Ræðlari pláss, betri vinna: Hvernig endurheimti bandarísk starfsmannahús fundaeiningu með fundabókunar tæki

Þegar vinnustaður verður að rekstrarvandamáli

Í stórum fyrirtækjasöfnum verða fundarsalar oft umdeilt svæði. Tvöfaldar útskráningar, "spökku" bókanir og ónotuð svæði kostuðu þetta fjölþjóðlegt fyrirtæki bæði tíma og framleiðslu. Var ljóst að fyrirtækið þyrfti snjallri lausn í rauntíma – eina sem Fundar bókun tölva vettvangur gat veitt með því að samstilla staða salanna á milli hæða og fjarlægja ályktanir hjá starfsmönnum.

Fjölþjóðlegt fyrirtæki leitar að greindu og stjórnun

Viðskiptavinurinn, er globalt tæknifyrirtæki með stöðu í Chicago, sem starfaði á átta hæðum og í yfir 60 fundarsölum. Með því að blandað vinnustíl hafi dreifst hratt, gátu innri kerfin þeirra ekki lengur haldið skrefið. Þeim var nauðsynlegt verkfæri fyrir fyrirtæki sem sameinaði dagatölur, sjálfvirkjað sýnileika og gæti gefið starfsmönnum traust til lausnar á fundarsölum—a hlutverk sem var fullkomlega hentugt fyrir Fundarsölubókar Tafla aðstoðuð af skalanlegu, gögnum stýrtu vettvangi.

Af hverju hefðbundin bókunarverkfæri mistókust við að leysa slæma stjórnun

Fyrrum samsetningu þeirra af Outlook dagatölum og handvirku innskráningum varð til meira ruglings en ljósleika. Þar var engin rauntíma upptökustaða, engin sjálfvirk losun á yfirgefnar bókunum og engin trúverðug innsýn í nýtingarhlutföll. Áður en þeir mettu staðalinn á stafrænum lausnum, var ljóst að Fundarsalstöflu og Fundarsölubókar Sýnishlutar Tafla bjóðaði sameiginlega nálgun sem vinnusvæðið krafðist.

Setja upp fullkerfi um stjórnun fundarsala á átta hæðum

Lausnin felldi í sér uppsetningu netkerfis af Fyrirtækjatalbrett fyrir umsjón yfir fundarsölum utan við hvert fundarsal. Hver eining sýndi rauntíma lausn á staðnum, komandi fundi og gerði kleift að bóka strax. Tengd við Microsoft 365, svo fundaskipulagstöflu samstillaðist sjálfkrafa við núverandi bókunarfórum starfsmanna. Viðhaldshópar settu einnig upp reglur eins og sjálfkrafa losun, forgangsröðun sala og skipulag viðhalds beint í gegnum snjalltónleikarskífa viðmótið.

Rauntíma, á veggnum, reymissjóðlunargerðarupplifun

Þegar kerfið var sett upp var umbreytingin strax áberandi. Talbrett fyrir stafrænt fundarsalsmerki gerði kleift fyrir starfsmenn að sjá lausn á augabragði, á meðan lýsingar á stöðu minnkaði óþarfa truflanir. Hópforystumenn gáfu mikla virðingu vinnustaðskráartöflur , sem hjálpaði þeim að sjá lausa pláss á mörgum hæðum, og fyrir viðhaldsstjóra var intelligenta talbrett fyrir fundarsalsmerki veitt hitakort, innsýn í háspítíðir og notkunarmynstur sem voru nauðsynleg fyrir að taka strategísk ákvarðanir um rýmisáætlun.

Marktækur ávinningur í notkun og rekstrieffektivitet

Þrjú mánuði eftir innleiðingu talaðu tölurnar fyrir sjálfar sér. Fjöldi ónothæfrra bókana minnkaðist um 63%, árekstrar lækkuðu drastískt og fjöldi spontánbókana eykst vegna tablets fyrir rauntíma upplýsingar um lausa fundarrými við hvert dyralið. Fyrirtækið sá einnig 28% batning í notkun fundarrýma, með stuðningi frá tablets fyrir rekstrartæki til að fylgjast með íhlutningi í rýmum og sjálfvirkri afbókun á ókomnum. Liðin tilkynntu að samræming á rýmum virðist „án auðveldis og nákvæm“, bein afleiðing ásamt viðtekningu fyrirtækjakerfis fyrir stjórnun funda kerfisins.

Hvað viðskiptavinurinn sagði um umbreytinguna

Starfsstöðvarstjóri deildar lagði fram:
„Þessi töflur báru ljós á allan skrifstofu rekstur okkar. Fyrst í sinnar tíma skiljum við raunverulega hvernig rýmin eru notuð – og við getum gripið til aðgerða út frá þeim gögnum.“
Deildarstjóri bætti við:
„Viðmótin eru einföld, trúverðug og alltaf nákvæm. Þau hafa orðið hluti af daglegu vinnubrögðum okkar.“

Báðar ummælin spegla traustið sem hefur verið byggt upp í kjölfar samfelldrar árangursríkrar afköst frá sýnishorn fyrir skráningu á skrifstofutíma lausn.

Áætlun fyrir framtíðarvaldandi skipulag fyrirtækjarýma

Þessi kynning sýnir hvernig allsherjar stjórnunarskipulag fyrir skrifstofurými með töflu kerfi getur breytt notkun rýma hjá stórfyrirtækjum. Fyrir utan auðvelt notkun, hjálpuðu innsýnir viðskiptavinum að endurskipulagðu rýmahlutföllum, styðja samsettar vinnuferlar og spá fyrir um framtíðarþarfir á rými. Fyrir fjölþjóða fyrirtæki sem leita að að minnka kostnað, draga úr rekstrihindrum og búa til ræðvitaðri vinnuumgjörð, er innleiðing fyrirtækjatöflur fyrir aðlaganir á fundum er að verða nauðsynlegt – ekki valkostur.