Smart Healthcare Casus: Implementatie van Android-terminals in een Zelfbedieningsregistratiesysteem van een ziekenhuis

Naarmate ziekenhuizen hun digitale transformatie versnellen, zijn front-endserviceterminals een essentieel onderdeel geworden van moderne medische operaties. Van poliklinische registratie en wachtrijbeheer tot opvraging van patiëntinformatie: traditionele balievensters kunnen de groeiende behoefte aan efficiëntie niet langer ondersteunen. Lange wachtrijen, ongelijkmatige servicervaring en hoge personeelsdruk blijven uitdagingen vormen voor de operationele werking van ziekenhuizen. Om de service-efficiëntie te verbeteren en het traject van de patiënt te stroomlijnen, verkennen steeds meer ziekenhuizen self-serviceoplossingen aangedreven door stabiele, gemakkelijk te onderhouden digitale apparaten.

1. Achtergrond: Groeiende behoefte aan digitalisering in ziekenhuizen

Met toenemende poliklinische volumes krijgen ziekenhuizen te maken met diverse terugkerende problemen in de dagelijkse operaties. Tijdens drukke uren zijn de registratiebalies vaak overvol, wat leidt tot lange wachttijden en frustratie bij patiënten. Handmatige gegevensinvoer aan de balie is traag en gevoelig voor fouten, wat de nauwkeurigheid van informatie in systemen zoals HIS en EMR beïnvloedt. Daarnaast moeten ziekenhuizen aanzienlijke personeelskrachten inzetten om de orde op locatie te handhaven, procedures uit te leggen en patiënten te ondersteunen, wat de operationele kosten verhoogt.

Tegelijkertijd bevorderen nationale gezondheidszorgsystemen slimmere en beter geïntegreerde ziekenhuisdiensten. Na modernisering van hun HIS-, LIS- en EMR-platforms willen veel medische instellingen de digitalisering verder uitbreiden naar de patiëntzijde. Hun doel is dat patiënten basiswerkzaamheden—zoals registratie, betaling en wachtrijinformatie—snel en zelfstandig kunnen uitvoeren, waardoor een naadloze en efficiënte bezoekervaring ontstaat vanaf het moment dat ze het ziekenhuis betreden.

2. Oplossing: Android-tablets Aandrijving van zelfregistratie en wachtrijbeheer

In dit project werkte het ziekenhuis samen met een systeemintegrator om Android-tablets in te zetten als primaire interactieterminals voor zijn selfserviceplatform. De open architectuur, flexibele ontwikkelomgeving en sterke compatibiliteit van Android maakten het ideaal voor integratie met bestaande ziekenhuissystemen.

De uiteindelijke oplossing bestond uit verschillende belangrijke modules:

Zelfregistratieterminal

Patiënten kunnen afdelingen selecteren, artsroosters raadplegen en direct registreren via de tablet. Dit vermindert de afhankelijkheid van handmatige balies aanzienlijk en helpt wachtrijen te verkorten tijdens drukke periodes.

Wachtrijbeheer en -weergave

De Android-terminal is verbonden met het wachtrijsysteem van het ziekenhuis en toont actuele wachtnummers, huidige oproepstatus en geschatte voortgang. Sprekend geluid begeleidt patiënten, wat de doorstroom en transparantie verbetert.

Realtime-integratie met HIS

De apparaten zijn volledig verbonden met de HIS-back-endsystemen van het ziekenhuis. Patiëntgegevens, registratiegegevens en betalingsinformatie worden automatisch gesynchroniseerd, waardoor fouten door handmatige invoer worden vermeden en operationele nauwkeurigheid wordt gewaarborgd.

Efficiënt onderhoud en apparaatbeheer

Het op Android gebaseerde systeem ondersteunt remote monitoring, centrale updates en geunificeerd applicatiebeheer. ICT-medewerkers kunnen problemen op afstand analyseren of updates via de back-end uitrollen, wat de hoeveelheid fysiek onderhoud vermindert en de continuïteit van de dienstverlening verbetert.

Toekomstbestendige uitbreiding

De tablets bieden ook een duidelijke upgrade-mogelijkheid. Extra functies—zoals QR-gebaseerde zorgverzekeringsverificatie, voorschriftenopvraging, indoor navigatie of modules voor patiëntfollow-up—kunnen indien nodig worden toegevoegd, zodat het ziekenhuis zijn digitale diensten verder kan uitbreiden zonder de hardware-infrastructuur te hoeven vervangen.

3. Resultaten: Kortere wachttijden, verbeterde patiëntenstroom en eenvoudiger onderhoud

Na implementatie zag het ziekenhuis aanzienlijke verbeteringen in de dagelijkse operaties. De zelfregistratieterminals verlaagden de wachttijd voor patiënten sterk. Processen die eerder lange rijen vereisten, konden nu in enkele minuten rechtstreeks aan de selfservicekiosk worden afgehandeld, waardoor piekbelasting werd verminderd en de algehele servicecapaciteit verbeterde.

De wachtrijbeheersing werd ook voorspelbaarder en geordender. Patiënten hoefden personeel niet langer herhaaldelijk te vragen wanneer hun beurt was. In plaats daarvan zorgden realtime updates en spraakmeldingen voor een transparante en efficiënte ervaring. Artsen meldden een betere afspraakafhandeling, omdat patiënten op georganiseerdere wijze arriveerden.

Voor de afdeling ICT van het ziekenhuis werd systeemonderhoud aanzienlijk eenvoudiger. Door middel van afstandsbediening kunnen medewerkers updates uitvoeren, problemen oplossen en configuraties beheren via de back-end, wat minder ingrijpen ter plaatse vereist en de operationele kosten verlaagt. De stabiliteit van het Android-platform zorgde er ook voor dat de uitvaltijd afnam, waardoor de selfservicebalies continu beschikbaar bleven.

Ook de feedback van patiënten was positief. Dankzij de intuïtieve interface konden zowel jongere als oudere patiënten taken zelfstandig uitvoeren, wat de druk op de registratiebalies verlaagde. Medewerkers konden zich richten op minder repetitieve registratietaken en meer tijd besteden aan persoonlijke ondersteuning, waardoor de algehele servicekwaliteit van de polikliniek verbeterde.

Vanuit managementperspectief draait het ziekenhuis nu efficiënter, met een voorspelbaarder patiëntengolf en minder afhankelijkheid van handmatige arbeid. De Op Android-terminal gebaseerde oplossing is uitgegroeid tot een kernonderdeel van het slimme dienstverleningsecosysteem van het ziekenhuis en biedt een solide basis voor toekomstige digitale uitbreiding.