Storia di Successo: Come un Sviluppatore Immobiliare ha Ridotto i Conflitti sulle Sale Riunioni del 90% con i Tablet per Sale Conferenze Hopestar

Nel 2024, una delle più grandi società di sviluppo immobiliare del Sud-Est asiatico ha affrontato un problema comune nelle grandi organizzazioni: il caos nelle sale riunioni. Con oltre 35 sale conferenze distribuite su più piani nella loro nuova sede, l'assenza di un sistema centralizzato per la prenotazione generava continuamente problemi. Le squadre erano spesso frustrate da prenotazioni sovrapposte, orari poco chiari e confusione davanti alla porta quando due gruppi rivendicavano la stessa stanza.

Nonostante avessero investito in un ambiente ufficio di alto livello, la loro organizzazione interna era rimasta ancorata a fogli di calcolo e inviti calendario frammentati. Il team amministrativo, già oberato di lavoro, riceveva dozzine di email e telefonate ogni giorno solo per gestire l'utilizzo delle stanze.

È stato allora che l'azienda si è rivolta a Hopestar per una soluzione professionale e scalabile con display per sale riunioni.

La Soluzione: Un Livello Digitale per Ogni Sala

Hopestar ha proposto di installare i suoi tablet per sale riunioni Android da 10,1 pollici , montati a parete all'ingresso di ogni sala riunioni. I tablet sono stati progettati per mostrare la disponibilità in tempo reale, visualizzare i dettagli delle riunioni e sincronizzarsi direttamente con il sistema calendario esistente dell'azienda basato su Office 365.

Invece di sostituire il processo di prenotazione attuale, la soluzione di Hopestar si è integrata ad esso, rendendo ogni sala "visibile" attraverso un sistema centralizzato, preservando al contempo gli strumenti familiari per gli utenti finali.

L'implementazione ha richiesto meno di una settimana. Ogni sala è stata dotata di un tablet, configurato per rispettare l'identità del brand aziendale. Il team IT ha ricevuto una formazione per gestire i dispositivi da remoto tramite la console di amministrazione basata su cloud, che ha permesso loro di distribuire aggiornamenti, gestire l'accesso degli utenti e personalizzare le interfacce da un unico dashboard.

Prima e Dopo: L'Impatto Reale

I risultati sono stati evidenti entro il primo mese.

In precedenza, il team amministrativo riceveva frequentemente lamentele per prenotazioni doppie. Ora lo stato delle sale riunioni è sempre visibile: verde per disponibile, rosso per occupato, giallo per prossimo utilizzo, rendendo facile per i team sapere dove andare senza dover controllare con la reception.

Prima, ai dipendenti servivano 3–5 minuti per trovare e confermare una sala disponibile. Oggi, controllano lo schermo all'esterno oppure prenotano direttamente dal proprio calendario, con conferma immediata.

Il team amministrativo impiegava fino a 10 ore settimanali per gestire la logistica delle stanze. Questo tempo è ora sceso a meno di due ore.

Più importante ancora, l'ufficio rappresenta ora il marchio dell'azienda come ambiente all'avanguardia e ben organizzato. I tablet nelle sale riunioni sono diventati parte integrante dell'architettura: sobri, funzionali e professionali.

Dichiarazione del Cliente

“Non ci rendevamo conto di quanto tempo stavamo perdendo fino a quando non lo abbiamo risolto. Hopestar ci ha aiutato a eliminare i conflitti sulle prenotazioni e ha dato ai nostri spazi un aspetto molto più moderno e di qualità. È una di quelle soluzioni che silenziosamente rendono tutto più fluido.”
— Capo dei Servizi Amministrativi, Sede di Sviluppo Immobiliare, Malesia

Perché ha funzionato

Questo progetto ha avuto successo non perché ha cambiato il modo in cui le persone prenotavano le riunioni, ma perché ha reso la pianificazione visibile, affidabile e automatizzata. Per grandi team in ambienti con più stanze, la visibilità è tutto.

La soluzione di Hopestar si è rivelata ideale per il settore immobiliare, dove l'immagine, l'efficienza e la capacità di scala sono ugualmente importanti.

Guardando al Futuro

Dopo il successo di questo progetto, il cliente prevede di espandere il sistema nelle sue sedi regionali di Singapore e Giacarta. Sta inoltre valutando l'integrazione con strumenti di gestione dei visitatori per creare un'esperienza ancora più fluida al banco reception.

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Hopestar’s schermi per prenotazione sale riunioni sono compatibili con Office 365, Google Calendar e altre piattaforme principali. Supportano l'interfaccia utente multilingue, la gestione remota dei dispositivi e sono disponibili in diverse dimensioni per adattarsi a diversi tipi di spazio.

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