Დაგეგმვის არაორგანიზებულობიდან სმარტ ეფექტიანობამდე: როგორ გააუმჯობესა შემკვრელმა აშშ-ის მრავალპროფილიანმა კომპანიამ შეხვედრების მართვა შეხვედრების რეზერვირების ტაბლეტის საშუალებით

Კონფერენც-დარებთან დაკავშირებული არეულობის დამალული ღირებულება

Გლობალური კომპანიებისთვის, განსაკუთრებით მრავალსართულიან შტაბების მქონე კომპანიებისთვის, შეხვედრების სივრცე წარმოადგენს როგორც აქტივს, ასევე მუდმივი შეშფოთების წყაროს. თანამშრომლები ხარჯავენ დროს ხელმისაწვდომი სივრცის ძიებაზე, ორმაგი დაჯავშნებები არღვევს თანამშრომლობას, ხოლო საობის გუნდები გადაწყვეტილებას ავტარებენ არასაკმარისად გამოყენებულ ან არასწორად გამოყენებულ სივრცეებთან დაკავშირებით. ეს არაეფექტურობა არ არის მხოლოდ პროდუქტიულობის შემცირების მიზეზი, არამედ ყოველდღიურ საქმიანობაში შეუთავსებლობის შემქმნელიც. ბევრმა ორგანიზაციამ გააცნობიერა, რომ მათი ამჟამინდელი სისტემები — ხელით შევსებული დაჯავშნის დაფები, მოძველებული კალენდრები ან ფრაგმენტირებული აპლიკაციები — ვერ უზრუნველყოფს რეალურ დროში ხელმისაწვდომობის ნახვას. ზუსტად ასეთი მდგომარეობა ეწინააღმდეგა წამყვან აშშ-ში მდებარე მრავალეროვან კომპანიას, რომელსაც ზრდის დაქვემდებარეობის ქვეშ მყოფი თანამშრომლების რაოდენობა და გადაუდებელი საჭიროება ჰქონდა დაჯავშნის პროცესის გასამარტივებლად.

Გლობალური საოფისე, რომელიც ეძებს წესრიგს

Კლიენტი, Fortune 500-ში შემავალი პროფესიული სერვისების კომპანია, რომელსაც აქვს ოფისები ჩრდილოეთ ამერიკაში, ევროპაში და აზიაში, განიცდიდა ზრდას დაწესებულების ოპტიმიზაციის მიმართ ნიუ-იორკში. რადგან რამდენიმე სართულზე 50-ზე მეტი კონფერენციის დარბაზი იყო, თანამშრომლები ხშირად იხილებდნენ „თავისუფალ“ დარბაზებში უკვე მიმდინარე შეხვედრებს. IT განყოფილებამ ასევე შეატყობინა შეხვედრების კონფლიქტებთან და არასაიმედო დაჯავშნის პროგრამულ უზრუნველყოფასთან დაკავშირებული ზრდადი პრობლემების შესახებ. მენეჯმენტმა გაააზრა, რომ ფრაგმენტირებული განრიგის სისტემები ამცირებდნენ ეფექტიანობას და ზიანს აყენებდნენ თანამშრომლების მორალს. მათ ეძებდნენ ამონაწერს, რომელიც უმეტესობით ინტეგრირდებოდა არსებულ სამსახურო პლატფორმებთან და უზრუნველყოფდა თანამედროვე, მომხმარებელისთვის მეგობრულ ინტერფეისს .

Გამოწვევა: დაკარგული დრო, დარღვეული ნდობა

Პრობლემები ნათელი იყო:

• Ორმაგი დაჯავშნები და სულების შეხვედრები :Თანამშრომლები იკავებდნენ ოთახებს, მაგრამ ხშირად ვერ ახდენდნენ გაუმართაო ვადით დაჯავშნული სლოტების გაუქმებას, რის გამოც სივრცეები ცარიელად რჩებოდა, მაგრამ ხელმიუწვდომელი იყო.

• Რეალურ-დროში ხილვადობის არარსებობა :Გუნდის წევრებს არ ჰქონდათ სწრაფი საშუალება, რომ დაენახათ, თუ არის თუ არა დროებით თავისუფალი ოთახი.

• Ადმინისტრაციული ზედმეტობა :Საშენი მენეჯერები ხელით გადამოწმების გაკეთებაზე ხარჯავდნენ საათობრივად, რაც შეუძლებელი ხდიდა ჭეშმარიტი საყრდენი მისაღების გამოყენების მონიტორინგს.

Კლიენტს სჭირდა სამრეწველო ოთახის მართვის ტაბლეტი რომელიც შეძლებდა რეალურ დროში დაჯავშნას, მრავალდონიანი ხილულობის მხარდაჭერას და ყველა კონფერენციული ოთახის გარეთ პროფესიონალური ციფრული დისპლეის მოწოდებას.

Ამოხსნა: ინტელექტუალური კონფერენციული ტაბლეტების ეკოსისტემის გაშვება

Რამდენიმე მომწოდებლის შეფასების შემდეგ, კომპანიამ აირჩია ინდივიდუალურად მორგებული Შეხვედრის დაჯავშნის ტაბლეტი ამოხსნა კონფერენციული ოთახის ტაბლეტი იყო კედელზე მიბმული ოთახის გარეთ და მუშაობდა, როგორც ცოცხალი ოთახის დაჯავშნის გამომაჩენს ეს მოწყობილობები პირდაპირ ინტეგრირდა კლიენტის Microsoft 365 გარემოში და რეალურ დროში სინქრონიზდებოდა Outlook-ის კალენდრებთან.

Მთავარი შესაძლებლობები შედის:

• Დაჯავშნა და რეგისტრაცია მყისვე :Сотები შეძლებდნენ დაჯავშნას, შეხვედრის დაწყებას ან გაუქმებას პირდაპირ ოფისის დაჯავშნის ტაბლეტზე .

• Ოთახის დაკავების თავმოყრა :Ელ სმარტ კონფერენც-ტაბლეტი გვაჩვენებს ნამდვილ დროში ხელმისაწვდომობას, რაც ახდენს შესვლის შესაძლებლობის თავიდან აცილებას და აღმოფხვრის არასწორ ინფორმაციას.

• Ცენტრალიზებული მონაცემთა დაფა :Აღჭურვილობის გუნდებს ჰქონდათ წვდომა ანალიტიკასთან დაკავშირებით ოთახების გამოყენებაზე, გაუქმებებზე და პიკურ მოთხოვნაზე.

• Ინდივიდუალური ბრენდინგი და UI :Ელ სამრეწველო ოთახის მართვის ტაბლეტი ინტერფეისი გამოიმუშავა კორპორატიული იდენტურობის მიხედვით, რაც ამყარებს პროფესიონალიზმს ყველა სართულზე.

Გაშვება დაიწყო 20 მოწყობილობით მაღალი მოთხოვნის მქონე ოთახებში, რომლებიც შემდეგ მიიღო 50 საკრებულო სივრცემ 6 თვის განმავლობაში.

Ყოველდღიური გამოყენება: თანამშრომლებიდან დირექტორებამდე

Გარდაქმნა თითქმის დასაწყისიდან ჩანდა. თანამშრომელი, რომელიც შეხვდა შეხვედრაზე, შეძლებდა გაეხედა დიგიტალური შეხვედრის აულის მონიტორი , დაენახა, თუ თავისუფალი იყო თუ არა ოთახი, და შეეხო კონფერენციის განრიგის ტაბლეტი რომ გაეგრძელებინა ან გაეთავისუფლებინა დაჯავშნა. სართულებს შორის მოძრავმა გუნდებმა რეალურ დროში დაჯავშნის ჩვენება გამოიყენეს თავისუფალი ოთახების იდენტიფიცირებისთვის, რათა არ შეეფერხებინათ მიმდინარე სესიები.

Ადმინისტრატორებისთვის, ოფისის დაჯავშნის ჩვენების პლანშეტი ცხოვრება მნიშვნელოვნად გაამარტივა. გაუქმებების, საშუალო დაკავების დროის და ხშირი არყოფნის შესახებ ინფორმაცია პირდაპირ შედიოდა ენთუზიასტური შეხვედრის ამოხსნა საჭურველი. IT-მხარდაჭერის ზარები განრიგთან დაკავშირებით შემცირდა თითქმის 60%-ით, ხოლო საშენი მენეჯერებმა მიიღეს სრულყოფილი წარმოდგენა სამუშაო სივრცის გამოყენების შესახებ შტაბ-ბინაზე მასშტაბით .

Გაზომვადი მოგებები ეფექტიანობაში

Სრული გაშვებიდან სამი თვის განმავლობაში, კომპანიამ აღნიშნა:

• 30%-იანი გაუმჯობესება ოთახების გამოყენებაში , რაც გამოწვეული იყო ავტომატური გათავისუფლებით გაუმართავი დაჯავშნების შესახებ.

• 45%-იანი შემცირება თანამშრომლების ჩივილებში ოთახების ხელმისაწვდომობასთან დაკავშირებით.

• 60%-ით ნაკლები IT მხარდაჭერის მოთხოვნა რაც დაკავშირებული იყო განრიგის შეცდომებთან.

• Მუდმივი კოორდინაცია სართულებს შორის , თანამშრომლების მიერ დროის დაზოგვის მითითებით, როდესაც ხელმისაწვდომი სახელმწიფოების ძიება ხდება.

Ფინანსთა დირექტორმა შემდეგ შენიშნა, რომ არსებული სივრცის ოპტიმიზაცია კონფერენც-დაჯავშნის ავტომატიზაციის სისტემით გადადო ხარჯობრივი საოფისე გაფართოების საჭიროება — ირიბი, მაგრამ მნიშვნელოვანი ფინანსური მოგება.

Კლიენტების შეხედულებები გადასვლის შესახებ

Ერთ-ერთმა აღჭურვილობის მენეჯერმა შემდეგი თქვა: „ადრე შეხვედრების დარგების მართვა თითქმის ყოველდღიურ ავარიის მართვას ჰგავდა. ახლა კი კონფერენც-სივრცის დაჯავშნის სისტემა მუშაობს ფონზე, და თანამშრომლები იმას ენდობიან, რასაც ეკრანზე ხედავენ. ეს სრულიად შეცვალა ჩვენი ოფისის გლუხური ფუნქციონირების გზა.

Ინფორმაციულ ტექნოლოგიების დირექტორმაც ამ შეხედულება გამოხატა: „ სამრეწველო კონფერენც-ოთახის ამონაწერი იდეალურად ინტეგრირდა ჩვენი ინფრასტრუქტურის სისტემაში. ჩვენ არ გვჭირდა ჩვენი სამუშაო პროცესების ძირეული შეცვლა — ყველაფერი უფრო ხილული და საიმედო გახდა.

Გლობალური კომპანიებისთვის საერთო დასკვნები

Ეს შემთხვევა არა მხოლოდ ერთი კომპანიის წარმატებაზე მიუთითებს — ეს ასახავს მცირეობის მიმართ მიმდინარე ტენდენციას საოფისე მართვაში. მრავალპროფილიანი კომპანიებისთვის „ ციფრული ოფისის ოთახის ტაბლეტი ან გაჭურვებული ოთახის დისპლეის სისტემა “ უკვე აღარ არის ლუქსი, არამედ აუცილებლობა. რეალურ-დროში ხილვადობა, კორპორატიული ინსტრუმენტებთან ინტეგრაცია და პრაქტიკულად გამოყენებადი ანალიტიკა ქმნის საფუძველს უმჯობესი სივრცის მართვის გადაწყვეტილებებისთვის.

Მიღებით შეხვედრების ოთახში გამოსახულების ტექნოლოგია , საწარმოებს შეუძლიათ დაგეგმვის არაორგანიზებულობა გადააქციონ სტრუქტურირებულ და გამჭვირვალე პროცესად. აშშ-ის კლიენტის გზა აჩვენებს, რომ სამუშაო გარემოში ეფექტიანობა და ნდობა ერთმანეთისგან გამოუყოფელია — და რომ კარგად განხორციელებული ენთერპრაიზის ოთახების გამოყენების სისტემა შეუძლია მოგვცეს გაზომვადი შედეგები რეგიონებში, გუნდებში და საათობრივ ზოლებში.