Succesverhaal: Hoe een vastgoedontwikkelaar vergaderzaalconflicten met 90% verminderde dankzij Hopestar's vergaderruimtabletten

In 2024 stond een van de grootste vastgoedontwikkelingsbedrijven van Zuidoost-Azië voor een probleem dat veel voorkomt binnen grote organisaties: vergaderkamerchaos. Met meer dan 35 conferentiekamers verspreid over meerdere verdiepingen in hun nieuwe hoofdkantoor, leidde het ontbreken van een centraal boekingssysteem tot voortdurende wrijving. Teams waren vaak geïrriteerd door overlappende boekingen, onduidelijke schema's en verwarring voor de deur wanneer twee groepen aanspraak maakten op dezelfde kamer.

Ondanks de investering in een premium kantooromgeving, bleef hun interne planning steken in spreadsheets en versnipperde kalenderuitnodigingen. Het administratieve team van het bedrijf, dat al overbelast was, moest dagelijks tientallen e-mails en telefoontjes verwerken om alleen maar het gebruik van de kamers te kunnen regelen.

Toen wendde het bedrijf zich tot Hopestar voor een schaalbare, professionele oplossing voor vergaderkamerdisplays.

De oplossing: een digitale laag voor elke kamer

Hopestar stelde voor om zijn 10,1-inch Android-gebaseerde vergaderkamertablets , aan de muur gemonteerd bij de ingang van elke vergaderruimte. De tablets zijn ontworpen om de beschikbaarheid in real-time te tonen, details van vergaderingen weer te geven en direct te synchroniseren met het bestaande Office 365-calendersysteem van het bedrijf.

In plaats van hun huidige boekingsprocedure te vervangen, werd de oplossing van Hopestar hieroverheen gelegd – waardoor elke ruimte "zichtbaar" werd via een centraal systeem, terwijl de vertrouwde tools voor eindgebruikers behouden bleven.

De implementatie duurde minder dan een week. Elke ruimte werd uitgerust met een tablet, geconfigureerd om overeen te komen met de huisstijl van het bedrijf. Het IT-team kreeg trainingen om apparaten op afstand te beheren via de cloud-gebaseerde beheerconsole, waardoor ze updates konden implementeren, gebruikersrechten konden beheren en de interfaces konden aanpassen vanaf één dashboard.

Voor en na: Het daadwerkelijke effect

De resultaten waren duidelijk binnen de eerste maand.

Eerder kreeg het administratieve team vaak klachten over dubbele boekingen. Nu is de status van de vergaderzalen altijd zichtbaar — groen voor beschikbaar, rood voor bezet, geel voor binnenkort bezet — waardoor het voor teams gemakkelijk is te zien waar ze naartoe kunnen zonder eerst bij de receptie te hoeven checken.

Vroeger hadden medewerkers 3 tot 5 minuten nodig om een geschikte en beschikbare vergaderruimte te vinden en bevestigen. Tegenwoordig kijken ze even op het scherm buiten of boeken ze direct via hun agenda, met directe bevestiging.

Het administratieve team besteedde vroeger bijna 10 uur per week aan het regelen van ruimtelijke logistiek. Dat is nu gedaald tot minder dan twee uur.

Nog belangrijker is dat het kantoor nu de merkidentiteit van het bedrijf weerspiegelt als een toekomstgerichte, goed georganiseerde omgeving. De tablets in de vergaderzalen zijn nu onderdeel van de architectuur — subtiel, functioneel en professioneel.

Wat de klant zegt

“We realiseerden ons niet hoeveel tijd we verloren tot we het oplosten. Hopestar hielp ons bij het elimineren van ruimteconflicten en gaf onze ruimte een veel modernere, premium uitstraling. Het is een van die oplossingen die stilletjes alles vloeiender maken.”
— Hoofd van Administratieve Diensten, Real Estate Development HQ, Maleisië

Waarom het werkte

Deze implementatie slaagde niet omdat het veranderde hoe mensen vergaderingen boekten, maar omdat het het plannen zichtbaar, betrouwbaar en geautomatiseerd maakte. Voor grote teams in omgevingen met meerdere ruimtes is zichtbaarheid alles.

Hopestar's oplossing bleek ideaal voor de vastgoedsector — waar uiterlijk, efficiëntie en schaalbaarheid even belangrijk zijn.

Vooruitkijken

Na het succes van dit project, plant de klant het systeem uit te breiden naar hun regionale kantoren in Singapore en Jakarta. Ze onderzoeken ook integratie met tools voor bezoekersbeheer om een naadloze ervaring aan de receptie te creëren.

Geïnteresseerd in het transformeren van uw kantoorplanning?

Hopestar’s reserveringsweergaven voor vergaderzalen zijn compatibel met Office 365, Google Calendar en andere grote platforms. Ze ondersteunen een meertalige gebruikersinterface, externe beheermogelijkheden voor apparaten en zijn beschikbaar in verschillende formaten voor verschillende ruimtetypes.

Bezoek https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletof contact ons oplossingsteam om te ontdekken wat mogelijk is voor uw werkplek.