От хаоса в планировании к умной эффективности: как американская транснациональная компания оптимизировала управление встречами с помощью планшета для бронирования переговорных

Скрытые расходы из-за неразберихи с переговорными комнатами

Для глобальных предприятий, особенно тех, у которых штаб-квартиры занимают несколько этажей, переговорные помещения являются одновременно активом и постоянным источником раздражения. Сотрудники тратят время на поиски свободных комнат, двойные бронирования нарушают процесс сотрудничества, а службам эксплуатации сложно управлять недостаточно используемыми или неправильно используемыми площадями. Эти неэффективности не только снижают производительность, но и создают трудности в повседневной работе. Многие организации осознали, что их текущие системы — ручные доски бронирования, устаревшие календари или разрозненные приложения — не обеспечивают необходимой прозрачности в режиме реального времени. Именно в такой ситуации оказалась ведущая американская транснациональная компания с растущим штатом сотрудников и насущной потребностью в оптимизации планирования.

Глобальный офис в поиске порядка

Клиент, компания из списка Fortune 500, предоставляющая профессиональные услуги и имеющая офисы по всей Северной Америке, Европе и Азии, испытывал растущее давление в связи с необходимостью оптимизации своего штаб-квартиры в Нью-Йорке. В здании более чем на пятидесяти переговорных комнат на нескольких этажах сотрудники часто жаловались, что заходят в помещения, помеченные как «свободные», но уже занятые. Департамент IT также отмечал рост количества обращений, связанных с конфликтами встреч и ненадежным программным обеспечением для бронирования. Руководство понимало, что разрозненные системы планирования снижают эффективность и подрывают моральный дух сотрудников. Им было необходимо решение, которое бы легко интегрировалось с существующими корпоративными платформами и обеспечивало современный, удобный пользовательский интерфейс .

Проблема: Потерянное время, утраченное доверие

Были очевидны следующие проблемы:

• Двойное бронирование и фантомные встречи :Сотрудники бронировали помещения, но зачастую не отменяли бронь при отсутствии необходимости, оставляя комнаты простаивающими, но недоступными.

• Отсутствие возможности отслеживать информацию в реальном времени :У сотрудников не было быстрого способа проверить, действительно ли комната свободна.

• Административная нагрузка :Менеджеры по эксплуатации тратили часы на ручное согласование данных об использовании, из-за чего было невозможно отслеживать фактическое использование переговорных комнат.

Клиенту было необходимо корпоративный планшет для управления помещениями решение, которое могло бы обеспечить планирование в реальном времени, поддержку отображения информации на нескольких этажах и предоставить профессиональный цифровой дисплей у каждой конференц-комнаты.

Решение: внедрение экосистемы умных планшетов для конференц-залов

После оценки нескольких поставщиков компания выбрала индивидуальное Планшет для бронирования встреч решение. планшет для конференц-зала устанавливался на стене снаружи комнаты и работал как живой дисплей бронирования переговорной эти устройства напрямую интегрировались со средой Microsoft 365 клиента, синхронизируясь с календарями Outlook в режиме реального времени.

Основные возможности включали:

• Мгновенное бронирование и регистрация :Сотрудники могли бронировать, начинать или отменять встречи непосредственно на планшете для бронирования офиса .

• Отслеживание заполняемости помещений :Компания конференц-планшет отображало актуальную доступность, предотвращая неожиданные посещения и путаницу.

• Центральная информационная панель :Команды службы эксплуатации получили доступ к аналитике использования помещений, отменам и периодам пиковой нагрузки.

• Индивидуальный бренд и пользовательский интерфейс :Компания корпоративный планшет для управления помещениями интерфейс был адаптирован под корпоративный стиль, обеспечивая профессиональный вид на всех этажах.

Развёртывание началось с 20 устройств в переговорных комнатах с высоким спросом, а затем было расширено до всех 50 мест для встреч в течение шести месяцев.

Повседневное использование: от сотрудников до руководителей

Преобразования стали заметны практически сразу. Сотрудник, пришедший на встречу, мог взглянуть на цифровой указатель для переговорной комнаты , увидеть, свободна ли комната, и нажать на планшет для планирования конференций , чтобы продлить бронирование или освободить комнату. Команды, перемещающиеся между этажами, использовали дисплей актуального бронирования для поиска свободных помещений, не прерывая текущие сессии.

Для администраторов планшет дисплея расписания офиса значительно упростил жизнь. Данные об отменах, среднем времени occupancy и регулярных пропусках сессий напрямую поступали в систему решение для корпоративных встреч на приборной панели. Звонки в службу ИТ-поддержки, связанные с планированием, сократились почти на 60 %, в то время как у менеджеров по объектам появилось полное представление о использовании рабочего пространства по всему штаб-квартеру .

Измеримые показатели эффективности

В течение трех месяцев после полного внедрения компания сообщила:

• улучшение использования переговорных комнат на 30% , обусловленное автоматическим освобождением неиспользуемых бронирований.

• сокращение жалоб сотрудников на 45% по вопросам доступности помещений.

• на 60% меньше запросов в службу ИТ-поддержки связанных с ошибками планирования.

• Постоянная координация между этажами , при этом сотрудники отмечают сэкономленное время при поиске свободных переговорных комнат.

Финансовый директор позже отметил, что оптимизация существующего пространства с помощью системы автоматизации бронирования переговорных отложила необходимость дорогостоящего расширения офиса — косвенная, но значительная финансовая выгода.

Отзывы клиентов о переходе

Один из менеджеров службы эксплуатации резюмировал кратко: «Раньше управление переговорными комнатами напоминало ежедневную ликвидацию пожаров. Теперь же» система бронирования конференц-залов работает в фоновом режиме, и сотрудники доверяют тому, что видят на экране. Это полностью изменило способ функционирования нашего офиса.

Директор по информационным технологиям поддержал это мнение: « корпоративное решение для конференц-залов идеально интегрировался с нашей инфраструктурой. Нам не пришлось полностью перестраивать рабочие процессы — всё просто стало более прозрачным и надёжным.

Более широкие уроки для глобальных предприятий

Этот случай демонстрирует не просто успех одной компании — он отражает растущую тенденцию в управлении офисами на предприятиях. Для международных компаний инвестиции в цифровую планшетную систему для офисных помещений или интеллектуальную систему отображения помещений уже не роскошь, а необходимость. Возможность отслеживания в реальном времени, интеграция с корпоративными инструментами и аналитика, готовая к применению, создают основу для более эффективного управления рабочим пространством.

Применяя технология дисплеев для переговорных комнат , предприятия могут превратить хаос в планировании в структурированный и прозрачный процесс. Путь, пройденный клиентом из США, показывает, что эффективность и доверие на рабочем месте неразделимы — и что хорошо реализованное корпоративная система использования переговорных комнат может обеспечить измеримую отдачу в разных регионах, командах и часовых поясах.