成功事例：不動産開発会社がホープスターの会議室タブレットを導入し、会議室の予約衝突を90％削減した方法

2024年、東南アジア最大手の不動産開発会社の一つが、大企業によくある問題に直面しました。それは「会議室の混乱」です。新本社には複数のフロアにまたがる35以上の会議室があるにもかかわらず、集中的な予約管理システムがなかったため、常に摩擦が生じていました。複数のチームが同じ会議室を予約してしまったり、スケジュールが不明確だったり、ドアの前で混乱するといった状況が頻繁に発生し、利用者からは強い不満が寄せられていました。

プレミアムなオフィス環境に投資をしたにもかかわらず、内部の予約管理はスプレッドシートや断片的なカレンダー招待にとどまっていました。すでに業務に余裕のなかった管理部門は、会議室の使用を管理するために毎日数十通のメールや電話に対応しなければなりませんでした。

そのような状況において、同社は拡張性があり、プロフェッショナルグレードの会議室表示ソリューションを提供するHopestarに目を向けました。

ソリューション：すべての部屋にデジタルレイヤーを

Hopestarは、同社の 10.1インチ Androidベースの会議室用タブレット を提案しました。それらは各会議室の入口に壁掛け式で設置され、リアルタイムでの空き状況の表示、会議詳細の表示、および会社の既存のOffice 365カレンダーシステムと直接同期するように設計されていました。

現在の予約ワークフローを置き換えるのではなく、Hopestarのソリューションは既存の仕組みに上書きする形で導入されました。これにより、エンドユーザーが慣れ親しんだツールを維持しながら、すべての会議室を中央管理システムを通じて「可視化」することが可能となりました。

導入には1週間かかりませんでした。各会議室にはタブレットが設置され、会社のブランドイメージに合わせて設定されました。ITチームはクラウドベースの管理コンソールを通じてデバイスを遠隔管理するためのトレーニングを受け、一括ダッシュボードからアップデート配信、ユーザー権限管理、インターフェースのカスタマイズができるようになりました。

前と後：現実的なインパクト

結果は最初の1か月で明確になりました。

以前は、管理チームが重複予約に関する苦情を頻繁に受けていました。現在では、会議室の状況が常に可視化されています。緑は空室、赤は使用中、黄色は予定ありとなっており、受付に確認することなく簡単に会議室の状況がわかります。

以前は、社員が空室を確認するのに3〜5分かかっていました。現在では、会議室外の画面で確認するか、カレンダーから直接予約でき、即座に予約が確定します。

管理チームは以前、会議室の手配に週に約10時間かけていましたが、現在では2時間未満にまで短縮されました。

さらに重要なのは、オフィスが今では会社のブランドイメージである、先を見据えた整備された環境を反映している点です。会議室のタブレットは建築の一部となっており——控えめで機能的、そしてプロフェッショナルです。

顧客の声

「時間の無駄に気づかなかったのが正直なところです。それを解消してからは、ホープスターのおかげで会議室の予約の混乱を解消し、空間にモダンでプレミアムな印象をもたらしてくれました。静かにすべてをスムーズにしてくれるソリューションの一つです。」
— 行政サービス部長、不動産開発本部、マレーシア

なぜ成功したのか

この導入が成功した理由は、会議の予約方法を変えたからではなく、スケジューリングを可視化し、信頼性があり、自動化したからです。大規模なチームが複数の会議室を使う環境では、可視性こそがすべてです。

ホープスターのソリューションは、見た目と効率、そしてスケーラビリティのすべてが重要な不動産業界において、理想的な選択となりました。

今後の展望

このプロジェクトの成功後、顧客はシンガポールとジャカルタにある地域オフィスにシステムを拡大する予定です。また、来訪管理ツールとの統合も検討しており、フロントデスク体験をよりシームレスなものにしたいとしています。

オフィスのスケジューリングを変革したいですか？

Hopestarの 会議室の予約ディスプレイ はOffice 365、Googleカレンダー、その他の主要プラットフォームと互換性があります。多言語UI、リモートデバイス管理をサポートし、さまざまなスペースタイプに応じた複数のサイズで提供されています。

Visit https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletまたは お問い合わせ 当社のソリューションチームにお問い合わせいただき、貴社のワークスペースにできることをご検討ください。