성공 사례: 한 부동산 개발사가 Hopestar의 회의실 태블릿을 통해 회의실 충돌을 90% 줄인 방법

Time : 2025-08-05 Hits : 0

2024년, 동남아시아 최대의 부동산 개발업체 중 한 곳이 대형 조직에서 흔히 발생하는 문제에 직면했습니다. 신사옥 내 여러 층에 걸쳐 35개 이상의 회의실이 분포되어 있었으나 중앙 집중식 예약 시스템이 없어 끊임없는 갈등이 발생했습니다. 팀들은 종종 중복된 예약, 불분명한 일정, 그리고 동일한 회의실을 두 그룹가 동시에 사용하려는 혼란으로 어려움을 겪었습니다.

프리미엄 사무실 환경에 투자했음에도 불구하고 내부 일정 조율은 여전히 스프레드시트와 분절된 캘린더 초대장에 의존하고 있었다. 이미 업무 부하가 큰 행정팀은 매일 수십 통의 이메일과 전화를 처리하며 회의실 사용 현황만 관리하기에도 벅찼다.

이에 회사는 확장성이 뛰어난 전문가 수준의 회의실 디스플레이 솔루션을 제공하는 Hopestar에 손을 내밀었다.

해결책: 모든 회의실에 디지털 레이어 추가

Hopestar는 회의실 입구에 벽면 설치형 10.1인치 안드로이드 기반 회의실 태블릿 을 제안했다. 이 태블릿은 실시간 사용 가능 여부를 표시하고, 회의 세부 정보를 보여주며, 회사의 기존 Office 365 캘린더 시스템과 바로 동기화되도록 설계되었다.

기존의 예약 프로세스를 대체하는 대신, Hopestar의 솔루션은 기존 시스템 위에 추가되어 모든 회의실을 중앙 집중식 시스템을 통해 '보이게' 만들면서도 최종 사용자는 익숙한 도구를 그대로 사용할 수 있도록 했다.

배포는 1주일이 채 걸리지 않았습니다. 모든 회의실에는 태블릿이 설치되었고, 회사의 브랜드 정체성에 맞게 설정되었습니다. IT 팀은 클라우드 기반 관리 콘솔을 통해 장치를 원격으로 관리하는 방법에 대한 교육을 받았으며, 이 시스템을 통해 업데이트 배포, 사용자 접근 관리, 인터페이스 커스터마이징을 단일 대시보드에서 수행할 수 있습니다.

이전과 이후: 실제 영향

결과는 첫 달 안에 명확히 드러났습니다.

그동안 행정 팀은 중복 예약에 대한 민원을 자주 받았습니다. 이제 회의실 상태가 항상 가시적으로 표시됩니다. 사용 가능 상태는 녹색, 사용 중인 경우는 빨강, 예약된 회의가 임박한 경우는 노란색으로 표시되어 직원들이 프런트 데스크에 확인하지 않고도 어디로 가야 할지 쉽게 알 수 있습니다.

예전에는 직원들이 사용 가능한 회의실을 찾고 확인하는 데 3~5분이 걸렸지만, 지금은 회의실 외부 화면을 확인하거나 개인 캘린더에서 바로 예약할 수 있으며 즉시 예약 확인이 이루어집니다.

행정 팀은 과거 주당 약 10시간을 회의실 운영 관리에 소요했으나, 현재는 2시간 미만으로 줄었습니다.

더욱 중요한 점은 사무실이 이제 미래를 향한 시각과 체계적으로 잘 정돈된 환경을 반영하는 회사 브랜드 이미지를 표현하게 되었다는 것입니다. 회의실 내 태블릿 디바이스들은 건축의 일부가 되었으며, 세심하고 기능적이며 전문적인 느낌을 줍니다.

고객의 말

“우리가 얼마나 많은 시간을 낭비하고 있었는지 전혀 몰랐습니다. 희망스타(Hopestar)는 회의실 갈등을 해소해주었고, 공간에 훨씬 더 현대적이고 고급스러운 분위기를 불어넣어 주었습니다. 이 솔루션은 조용히 모든 것을 부드럽게 만들어주는 제품 중 하나입니다.”
— 말레이시아 부동산 개발 본부 행정 서비스 담당 책임자