Heildsægur heimur: Hvernig reyndi fasteignaþróunaraðili að draga niður ósæði í fundarherbergjum um 90% með Hopestar borðtölvum í fundarherbergjum

Árið 2024 stóð eitt af stærstu fasteignafyrirtækjum Suðaustur-Asíu frammi af vandamáli sem er algengt hjá stórum fyrirtækjum – rugl í fundarverum. Með yfir 35 fundarverum sem voru dreifðar á margar hæðir í nýjum aðalstöðvum þeirra, leiddi vannæmi af miðju bókingarkerfi til stöðugra ákallan. Liðin voru oft reiðileg vegna yfirklæddra bókana, óljósra tímaskráa og ruglings við hurðina þegar tvö hópar kröfðust um sömu veruna.

Þrátt fyrir að hafa lagt mikla fjármuni í hágæða skrifstofuumhverfi, var innri skipunin ennþá fest í reiknitöflum og sundurliðaðum dagatalsskeytum. Stjórnstarfið hjá fyrirtækinu, sem var þegar á þríþungi, var að takast við tugi tölvupósta og símtala á dag frekar en aðeins til að stjórna notkun vera.

Þá varð fyrirtækið að Hopestar um lausn sem hægt er að rækta og er hægileg fyrir sýningu á fundarverum.

Lausnin: Stafræn lög fyrir hverja veru

Hopestar lagði til að setja út 10,1 tommur stóra Android tölvur fyrir fundarverur , festaðir á veggnum við inngang hvers fundarskrifstofu. Verkefnið var hannað til að sýna rauntíma tiltæni, birta upplýsingar um fundi og samstilla beint við skýjaskráningarkerfið Office 365 sem fyrirtækið notar á núverandi áður.

Í stað þess að skipta út fyrir núverandi pöntunarkerfið, lagði Launaleysi laag yfir það – gerði hverja herbergi „sýnilegt“ í gegnum miðlunarkerfi þ während var varðveittir v familiar verkföllin fyrir endarnotendur.

Útgáfan tók minna en viku. Hvert herbergi fékk festar tölvu, stillta þannig að hún passaði við vörumerkið. IT-deildin fékk þjálfun í að stjórna tækjum yfir fjartengda kerfi í gegnum skýjastjórnunarviðmót, sem gaf þeim möguleika á að senda uppfærslur, stjórna aðgangi notenda og sérsníða viðmótin frá einni stjórnborði.

Áður og eftir: Raunveruleg áhrif

Árangurinn var augljós innan fyrstu mánaðarins.

Áður fengu starfsmenn hæsta tíðni ákvæður vegna tvískráninga. Nú er stöður fundargerða alltaf sýnileg – græn ef hún er laus, rauð ef hún er í notkun og gul ef fundur er í för – sem gerir hópum auðvelt að vita hvar þeir eiga að fara án þess að hafa samband við móttöku.

Áður þurftu starfsmenn 3–5 mínútur til að finna og staðfesta laust herbergi. Í dag skoða þeir skjáinn utan við eða bóka beint frá dagatali sínu, með augnablikalegri staðfestingu.

Áður eyddi starfshópurinn næstum 10 klukkustundum í viku að stjórna herbergjalogískt. Þetta hefur lækkað undir tvær klukkustundir.

Mikilvægara en það, endurspeglast nú fyrirtækið sem framtíðarstefnt og vel skipulegt umhverfi. Tölvutöflurnar í fundarsölnunum hafa orðið hluti af byggingarlistinni – dálítið, virkileg og fagleg.

Hvað viðskiptavinurinn segir

„Við sáum ekki hversu mikið tíma við vorum að missa fyrr en við leystum það. Hopestar hjálpaði okkur að fjarlægja stríð um herbergi og gaf rýminu okkar miklu nýjari og betri tjón. Það er ein af þeim lausnum sem nákvæmlega gera allt að ganga sléttara.“
— Yfirmaður umsýslustofnunar, Höfuðstöðvar í eignamálum, Malasía

Af hverju það virkaði

Þessi útgáfa tókst ekki vegna þess að hún breytti því hvernig fólk bókaði fundi, heldur vegna þess að hún gerði skipulag sýnilegt, traust og sjálfvirk. Fyrir stóra liði í fjölda herbergja, sýn á skipulag er allt sem er.

Lausn Hopestar sannaði sig sem fullkomlega hæfileg fyrir eignaðilaðið – þar sem útlit, hæfileiki og stærð eru jafnmikilvæg.

Að horfa fram á veginn

Eftir árangur þess verkefnis áætlar viðskiptavinurinn að útvíkja kerfið til aðgerðastofa í Singapúr og Jakarta. Þeir eru einnig að skoða samþættingu við tól fyrir gestastjórn til að búa til betri og samfelldari reynslu við aðgerðarskrifstofu.

Áhugasamur um að breyta bókanaskipulagið á vinnustaðnum?

Hopestar’s skjár fyrir pöntun mótmæla eru samþættanlegar við Office 365, Google Calendar og aðra helsta kerfi. Þær styðja notendaviðmót í mörgum tungumálum, fjartækjastýringu og eru fáanlegar í ýmsum stærðum fyrir mismunandi tegundir af rýmum.

Aðgang að https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tableteða hafa samband lausnateymi okkar til að kanna hvað er mögulegt fyrir vinnusvæðið þitt.