จากความยุ่งเหยิงในการจัดตารางเรียน สู่การเรียนรู้อย่างมีระบบ: ศูนย์การเรียนรู้ระดับองค์กรในสหรัฐฯ ปรับปรุงการดำเนินงานฝึกอบรมอย่างไรโดยใช้แท็บเล็ตจองการประชุม

เมื่อห้องฝึกอบรมกลายเป็นอุปสรรคแทนที่จะเป็นเครื่องมือสนับสนุน

ในองค์กรขนาดใหญ่ ศูนย์ฝึกอบรมภายในถูกออกแบบมาเพื่อสนับสนุนการเติบโต การพัฒนาทักษะ และความสอดคล้องกันในระดับโลก อย่างไรก็ตาม ในสำนักงานหลายแห่ง ห้องฝึกอบรมกลับกลายเป็นแหล่งของปัญหาโดยไม่ได้ตั้งใจ เวลาการอบรมซ้อนทับกัน ห้องว่างเปล่าเนื่องจากผู้เข้าร่วมไม่มา และผู้สอนเสียเวลาอันมีค่าไปกับการค้นหาพื้นที่ที่ว่างอยู่ เมื่อปัญหาเหล่านี้ขยายตัวขึ้น จะส่งผลกระทบโดยตรงต่อประสิทธิภาพการเรียนรู้และต้นทุนดำเนินงาน สำหรับบริษัทข้ามชาติในสหรัฐฯ แห่งนี้ ความท้าทายชัดเจนว่า: ศูนย์การเรียนรู้ของพวกเขาจำเป็นต้องมีโครงสร้างและความโปร่งใสในระดับเดียวกับการดำเนินงานหลักของธุรกิจ ความตระหนักรู้นี้ทำให้พวกเขาตัดสินใจนำระบบ แท็บเล็ตจองการประชุม โซลูชันที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับสภาพแวดล้อมการฝึกอบรมระดับองค์กรมาใช้ ซึ่งเปลี่ยนแปลงวิธีการจอง ตรวจสอบ และใช้งานห้องเรียนข้ามแผนกต่างๆ อย่างสิ้นเชิง

องค์กรข้ามชาติระดับโลกที่มีพื้นที่การเรียนรู้ขยายตัวอย่างต่อเนื่อง

ลูกค้าดำเนินการศูนย์เรียนรู้ระดับองค์กรขนาดใหญ่ภายในสำนักงานใหญ่ในสหรัฐอเมริกา ซึ่งสนับสนุนการปฐมนิเทศ การพัฒนาผู้นำ การอบรมด้านความสอดคล้องตามข้อกำหนด และเวิร์กช็อปแบบผสมผสานสำหรับทีมระดับภูมิภาค โดยมีห้องฝึกอบรมและสัมภาษณ์เฉพาะทางมากกว่า 40 ห้อง กระจายอยู่ตามหลายชั้นของอาคาร สถานที่ดังกล่าวจัดการประชุมหลายสิบครั้งต่อวัน อย่างไรก็ตาม การพึ่งพาการจองผ่านปฏิทินแบบดั้งเดิมทำให้เกิดจุดบอด ผู้ฝึกอบรมจองห้องจากระยะไกล ผู้เข้าร่วมมาสายหรือไม่มาเลย และทีมงานดูแลสถานที่ไม่สามารถมองเห็นการใช้งานจริงได้ บริษัทจึงต้องการระบบรวมศูนย์ที่มีภาพประกอบ น่าเชื่อถือ และเป็นระบบที่พนักงานสามารถไว้วางใจได้ การค้นหาของพวกเขาเน้นไปที่โซลูชันระดับองค์กร แท็บเล็ตห้องประชุม ที่สามารถผสานรวมกับเครื่องมือการจัดตารางเวลาที่มีอยู่ได้อย่างราบรื่น พร้อมทั้งให้มุมมองที่ชัดเจนแบบเรียลไทม์ในระดับห้อง

เหตุใดระบบการจองแบบดั้งเดิมจึงล้มเหลวในการสร้างประสบการณ์การเรียนรู้

ปฏิทิน Outlook และพอร์ทัลจองภายในสามารถใช้งานได้ตามทฤษฎี แต่กลับล้มเหลวในทางปฏิบัติ ห้องต่าง ๆ แสดงสถานะว่า "ถูกใช้งาน" แม้จะว่างเปล่า ในขณะที่การฝึกอบรมที่ไม่ได้จองล่วงหน้าทำให้เกิดการรบกวนโดยไม่ได้วางแผนไว้ คณะกรรมการสัมภาษณ์มักต้องแข่งขันพื้นที่กับเวิร์กช็อปภายใน ส่งผลให้ต้องจัดสรรห้องใหม่ในนาทีสุดท้าย โดยไม่มีตัวบ่งชี้แบบเรียลไทม์ ผู้ฝึกสอนจึงมักต้องหยุดการอบรมเพื่อยืนยันว่าห้องว่างหรือไม่ การขาดข้อมูลยังทำให้ผู้บริหารไม่สามารถเข้าใจแนวโน้มการใช้ห้องต่าง ๆ ได้ จึงเห็นได้ชัดว่าเครื่องมือแบบคงที่ไม่เพียงพอ สิ่งที่ศูนย์การเรียนรู้ต้องการคือสิ่งที่มองเห็นได้ ติดตั้งไว้ที่ประตู ป้ายดิจิทัลสำหรับห้องประชุม ที่สามารถเชื่อมช่องว่างระหว่างตารางงานดิจิทัลกับพื้นที่จริง พร้อมบังคับใช้กฎการจองที่ชาญฉลาดขึ้นโดยอัตโนมัติ

การติดตั้งเครือข่ายระบบจัดการตารางเวลาห้องฝึกอบรมที่ออกแบบมาเฉพาะ

วิธีแก้ปัญหาประกอบด้วยการติดตั้ง จอแสดงผลห้องประชุม ติดตั้งอุปกรณ์ไว้ด้านนอกทุกห้องฝึกอบรมและห้องสัมภาษณ์ แต่ละ แท็บเล็ตการจองสำนักงาน ซิงค์โดยตรงกับ Microsoft 365 ทำให้มั่นใจได้ถึงความสอดคล้องกับกระบวนการทำงานที่มีอยู่แล้ว ระบบช่วยให้สามารถมองเห็นสถานะห้องได้ทันที การจองแบบมาทันทีได้อย่างรวดเร็ว และการปลดล็อกการจองที่ไม่ได้ใช้งานโดยอัตโนมัติ สำหรับผู้ดูแลระบบ แท็บเล็ตจัดการห้องระดับองค์กร มอบการควบคุมแบบรวมศูนย์—ช่วยให้พวกเขาสามารถกำหนดช่วงเวลาเว้นวรรคระหว่างช่วงการใช้งาน จัดลำดับความสำคัญของการฝึกอบรมเหนือการประชุมที่เกิดขึ้นตามโอกาส และจองห้องเฉพาะสำหรับการสัมภาษณ์ การดำเนินการอย่างเป็นระบบเช่นนี้ทำให้กิจกรรมการเรียนรู้ได้รับพื้นที่และความคาดการณ์ได้ตามที่ต้องการ โดยไม่เพิ่มภาระงานด้านการบริหาร

วิธีที่ผู้ฝึกอบรมและพนักงานโต้ตอบกับระบบในแต่ละวัน

ในการดำเนินงานประจำวัน ผลกระทบเกิดขึ้นทันที พนักงานฝึกอบรมที่มาถึงเพื่อเริ่มการอบรมสามารถตรวจสอบความพร้อมของห้องได้ทันทีด้วย โปรแกรมการแสดงเวลาห้อง ที่ติดตั้งภายนอกประตูแต่ละบาน พนักงานที่เข้าร่วมเวิร์กช็อปไม่จำเป็นต้องลังเลหรือรบกวนการอบรมเพื่อยืนยันสถานที่อีกต่อไป ผู้ประสานงานการสัมภาษณ์ใช้ แท็บเล็ตจัดกำหนดการประชุม เพื่อค้นหาและจองห้องที่ว่างได้ทันที ทีมงานดูแลอาคารสามารถตรวจสอบรูปแบบการใช้งานจากระยะไกลผ่านระบบ อุปกรณ์จัดการตารางงานสำนักงาน , ระบุชั่วโมงการฝึกอบรมที่มีผู้ใช้มากที่สุดและพื้นที่ที่มีการใช้งานต่ำ แท็บเล็ตเหล่านี้กลายเป็นโครงสร้างพื้นฐานชั้นหนึ่งที่ทำงานเงียบๆ แต่มีความจำเป็น ช่วยแนะนำพฤติกรรมของผู้ใช้โดยไม่จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการหรือเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงาน

การปรับปรุงที่วัดผลได้ในด้านประสิทธิภาพการฝึกอบรมและการใช้พื้นที่

ภายในสามเดือน ศูนย์การเรียนรู้รายงานผลลัพธ์ที่ชัดเจน การจองที่ไม่มาปรากฏตัวลดลง 58% จากกฎการปล่อยห้องโดยอัตโนมัติ การใช้ห้องโดยรวมเพิ่มขึ้น 31% ทำให้บริษัทสามารถจัดกิจกรรมเพิ่มเติมได้โดยไม่ต้องขยายพื้นที่จริง ผู้ฝึกอบรมรายงานว่ามีการล่าช้าลดลง และการเปลี่ยนช่วงเวลากิจกรรมราบรื่นขึ้น ในขณะที่ทีมงานด้านสถานที่ฯ ลดภาระงานประสานงานแบบแมนนวลอย่างมีนัยสำคัญ อีกทั้ง แท็บเล็ตห้องประชุมอัจฉริยะ ระบบนิเวศยังให้ข้อมูลเชิงลึกที่อิงจากข้อมูล ช่วยให้ผู้บริหารสามารถออกแบบจัดวางรูปแบบห้องใหม่และปรับตารางการฝึกอบรมตามความต้องการที่แท้จริง ผลการปรับปรุงเหล่านี้ส่งผลโดยตรงสู่ผลลัพธ์การเรียนรู้ที่ดีขึ้นและต้นทุนดำเนินงานที่ต่ำลง

สิ่งที่ลูกค้าแบ่งปันหลังจากการนำระบบไปใช้งาน

ตามคำกล่าวของผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการการเรียนรู้ระดับโลก:
“ก่อนนำแท็บเล็ตมาใช้งาน ห้องอบรมของเราดูไม่เป็นระบบและคาดเดายาก ทุกวันนี้ทุกอย่างชัดเจนและโปร่งใส เรารู้ว่าเกิดอะไรขึ้น ที่ไหน และเมื่อไร และผู้สอนของเราก็สามารถมุ่งเน้นไปที่การสอนแทนที่จะจัดการด้านโลจิสติกส์”

หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลประจำภูมิภาคเสริมเติม:
“ระบบใช้งานง่ายและเข้าใจได้ทันที แม้แต่พนักงานใหม่ก็เข้าใจได้ในทันที การ แท็บเล็ตจองการประชุม ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของวิธีการทำงานของศูนย์การเรียนรู้ของเราแล้ว”

ความคิดเห็นเหล่านี้ชี้ให้เห็นว่าการนำเทคโนโลยีมาใช้ประสบความสำเร็จไม่ใช่เพราะความซับซ้อน แต่เพราะสอดคล้องกับกระบวนการทำงานจริง

แนวทางที่สามารถขยายขนาดได้สำหรับสภาพแวดล้อมการเรียนรู้ในองค์กร

กรณีนี้แสดงให้เห็นว่าองค์กรสมัยใหม่สามารถยกระดับการดำเนินงานฝึกอบรมภายในได้อย่างไร ผ่านการบริหารจัดการพื้นที่อย่างชาญฉลาด โดยการผสานความโปร่งใส อัตโนมัติ และข้อมูลเชิงลึกเข้าด้วยกัน แท็บเล็ตบริหารจัดการการประชุมสำหรับองค์กร โซลูชันนี้ช่วยเปลี่ยนศูนย์การเรียนรู้ที่มีความวุ่นวายให้กลายเป็นสภาพแวดล้อมที่คาดเดาได้ มีประสิทธิภาพ และสามารถขยายขนาดได้ สำหรับองค์กรข้ามชาติที่ลงทุนในการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง การจัดการห้องเรียนแบบมีโครงสร้างไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไป แต่เป็นพื้นฐานสำคัญ เมื่อรูปแบบการทำงานแบบไฮบริดและการฝึกอบรมระดับโลกมีการขยายตัว เครื่องมืออย่าง แท็บเล็ตห้องประชุม กำลังกลายเป็นโครงสร้างพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับการส่งมอบประสบการณ์การเรียนรู้ที่สม่ำเสมอและมีคุณภาพสูงในทุกภูมิภาค