พื้นที่อัจฉริยะขึ้น งานดีขึ้น: สำนักงานองค์กรในสหรัฐฯ ฟื้นฟูประสิทธิภาพการประชุมอย่างไรด้วยแท็บเล็ตจองห้องประชุม

เมื่อพื้นที่สำนักงานกลายเป็นอุปสรรคในการดำเนินงาน

ในสำนักงานขนาดใหญ่ของบริษัทข้ามชาติ ห้องประชุมมักกลายเป็นพื้นที่แย่งชิงกัน การจองซ้อน การจองทิ้งไว้โดยไม่ใช้ และพื้นที่ว่างที่ไม่ได้ใช้งาน ทำให้บริษัทนี้สูญเสียทั้งเวลาและความสามารถในการผลิตอย่างมาก จึงเห็นได้ชัดว่าองค์กรต้องการโซลูชันที่ชาญฉลาดและให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์ ซึ่ง แท็บเล็ตจองการประชุม ระบบนิเวศสามารถมอบให้ได้ โดยการประสานสถานะห้องให้ตรงกันทุกชั้นและขจัดความคลุมเครือสำหรับพนักงาน

สำนักงานข้ามชาติแห่งหนึ่งกำลังค้นหาความชัดเจนและการควบคุม

ลูกค้าซึ่งเป็นบริษัทเทคโนโลยีระดับโลกที่ตั้งอยู่ในชิคาโก ดำเนินงานบนแปดชั้นและห้องประชุมมากกว่า 60 ห้อง ด้วยรูปแบบการทำงานแบบไฮบริดที่ขยายตัวอย่างรวดเร็ว ระบบภายในของพวกเขาจึงไม่สามารถรองรับได้อีกต่อไป พวกเขาต้องการเครื่องมือระดับองค์กรที่จะรวมปฏิทินเข้าด้วยกัน อัตโนมัติในการมองเห็นสถานะการใช้งาน และทำให้พนักงานมั่นใจได้ว่าห้องว่างพร้อมใช้งาน ซึ่งบทบาทนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับ แท็บเล็ตจัดการตารางงานสำนักงาน ที่ขับเคลื่อนด้วยแพลตฟอร์มที่สามารถปรับขนาดได้และอิงตามข้อมูล

เหตุใดเครื่องมือการจองแบบดั้งเดิมจึงล้มเหลวในการแก้ปัญหาการจัดการที่ผิดพลาด

การผสมผสานระหว่างปฏิทิน Outlook กับการลงทะเบียนด้วยตนเองในอดีตของพวกเขา กลับสร้างความสับสนมากกว่าความชัดเจน ไม่มีข้อมูลการใช้พื้นที่แบบเรียลไทม์ ไม่มีการปลดล็อกการจองที่ถูกทิ้งไว้อัตโนมัติ และไม่มีข้อมูลเชิงลึกที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับอัตราการใช้งาน โดยเมื่อพวกเขาประเมินตัวเลือกดิจิทัลแล้ว ก็ชัดเจนว่า แท็บเล็ตห้องประชุม และ แท็บเล็ตแสดงผลการจัดการห้องประชุม นำเสนอแนวทางแบบบูรณาการที่พื้นที่ทำงานของพวกเขาต้องการ

การติดตั้งเครือข่ายการจัดการห้องอย่างครบวงจรทั่วทั้งแปดชั้น

วิธีแก้ปัญหานี้ประกอบด้วยการติดตั้งเครือข่ายของ แท็บเล็ตสำหรับการจัดการห้องประชุมระดับองค์กร ติดตั้งภายนอกทุกห้องประชุม แต่ละเครื่องแสดงสถานะการใช้งานแบบเรียลไทม์ กำหนดการประชุมที่จะเกิดขึ้น และอนุญาตให้จองได้ทันที โดยผสานการทำงานกับ Microsoft 365 ทำให้ แท็บเล็ตจัดกำหนดการประชุม ข้อมูลซิงค์โดยอัตโนมัติตามพฤติกรรมการจองที่พนักงานมีอยู่แล้ว ทีมงานด้านสิ่งอำนวยความสะดวกยังสามารถตั้งค่ากฎต่างๆ เช่น การปล่อยห้องอัตโนมัติ การจัดลำดับความสำคัญของห้อง และการกำหนดตารางบำรุงรักษาได้โดยตรงผ่าน แท็บเล็ตห้องประชุมอัจฉริยะ อินเทอร์เฟซ.

ประสบการณ์การเพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่แบบเรียลไทม์ ติดตั้งบนผนัง

เมื่อติดตั้งใช้งานแล้ว การเปลี่ยนแปลงก็เกิดขึ้นทันที แท็บเล็ตป้ายแสดงห้องประชุมดิจิทัล ทำให้พนักงานสามารถตรวจสอบสถานะการใช้งานได้ในพริบตา ขณะที่ตัวบ่งชี้สถานะแบบมีไฟช่วยลดการรบกวนที่ไม่จำเป็น หัวหน้าทีมชื่นชอบ แท็บเล็ตจัดการตารางงานพื้นที่ทำงาน ซึ่งช่วยให้พวกเขาเห็นพื้นที่ว่างได้ทั่วทั้งหลายชั้น ส่วนผู้จัดการด้านสิ่งอำนวยความสะดวก แท็บเล็ตจอแสดงผลห้องประชุมอัจฉริยะ ให้ข้อมูลแผนที่ความร้อน ข้อมูลช่วงเวลาที่มีการใช้งานสูงสุด และรูปแบบการใช้งานพื้นที่ ซึ่งจำเป็นต่อการตัดสินใจวางแผนพื้นที่อย่างมีกลยุทธ์

การเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญในด้านการใช้ประโยชน์และประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

สามเดือนหลังจากการเปิดตัว ตัวเลขได้พูดแทนทุกสิ่ง การจองห้องแบบไม่มีจริงลดลง 63% ความขัดแย้งลดลงอย่างมาก และการจองโดยตรงเพิ่มขึ้น เนื่องจาก แท็บเล็ตแสดงสถานะห้องว่างแบบเรียลไทม์ บริษัทฯ ยังเห็นการปรับปรุงการใช้ห้องประชุมเพิ่มขึ้น 28% โดยได้รับการสนับสนุนจาก แท็บเล็ตติดตามการใช้ห้องประชุม และการปลดล็อกห้องอัตโนมัติเมื่อผู้จองไม่มา ทีมงานรายงานว่า การจัดการห้องประชุมรู้สึก "ไร้ความพยายามและแม่นยำ" ซึ่งเป็นผลโดยตรงจากการนำ แท็บเล็ตบริหารจัดการการประชุมสำหรับองค์กร ระบบนิเวศ

ความคิดเห็นจากลูกค้าเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง

ผู้อำนวยการฝ่ายสถานที่ทำงานกล่าวว่า
"แท็บเล็ตเหล่านี้ทำให้ทั้งสำนักงานมีความชัดเจน เป็นครั้งแรกที่เราเข้าใจจริงๆ ว่าห้องของเราถูกใช้งานอย่างไร—and เราสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ตัดสินใจได้"
หัวหน้าแผนกเพิ่มเติมว่า:
“อินเทอร์เฟซนั้นเรียบง่าย น่าเชื่อถือ และแม่นยำเสมอ มันกลายเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปฏิบัติงานประจำวันของเราไปแล้ว”

ความคิดเห็นทั้งสองข้อสะท้อนถึงความไว้วางใจที่เกิดจากการทำงานอย่างสม่ำเสมอของ ทำให้ชีวิตง่ายขึ้นอย่างมาก ทางออก

แนวทางสำหรับการปรับพื้นที่องค์กรในอนาคต

กรณีศึกษานี้แสดงให้เห็นว่าการบริหารจัดการแบบครอบคลุม แท็บเล็ตจัดการพื้นที่สำนักงาน สามารถเปลี่ยนรูปแบบการใช้พื้นที่ขององค์กรขนาดใหญ่ได้อย่างไร นอกเหนือจากความสะดวกสบายแล้ว ข้อมูลเชิงลึกยังช่วยให้ลูกค้าออกแบบการจัดสรรห้องใหม่ รองรับรูปแบบการทำงานแบบไฮบริด และคาดการณ์ความต้องการพื้นที่ในอนาคต สำหรับบริษัทข้ามชาติที่มองหาการควบคุมต้นทุน ลดความซับซ้อนในการดำเนินงาน และสร้างสถานที่ทำงานที่ชาญฉลาดมากยิ่งขึ้น การผสานรวม แท็บเล็ตเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมองค์กร กำลังกลายเป็นสิ่งจำเป็น—ไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไป