Frá tímaáætlunarsamruni til skipulags kennslu: Hvernig U.S. fyrirtækjakennslumiðstöð streamlaði æfingaaðgerðir með fundabókunar-tabletum

Þegar kennslustofur verða hindranir frekar en auðveldingaverkfæri

Í stórum fyrirtækjum eru innri þjálfunarmiðstöðvar hönnuðar til að styðja vöxt, hækkandi hæfni og alþjóðlega samræmingu. En í mörgum fyrirtækjabyggingum verða þjálfunarsalnum rólega að uppspretta átaka. Fundir skera sig ofan í hvorn annan, salnum er sitnað eftir vegna frávistanna og kennarar eyda verðmættum tíma í leit að lausum plássum. Í stórum kringumstanda hafa slíkar vandamál beinan áhrif á námsáræði og rekstrarorkostnað. Fyrir þetta í Bandaríkjunum heima sjóðskipta fyrirtæki var áskorunin ljós: þjálfunarmiðstöðin þeirra þurfti sömu stefnu og gegnsæi og kjarni rekstursins. Þessi viðhorfun leiddi þá til að þeir sældu Fundar bókun tölva lausn sem var sérhannað fyrir stórfelld þjálfunarmiljö, og breytti hvernig salir voru skipulagðir, yfirleiddir og notaðir um allar deildir.

Alþjóðlegt fyrirtæki með vaxandi námsfótspor

Viðskiptavinurinn rekstur stórt fyrirtækislegt námsmiðstöð innan höfuðstöðva sína í Bandaríkjunum, sem styður innleiðingu, forystuþróun, samvirkniþjálfun og blönduverkefni fyrir svæðisdeildir. Með yfir 40 sérstaklega ætluð kennslu- og viðtalsrum dreifð á mörg hæðir, heldur miðstöðin til tugs kennslustunda daglega. Hins vegar olli notkun hefðbundinna dagatalsupptöku blindpunkta. Kennarar bókuðu rum út af fjarlægri staðsetningu, þátttakendur komust seint eða ekki alls konar, og starfsliðið var án sýn á raunnotkun ranna. Fyrirtækið þurfti aðgang að einangraðri, myndrænni og traustri kerfi sem starfsmenn gætu treyst á. Leit þeirra beindi sig að lausn fyrir fyrirtæki Fundarsalstöflu sem gæti sameiginlega virkað með núverandi skipulagsverkfærum en samt bjóða upp á rauntíma upplýsingar á borð við notkun rums.

Af hverju hefðbundnar upptökubókunarkerfi mistókust námsreynslunni

Outlook-vefkalendrar og innri bókunargáttir virkuðu í kenningu, en mistókust í verkefni. Herbergi birtust sem „tökuð“ jafnvel þegar þau voru tóm, en óbókuð námssamruni veldu óáætlunartimi truflanir. Ráðsfundarmenn urðu oft í keppni við innri verkverk um pláss, sem leiddi til endurlagningar í síðustu sekúndu. Vegna ástekkis rauntímaupplýsinga hlutgu kennarar oft inn í starfsemi til að staðfesta lausn. Ástekkur gagna var einnig ástæða fyrir því að stjórnendum tókst ekki að skilja notkunarmynstur herbergja. Það kom í ljós að kyrrum tólum dotti ekki nógu gott. Það sem Learning Center þurfti var sýnileg, á hurðinni Tölva í félagsstofu sem gat brotið bil á milli stafrænna tímaskráa og eðlisfræðilegra rýma, á meðan sjálfvirkt væri örlögð öflugari bókunarréglur.

Setja upp sérsniðið netkerfi fyrir skipulag námsherbergja

Lausnin felldi í sér uppsetningu Sýniflokkur fyrir félagsmóti tæki fyrir utan hvert náms- og viðtalsherbergi. Hvert Bókunartöfluretthorninu í hádegisdeilum tengdur beint við Microsoft 365, sem tryggir samræmi við núverandi vinnuferlur. Kerfið gerði kleift að sjá stofnustöðu augnablikinu, auðvelda fljóta bókun án áður tilkynningar og sjálfkrafa aflétting á ónotuðum bókunum. Fyrir stjórnendur bjó kerfið Stjórnunarborð fyrir fyrirtæki um miðlungsstýringu – sem gerði kleift að skilgreina bilatíma milli funda, gefa forgang námseiningum fram yfir handahófsbundnum fundum og úthluta ákveðnum herbergjum fyrir viðtöl. Þessi skipulagða aðferð tryggti að námsaðilar fékkust pláss og áreiðanleika sem þarf, án þess að bæta við stjórnunarkerfinu.

Hvernig námsaðilar og starfsmenn vinna með kerfið daglega

Í daglegri rekstri var áhrifin strax áberandi. Námsaðilar sem koma í kennslu geta staðfest tilbúinleika herbergisins á augabragði með því að nota Sýning á tímaáætlun herbergis sem er fest utan við hvert dyralok. Starfsmenn sem taka þátt í verkstæðum hafa ekki lengur áhyggjur né hlusta inn í lotur til að staðfesta staðsetningu. Hnökudeildir nota Fundaskipulagstöflu til að finna og boka laus herbergi á augnabragði. Viðhaldshópar fylgjast með notkunarmyndum yfirvegað gegnum Skráningartæki fyrir starfsmenn , auðkenna hápunktir í þjálfunartímum og ónotuð svæði. Töflurnar urðu ósérhljóðleg en nauðsynlegur hluti af undirlagi, sem stýrði hegðun án þess að krefjast formlegrar þjálfunar eða breytinga á ferlum.

Mælanlegar bætingar í árangri þjálfunar og notkun pláss

Innan þriggja mánaða tilkynnti Námssmiðjan um áberandi ávinning. Flettingar á úthlutuðum tíma lækkuðu um 58%, vegna sjálfvirkra reglna um losun herbergja. Heildarnotkun herbergja hækkar um 31%, sem gerði fyrirtækinu kleift að halda fleiri fundum án þess að auka innifalið pláss. Þjálfarar tilkynntu um færri tímabundnar frestunir og sléttari yfirfærslur milli tíma, en viðhaldshópar minnkuðu verkefni tengd handvirkri samstillingu marktækt. Snjalltónleikarskífa kerfið gaf einnig innsýn grundaða á gögnum, sem gerði forystu kleift að endurskipulagða uppsetningu herbergja og aðlöga þjálfunartíma eftir raunverulegri eftirspurn. Þessar bætur leiddu beint til betra námsárangurs og lægri rekstrarkostnaðar.

Hvað viðtakandinn deildi eftir innleiðingu

Samkvæmt stjóra alþjóðlegrar námsaðgerða:
„Áður en töflurnar voru settar í starf, virðust námsherbergin óstöðug. Nú er allt gegnséð. Við vitum hvað er að gerast, hvar og hvenær – og kennararnir okkar geta beint athyglinni að kennslu frekar en að umferðarmálum.“

Viðbætti svæðissjóðsráðgjafi í HR:
„Kerfið er auðvelt í notkun. Jafnvel nýir starfsmenn skilja það strax. The Fundar bókun tölva hefur orðið hluti af hvernig námsmiðjan okkar virkar.“

Þessi hugsanir benda á hvernig tækninafnýttun heppnaðist ekki vegna flókinnar námskeiðs, heldur vegna þess að hún var í samræmi við raunverulegar vinnuferlar.

Skalanlegt mynstur fyrir fyrirtækjanales námsumhverfi

Þetta dæmi sýnir hvernig nútímafyrirtæki geta hækkað innri námsaðgerðir með rósum stjórnun á rýmum. Með því að sameina sýnileika, sjálfvirknun og gagnagreiningu, hefur kerfið Fyrirtækjakerfis fyrir stjórnun funda lausn hjálpaði til við að umbreyta upptöku námsmiðstöð í fyrirsjáanlega, ávextandi og skalanlega umhverfi. Fyrir fjölþjóðlegar skipanir sem leggja meiri áherslu á samfelld nám er skipulagð stofnunarstjórnun ekki lengur valkvíði – hún er grundvöllurinn. Þegar hljóðblandað vinnuskipulag og alþjóðlegt þjálfun rísta sig, verða tól eins og Fundarsalstöflu af mikilvægri grunnviðmótan fyrir að bjóða upp á samræmd, hámarkað námsreynslu í mismunandi svæðum.