Historia sukcesu: Jak deweloper nieruchomości zmniejszył konflikty dotyczące sali konferencyjnej o 90% dzięki tabletom konferencyjnym firmy Hopestar

W 2024 roku jedna z największych firm deweloperskich w Azji Południowo-Wschodniej napotkała problem powszechny w dużych organizacjach – chaos w zakresie sal konferencyjnych. Na nowej siedzibie, na wielu piętrach, rozlokowane były ponad 35 sal konferencyjnych, a brak scentralizowanego systemu rezerwacji powodował ciągłe konflikty. Pracownicy często frustrują się z powodu nakładających się rezerwacji, niejasnych harmonogramów oraz zamieszania pod drzwiami, gdy dwie grupy pretendowały do tej samej sali.

Pomimo inwestycji w wysokiej klasy środowisko biurowe, wewnętrzne planowanie spotkań nadal odbywało się za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i rozproszonych zaproszeń kalendarzowych. Zadania administracyjne, które już wcześniej obciążały zespół, obejmowały codzienne odpowiadanie na dziesiątki e-maili i telefonów jedynie po to, by zarządzać wykorzystaniem pomieszczeń.

Wtedy właśnie firma zwróciła się do Hopestar w poszukiwaniu skalowalnego, profesjonalnego rozwiązania do wyświetlania informacji o salach konferencyjnych.

Rozwiązanie: Warstwa cyfrowa dla każdej sali

Hopestar zaproponował wdrożenie swoich 10,1-calowych tabletów do rezerwacji sal opartych na systemie Android , które zostały zamontowane na ścianach przy wejściu do każdej konferencyjnej sali spotkań. Tablety zostały zaprojektowane tak, aby pokazywać rzeczywisty stan dostępności, wyświetlać szczegóły spotkań oraz synchronizować się bezpośrednio z istniejącym systemem kalendarza Office 365 firmy.

Zamiast zastępować obecny proces rezerwacji, rozwiązanie firmy Hopestar zostało na niego nałożone – czyniąc każdą salę „widoczną” dzięki scentralizowanemu systemowi, jednocześnie zachowując przyjazne dla użytkowników narzędzia.

Wdrożenie zajęło mniej niż tydzień. Każdy pokój został wyposażony w tablet, skonfigurowany zgodnie z identyfikacją marki firmy. Zespół IT otrzymał szkolenie dotyczące zarządzania urządzeniami zdalnie za pośrednictwem konsoli administracyjnej opartej na chmurze, co pozwala im przesyłać aktualizacje, zarządzać dostępem użytkowników i dostosowywać interfejsy z jednego pulpitu.

Przed i po: Rzeczywisty wpływ

Wyniki były widoczne już w pierwszym miesiącu.

Wcześniej zespół administracyjny otrzymywał częste skargi dotyczące podwójnych rezerwacji. Obecnie status sali spotkań jest zawsze widoczny – zielony dla dostępnej, czerwony dla zajętej, żółty dla nadchodzącej – co ułatwia zespołom znalezienie odpowiedniego miejsca bez konieczności sprawdzania u recepcji.

Kiedyś pracownicy potrzebowali 3–5 minut na znalezienie i potwierdzenie dostępnego pokoju. Dziś sprawdzają ekran na zewnątrz lub rezerwują go bezpośrednio z kalendarza, z natychmiastowym potwierdzeniem.

Zespół administracyjny wcześniej poświęcał prawie 10 godzin tygodniowo na zarządzanie logistyką pomieszczeń. Obecnie czas ten zmalał do mniej niż dwóch godzin.

Co ważniejsze, biuro teraz oddaje markę firmy jako nowoczesną i dobrze zorganizowaną przestrzeń. Tablety w sali konferencyjnej stały się częścią architektury – subtelne, funkcjonalne i profesjonalne.

Opinia Klienta

„Nie zdawaliśmy sobie sprawy, ile czasu tracimy, dopóki tego nie naprawiliśmy. Hopestar pomógł nam wyeliminować konflikty dotyczące sal i nadał naszej przestrzeni znacznie bardziej nowoczesny i premium wygląd. To jedno z tych rozwiązań, które cicho czyni wszystko bardziej płynnym.”
— Kierownik Administracji, Centrala Biura Nieruchomości, Malezja

Dlaczego to zadziałało

Wdrożenie odniosło sukces nie dlatego, że zmieniło sposób rezerwowania spotkań, ale dlatego, że uczyniło planowanie widoczne, niezawodne i zautomatyzowane. Dla dużych zespołów w środowiskach z wieloma salami konferencyjnymi widoczność to wszystko.

Rozwiązanie firmy Hopestar okazało się idealne dla branży nieruchomości – gdzie na równi ważna jest zarówno wydajność, jak i wizerunek oraz skala.

Patrząc w przyszłość

Po sukcesie tego projektu klient planuje rozbudować system o swoje biura regionalne w Singapurze i Dżakarcie. Rozważana jest również integracja z narzędziami do zarządzania wizytami, w celu stworzenia bardziej płynnego doświadczenia na stanowisku recepcyjnym.

Chcesz ztransformować zarządzanie harmonogramem swojego biura?

Hopestar’s wyświetlacze rezerwacji w salach konferencyjnych są kompatybilne z Office 365, Google Calendar i innymi głównymi platformami. Obsługują interfejs wielojęzykowy, zdalne zarządzanie urządzeniami oraz są dostępne w wielu rozmiarach dostosowanych do różnych typów przestrzeni.

Odwiedź https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletlub kontakt nasz zespół rozwiązaniowy, aby dowiedzieć się, co jest możliwe dla Twojej przestrzeni roboczej.