Frá tímaóreiðu í skipulagssamsetningu til ræðilegrar áætlunar: Hvernig bandarísk fjölþjóðleg fyrirtæki bætti stjórnun fundarsalasamkomulaga með fundabókunar töflu

Falinn kostnaður vegna ruglings í fundarsölum

Fyrir alþjóðlegar fyrirtæki, sérstaklega þau sem hafa mörg hæðir í aðalstöðvum sínum, er fundargerð bæði eign og stöðugt uppspretta reiði. Starfsfólk eyðir tíma í leit að lausum herbergjum, tvöföld viðtöl skerja samvinnu og starfsmenn í viðhaldshópum barast við ónothæf eða rangnotað pláss. Þessar ákveðnar aðstæður minnka ekki aðeins framleiðslugetu heldur valda einnig ofbeldi í daglegri rekstri. Margar skipanir hafa komist að því að núverandi kerfin þeirra – handvirkar viðtalsborð, gamall tegundar dagatal eða sundruð forrit – ná ekki að veita rauntíma yfirsýn. Þetta var nákvæmlega staðan sem stóð frammi fyrir framlagi margþjóða fyrirtæki í Bandaríkjunum með vaxandi starfsfólki og bráðabirgða þörf á að flýta til skipulags.

Alheimsdeild í leit að röð

Viðskiptavinurinn, fyrirtæki sem er í hópi Fortune 500 og sérhæfir sig í verkfræðiþjónustu með embætti um allt Norður-Ameríku, Evrópu og Asíu, stóð frammi við aukna þrýsting til að jákvæðlega lagfæra höfuðstöðvar sína í New York. Með yfir 50 fundarsölum á mörgum hæðum voru starfsfólk helstu klandrar yfir að ganga inn í svokölluð „laus“ rými sem voru þegar í notkun. IT-deildin tilkynnti einnig um fjölgandi beiðnir vegna fundakonflikta og ótreystanlegra bókunarforrita. Stjórnendur skildu að sundruð skipulagssýstök væru að minnka árangur og skaða hlutverk starfsfólksins. Þeir leituðu lausnar sem myndi sameinast áttavandlaust við núverandi fyrirtækisstór kerfi og bjóða upp á nútímalegt og auðvelt notendaviðmót .

Áskorunin: Tími tapaður, treysta brotin

Vandamálsvænirnar voru ljósar:

• Tvöfaldar bókanir og draugafundir :Starfsfólk bókaði rými en gleymdi oft að afturkalla ónotuð tímabil, sem varð til þess að rýmin voru auð en samt ekki tiltæk.

• Vantar rauntímaumsýn :Félagar í liðinu höfðu enga fljóta leið til að sjá hvort rými væri í raun laust.

• Stjórnunartýng :Starfsfólk sem sá um fasteignir eyddi tímum í að handa samræma notkunargögn, sem gerði ómögulegt að rekja raunverulega notkun fundarsala.

Viðtakandinn þurfti á stjórnunarborð fyrir fyrirtæki sem gat sinnt rauntímaskipulagningu, stytt marga hæðir og boðið upp á faglega stafræna skjá utan við hvern fundarsal.

Lausnin: Setja upp vefkerfi fyrir rýmisstjórnartöflur

Eftir að hafa metið ýmsa birgja valdi fyrirtækið sérsniðna Fundar bókun tölva lausn. Hver fundarsalstöflu var fest á veggnum utan við salinn og starfaði sem rauntíma sýning á tímaáætlun herbergis . Tækin tengdust beint Microsoft 365 umhverfi viðtakandans og samstilltust í rauntíma við Outlook dagplönu.

Lykilaugaverkun fóru meðal annars fram á:

• Strax bókun og skráning :Starfsfólk gat áskrift, hafði eða hætt við fundir beint á bókunartöfluretthorninu í hádegisdeilum .

• Fylgjast með upptökunum í herbergjum :Það snjalltónleikarskífa sýndi rauntíma lausnarglugga, sem koma í veg fyrir óbiðnar heimsóknir og rugling.

• Miðlungs stafrænt borð (dashboard) :Starfsfólk í viðhaldshópum fékk aðgang að greiningum á notkun herbergja, afbókunum og hámarkskröfu.

• Sérsniðin vörumerki og notendaviðmót :Það stjórnunarborð fyrir fyrirtæki viðmót var aðlagað til að passa hjá fyrirtækisauðkenni, sem endurspeglar sérfróðleika á öllum hæðum.

Uppsetningin hófst með 20 tæki í fundarsölum sem voru mjög ósöðuð fyrir áður en hún var stækkuð til allra 50 fundasvara innan sex mánaða.

Venjuleg notkun: Frá starfsmönnum að yfirumsjónarmönnum

Umbreytingin var augljós næstum strax. Starfsmaður sem kom til fundar gat kastað auga á tölva í félagsstofu , séð hvort salurinn væri laus, og smellt á fundaskipulagstöflu til að framlengja eða aflýsa bókunina. Lið sem færðust milli hæða notaðu rauntíma bokunar sýningu til að finna lausa síður án þess að trufla gangandi fundi.

Fyrir stjórnendur, gerði sýnishorn fyrir skráningu á skrifstofutíma lífið miklu einfaldara. Upplýsingar um aflýsingar, meðalega upptökutíma og endurtekningar án viðvistar fluttust beint inn í fyrirtækjameeting lausn umsýn. Hringir til IT-aðstoðar tengdir tímaásetningu minnkuðust um næstum 60%, á meðan fasteignastjórar fengu raunverulega mynd af vinnutíma notkun í höfuðstöðvunum .

Mælanlegar bótanir í árangri

Innan þriggja mánaða frá fullri útdeilingu, tilkynnti fyrirtækið:

• 30% batning í herbergisnotkun , vegna sjálfvirkra losunar á ónotuðum bókunum.

• 45% minnkun á beiðnum starfsmanna varðandi aðgengi að herbergjum.

• 60% færri beiðnir um IT-aðstoð tengd skeipunarvillum.

• Samræmd samvinnu á milli hópa , þar sem starfsfólk nefndi tíma sparaðan við að finna lausa fundarsalnum.

Fjármálastjóri tók síðar til orðs að að jákvæðlega nýta fyrirliggjandi pláss með sjálfvirk kerfi fyrir bókun fundarsala seinkaði þörf fyrir kostnaðarmikilli útvíddu af höllinni – indirekt en marktæk fjárhagsleg sigur.

Viðbrögð viðskiptavina við umbrigðið

Einstaklingur sem sá um fasteignir summaði það svona stuttlega: „Áður varð fundarsalastjórnun daglegt eldsneyti. Nú er bókunaraðferð á ráðstefnuherbergi virkar í bakgrunni, og starfsfólk treystir því sem það sér á skjánum. Það hefur alveg breytt hvernig slétt og vel ofnan af fer rekin í skrifstofunni okkar.

Tæknistjóri staðfesti þessa tilfinningu: „ stjórnmálastofnun integraðist fullkomlega við undirlag okkar. Við þurfum ekki að endurhönnun vinnumáta – allt varð einfaldlega meira sýnilegt og traustara.

Almennari kennslumál fyrir alþjóðlegar fyrirtæki

Þessi kynning sýnir meira en bara árangur einnar fyrirtækisins – hún speglar vaxandi áhugamál í rekstri skrifstofu fyrir stór fyrirtæki. Fyrir fjölþjóðleg fyrirtæki er álagning í stafrænt skrifstofuskrifborð eða smart room display system ekki lengur viljabragð heldur nauðsyn. Rauntímasýnileiki, samvinnan við fyrirtækjamálshugbúnað og aðgerðabær greining mynda grunn fyrir róttæka ákvarðanatöku um vinnuumhverfi.

Með því að innleiða skjárkerfi fyrir fundarsalnum , geta fyrirtæki breytt skipulagsáttökum í skipulagðan og gegnsæjan ferli. Ferlinn hjá bandaríska viðskiptavininum sýnir að átak og traust á vinnustað eru óafturkræflega tengd – og að vel útfört stjórnunarkerfi fyrirtækja geti leitt til mælanlegs ávinninga um allar svæði, lið og tímabelti.