย่างสมบูรณ์แบบ เราไม่จำเป็นต้องปรับปรุงกระบวนการทำงานใหม่ทั้งหมด—ทุกอย่างกลายเป็นมองเห็นได้ง่ายขึ้นและเชื่อถือได้มากขึ้น”

บทเรียนที่กว้างขึ้นสำหรับองค์กรระดับโลก

กรณีนี้แสดงให้เห็นมากกว่าความสำเร็จของบริษัทเดียว—มันสะท้อนถึงแนวโน้มที่เพิ่มขึ้นในการบริหารจัดการสำนักงานระดับองค์กร สำหรับบริษัทข้ามชาติ การลงทุนใน แท็บเล็ตห้องสำนักงานดิจิทัล หรือ ระบบแสดงผลห้องอัจฉริยะ ไม่ใช่สิ่งฟุ่มเฟือยอีกต่อไป แต่เป็นสิ่งจำเป็น การมองเห็นแบบเรียลไทม์ การผสานรวมกับเครื่องมือองค์กร และการวิเคราะห์ข้อมูลที่นำไปปฏิบัติได้ สร้างรากฐานสำหรับการตัดสินใจเกี่ยวกับพื้นที่ทำงานอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น

โดยการนำ เทคโนโลยีการแสดงผลห้องประชุม , องค์กรต่างๆ สามารถเปลี่ยนความยุ่งเหยิงในการจัดตารางงานให้กลายเป็นกระบวนการที่มีโครงสร้างและโปร่งใสได้ เส้นทางการดำเนินงานของลูกค้าในสหรัฐอเมริกาแสดงให้เห็นว่า ประสิทธิภาพและความไว้วางใจในที่ทำงานนั้นแยกจากกันไม่ได้—และระบบที่ดำเนินการได้อย่างเหมาะสม ระบบการใช้งานห้องประชุมระดับองค์กร สามารถสร้างผลตอบแทนที่วัดได้ข้ามภูมิภาค ทีมงาน และเขตเวลาต่างๆ