История успеха: Как застройщик сократил конфликты из-за переговорных комнат на 90% с помощью планшетов Hopestar для переговорных комнат

В 2024 году одна из крупнейших в Юго-Восточной Азии компаний в сфере недвижимости столкнулась с проблемой, знакомой многим крупным организациям — беспорядком с переговорными комнатами. Более чем в 35 конференц-залах, расположенных на разных этажах нового штаб-квартире, отсутствовала централизованная система бронирования, что создавало постоянные неудобства. Команды часто сталкивались с пересечением бронирований, неясными расписаниями и путаницей у дверей, когда две группы претендовали на одну комнату.

Несмотря на инвестиции в премиальную офисную среду, внутреннее планирование оставалось на уровне таблиц Excel и разрозненных приглашений в календаре. Административная команда компании, и без того загруженная, ежедневно получала десятки электронных писем и звонков только для управления использованием помещений.

Именно тогда компания обратилась к Hopestar за масштабируемым решением профессионального уровня для отображения информации о переговорных комнатах.

Решение: цифровой слой для каждого помещения

Hopestar предложила внедрить свои 10,1-дюймовые планшеты для переговорных комнат на базе Android , настенные планшеты устанавливались у входа в каждую конференц-залу. Планшеты были разработаны для отображения информации о доступности в режиме реального времени, показа деталей встречи и синхронизации напрямую с существующей корпоративной системой календаря Office 365.

Вместо замены текущего процесса бронирования, решение Hopestar было внедрено поверх него — таким образом, каждая комната стала «видимой» через централизованную систему, при этом пользователи могли продолжать использовать привычные инструменты.

Развертывание заняло менее недели. Каждая комната была укомплектована планшетом, настроенным в соответствии с фирменным стилем компании. Команда ИТ прошла обучение по удаленному управлению устройствами через облачную административную панель, что позволило им отправлять обновления, управлять доступом пользователей и настраивать интерфейсы с одной панели управления.

До и после: реальное влияние

Результаты стали очевидными уже в первый месяц.

Ранее административная команда получала частые жалобы на двойные бронирования. Теперь статус переговорных комнат всегда виден — зеленый означает доступность, красный — занято, желтый — предстоящая встреча, что позволяет командам легко понять, куда идти, не обращаясь к ресепшн.

Раньше сотрудникам требовалось 3–5 минут, чтобы найти и подтвердить доступную комнату. Сейчас они могут просто посмотреть на экран за дверью или забронировать комнату непосредственно из своего календаря с мгновенным подтверждением.

Ранее административная команда тратила почти 10 часов в неделю на организацию комнат. Теперь это время сократилось до двух часов в неделю.

Что более важно, офис теперь отражает корпоративный бренд компании как прогрессивной и хорошо организованной среды. Планшеты в конференц-залах стали частью архитектуры — ненавязчивые, функциональные и профессиональные.

Что говорит клиент

«Мы не осознавали, сколько времени теряем, пока не решили эту проблему. Hopestar помог избавиться от конфликтов по помещениям и придал нашему пространству более современный и премиальный вид. Это одно из тех решений, которые незаметно делают всё более плавным и эффективным»
— Руководитель административных услуг, штаб-квартира девелоперской компании, Малайзия

Почему это сработало

Этот проект оказался успешным не потому, что он изменил способ, которым люди бронируют встречи, а потому, что сделал планирование видимым, надежным и автоматизированным. Для крупных команд в условиях множества помещений прозрачность — это всё.

Решение Hopestar оказалось идеальным для индустрии недвижимости — где одинаково важны внешний вид, эффективность и масштабируемость.

Перспективы

После успеха этого проекта клиент планирует расширить систему на свои региональные офисы в Сингапуре и Джакарте. Также рассматриваются возможности интеграции с инструментами управления посетителями для создания более бесшовного опыта работы на стойке регистрации.

Хотите изменить систему планирования вашего офиса?

Hopestar’s дисплеи для бронирования переговорных комнат совместимы с Office 365, Google Calendar и другими основными платформами. Они поддерживают интерфейс на нескольких языках, удалённое управление устройствами и доступны в различных размерах для разных типов помещений.

Посетите https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletили кОНТАКТЫ нашу команду решений, чтобы выяснить, что возможно для вашего рабочего пространства.