Кездесулерді басқарудың жоспарлау хаостарынан ақылды тиімділікке дейін: АҚШ-тың көпұлтты корпорациясы кездесулерді брондау планшеті арқылы оны қалай оптимизациялады

Конференциялық бөлмелердегі түсініксіздіктің жасырын құны

Әлемдік кәсіпорындар үшін, әсіресе бірнеше қабатты бас-президенттіктері барлары үшін, жиналыс орындары — бұл мүлік болып табылады, сондай-ақ үнемі ашуландыру көзі. Қызметкерлер бос бөлмелерді іздеуге уақыт жоғалтады, екі рет брондау бірлесу жұмысына кедергі жасайды, ал қызмет көрсету командалары пайдаланылмаған немесе дұрыс пайдаланылмаған кеңістіктермен күреседі. Бұл тиімсіздіктер тек өнімділікті ғана төмендетіп қоймай, сонымен қатар күнделікті операцияларда да кернеуді туғызады. Көптеген ұйымдар өз жүйелерінің — қолмен брондау тақталары, күнделікті календарьлар немесе бөлшектенген қосымшалар — нақты уақытта ақпаратты беру қабілетінің жеткіліксіз екенін түсінді. Дәл осындай жағдайда Американың көшбасшы көпұлтты корпорациясы өсу үстіндегі қызметкерлер саны мен жұмыс уақытын ыңғайлауға дереу қажеттілік бар болатын.

Реттілік іздеген глобалды кеңсе

Солтүстік Америка, Еуропа және Азияның барлық бойында кеңселері бар Fortune 500-ге кіретін кәсіби қызмет көрсету компаниясы Нью-Йорктегі бас кеңсесін тиімді пайдалану қажеттілігімен кездесті. Бірнеше қабатта орналасқан 50-ден астам конференц-залдары болуына қарамастан, қызметкерлер жиі «бос» деп көрсетілетін басқа да мәжілісте қолданылып жатқан бөлмелерге келіп тап болды. Дербес компьютерлер бөлімі де кездесулердің қақтығысы және сенімсіз брондау бағдарламасына байланысты шағымдар санының өсуі туралы хабарлады. Басшылық бөлшектенген кесте жасау жүйелерінің өнімділікті төмендетіп, қызметкерлердің рух-күйіне теріс әсер ететінін түсінді. Олар корпоративтік платформалармен үйлесімді жұмыс істейтін және заманауи, қолдануға ыңғайлы интерфейс ұсынатын шешімді іздеді .

Қиындық: Жоғалтылған уақыт, бұзылған сенім

Негізгі проблемалар айқын болды:

• Екі рет брондау және жалған кездесулер :Қызметкерлер бөлмелерді брондады, бірақ пайдаланбаған уақыт аралықтарын үнемі болдырмаған үшін бос тұрғанымен қолжетімсіз болып қалды.

• Нақты уақытта көрінетін болмауы :Команда мүшелерінің бөлме нақты бос па, жоқ па, дегенін тез арада тексерудің мүмкіндігі болмады.

• Әкімшілік жүктеме :Жөндеу бөлмелерінің нақты пайдаланылуын бақылау мүмкін болмағандықтан, объектілердің басқарушылары көптеген сағаттар бойы қолмен пайдалану деректерін келісіп отырды.

Тұтынушыға қажет болды кәсіпорын бөлмелерін басқару планшеті әрбір конференциялық бөлме сыртында кәсіби сандық дисплей ұсынатын, нақты уақытта кесте құруға мүмкіндік беретін және бірнеше қабатты көрінетіндікті қамтамасыз ететін шешім

Шешім: Ақылды конференциялық планшеттер экожүйесін енгізу

Бірнеше тасымалдаушыларды бағалағаннан кейін компания тиесілі Кездесу резервтеу планшеті шешімді таңдады конференциялық бөлме планшеті бөлменің сыртында қабырғаға орнатылды және тірі бөлмені кестелендіру экранына құрылғылар тікелей тұтынушының Microsoft 365 ортасымен интеграцияланды және нақты уақытта Outlook күнтізбелерімен синхронданып отырды.

Негізгі мүмкіндіктеріне мыналар жатты:

• Дер кезде брондау және тексеріп кіру :Қызметкерлер мәжілістерді тікелей брондау, бастау немесе болдырмауды офисті брондау планшетінде .

• Бөлменің толықтығын бақылау :Берілген ақылды конференциялық планшет нақты уақытта қолжетімділікті көрсетіп, кездейсоқ келушілер мен шатастыруды болдырмайды.

• Орталықтандырылған деректер панелі :Ғимараттар командасы бөлмелерді пайдалану, болдырып тастаулар және ең жоғары сұраныс туралы талдауға қатынауға ие болды.

• Тапсырыс бойынша брендтеу және UI :Берілген кәсіпорын бөлмелерін басқару планшеті интерфейс корпоративтік құрылымға сәйкес лайықтандырылды және қабаттар бойынша кәсіби тұлғаны нығайтты.

Тарату жоғары сұранысқа ие бөлмелерде 20 құрылғыдан басталды, алты ай ішінде барлық 50 кездесу орнына дейін кеңейтілді.

Күнделікті пайдалану: Қызметкерлерден Басшыларға дейін

Трансформация тікелей көрінетін болды. Кездесуге келген қызметкер цифралық конференция саласы таңба , бөлменің бос екенін көре алады және брондауды ұзарту немесе босату үшін конференция кезегін белгілеу планшеті басады. Қабаттар арасында қозғалатын командалар нақты уақыттағы брондау экранын жүргізіліп жатқан сессияларды үзбей-ақ қолжетімді бөлмелерді анықтау үшін пайдаланды.

Әкімшілер үшін офистің кесте бойынша дисплей планшеті өмірді әлдеқайда жеңілдетті. Болдырмаулар, орташа толтырылу уақыты және қайталанатын келмейтіндер туралы деректер тікелей кәсіпорындық жиналыс шешімі бас панель. Кездесулерді бекітуге қатысты IT-қолдау шақырулары 60%-ға жуық төмендеді, ал орындарды басқару менеджерлері штаб-пәтерде жұмыс кеңістігін пайдалану бойынша нақты көрініс алады .

Тиімділіктің өлшенетін артықшылықтары

Толық енгізуден кейін үш ай ішінде компания мынаны хабарлады:

• жиналыс бөлмелерін пайдалануда 30% жақсару , брондауларды автоматты түрде босату арқылы қол жеткізілді.

• жұмысшылардың бөлмелердің болуы туралы шағымдары 45% азайды болуы туралы.

• аҚ қолдауға арналған сұрақтар саны 60% кем кезеңдеу қателерімен байланысты.

• Әртүрлі қабаттағы үйлестірудің үздіксіздігі , қызметкерлер бос кеңселерді табуда уақыт үнемделетінін атап өтті.

Кейіннен CFO барлық кеңістікті конференциялық кеңселерді автоматтандыру жүйесімен тиімді пайдалану қымбат кеңсе кеңейту қажеттілігін кешіктірді — бұл туындама, бірақ маңызды қаржылық жеңіс.

Клиенттердің өзгерістерге пікірі

Бір ғимарат менеджері оны былайша қысқаша баяндады: “Бұрын кездесу бөлмелерін басқару күнделікті отты сөндіруге ұқсайтын. Енді конференция бөлмесін брондау жүйесі фонда жұмыс істейді, ал қызметкерлер экранда көрсетілгендерге сенеді. Бұл біздің офис жұмысының ыңғайлылығын түбегейлі өзгертті.

Басқа да IT директоры осы пікірге қосылды: « кәсіпорын конференциялық бөлме шешімі біздің инфрақұрылыммен мүлде сәйкес келді. Біз өз жұмыс үдерістерімізді түбегейлі қайта құруға мүдде болмады — бәрі түсініктірек және сенімдірек болып кетті."

Глобалдық компаниялар үшін жалпы сабақтар

Бұл мысал тек бір компанияның сәттілігін ғана емес, сонымен қатар кәсіпорындардың офис басқаруындағы өсе беретін құбылысты көрсетеді. Халықаралық компаниялар үшін цифрлық офис бөлмесінің планшеті немесе ақылды бөлме көрсеткіш жүйесіне инвестиция салу артықшылық емес, қажеттілікке айналып отыр. Нақты уақыт режиміндегі көрінетіндік, корпоративтік құралдармен интеграция және талдауға болатын нәтижелер кеңістікті тиімді пайдалану шешімдерін қабылдау негізін құрайды.

Қабылдау арқылы кездесу бөлмесінің көрсеткіш технологиясы , кәсіпорындар күйлегістік хаосты құрылымды, ашық процесске айналдыра алады. АҚШ-тағы клиенттің жолы өндірістің тиімділігі мен еңбек орнындағы сенім бір-бірінен бөлінбейтінін және дұрыс орындалған кәсіпорын бөлмелерін пайдалану жүйесі әртүрлі аймақтар, командалар және уақыт белдеулері бойынша өлшенетін пайда әкелуі мүмкін