Kisah Sukses: Bagaimana Seorang Pengembang Properti Mengurangi Konflik Ruang Rapat Sebesar 90% dengan Tablet Ruang Konferensi Hopestar

Pada tahun 2024, salah satu perusahaan pengembang properti terbesar di Asia Tenggara menghadapi sebuah masalah yang umum terjadi di organisasi besar—kekacauan ruang rapat. Dengan lebih dari 35 ruang konferensi tersebar di berbagai lantai di kantor pusat mereka yang baru, tidak adanya sistem pemesanan terpusat menciptakan ketegangan yang terus-menerus. Tim sering merasa frustrasi karena pemesanan yang tumpang tindih, jadwal yang tidak jelas, dan kebingungan di depan pintu ketika dua kelompok mengklaim ruang yang sama.

Meskipun telah berinvestasi pada lingkungan kantor premium, jadwal internal mereka masih terpaku pada penggunaan spreadsheet dan undangan kalender yang tersebar. Tim administrasi perusahaan, yang sudah kekurangan staf, harus melayani puluhan email dan panggilan telepon setiap hari hanya untuk mengelola penggunaan ruangan.

Di sinilah perusahaan beralih kepada Hopestar untuk mendapatkan solusi tampilan ruang rapat yang dapat diskalakan dan berstandar profesional.

Solusinya: Lapisan Digital untuk Setiap Ruangan

Hopestar mengusulkan pemasangan tablet ruang rapat berbasis Android berukuran 10,1 inci , yang dipasang di dinding pintu masuk setiap ruang konferensi. Tablet tersebut dirancang untuk menampilkan ketersediaan ruangan secara real-time, menampilkan detail pertemuan, serta terhubung langsung dengan sistem kalender Office 365 yang sudah digunakan perusahaan.

Alih-alih mengganti alur kerja pemesanan yang ada, solusi dari Hopestar hadir sebagai lapisan tambahan — membuat setiap ruangan menjadi "terlihat" melalui sistem terpusat sambil tetap mempertahankan alat-alat yang sudah familiar bagi pengguna akhir.

Penerapan sistem memakan waktu kurang dari seminggu. Setiap ruangan dilengkapi dengan tablet yang dikonfigurasi sesuai identitas merek perusahaan. Tim IT menerima pelatihan untuk mengelola perangkat secara jarak jauh melalui konsol admin berbasis cloud, yang memungkinkan mereka untuk memperbarui, mengelola akses pengguna, dan menyesuaikan antarmuka dari satu dashboard.

Sebelum dan Sesudah: Dampak yang Nyata

Hasilnya sudah terlihat dalam bulan pertama.

Sebelumnya, tim administrasi sering menerima keluhan mengenai pemesanan ganda. Kini, status ruang rapat selalu terlihat — hijau untuk tersedia, merah untuk terisi, kuning untuk segera terisi — sehingga tim bisa langsung mengetahui lokasi yang bisa digunakan tanpa perlu bertanya ke resepsionis.

Dulunya, karyawan membutuhkan waktu 3–5 menit untuk mencari dan mengonfirmasi ruang yang tersedia. Sekarang, mereka bisa melihat layar di luar ruangan atau memesan langsung dari kalender mereka, dengan konfirmasi instan.

Tim administrasi dulu menghabiskan hampir 10 jam per minggu untuk mengelola logistik ruangan. Kini waktunya berkurang menjadi kurang dari dua jam.

Yang lebih penting, kantor kini mencerminkan merek perusahaan sebagai lingkungan yang berpandangan ke depan dan terorganisasi dengan baik. Tablet ruang konferensi telah menjadi bagian dari arsitektur—halus, fungsional, dan profesional.

Apa Kata Klien

“Kami tidak menyadari betapa banyak waktu yang terbuang hingga kami memperbaikinya. Hopestar membantu kami menghilangkan konflik penggunaan ruangan dan memberi ruang kami nuansa yang jauh lebih modern dan premium. Ini adalah salah satu solusi yang secara diam-diam membuat segalanya berjalan lebih lancar.”
— Kepala Layanan Administratif, Pusat Pengembangan Properti, Malaysia

Mengapa Solusi Ini Berhasil

Implementasi ini berhasil bukan karena mengubah cara orang memesan rapat, tetapi karena membuat penjadwalan menjadi terlihat, andal, dan otomatis. Bagi tim besar di lingkungan dengan banyak ruangan, visibilitas adalah segalanya.

Solusi Hopestar terbukti ideal untuk industri properti—di mana penampilan, efisiensi, dan skala memiliki peran yang sama pentingnya.

Menatap ke Depan

Setelah keberhasilan proyek ini, klien berencana untuk memperluas sistem ke kantor regional mereka di Singapura dan Jakarta. Mereka juga sedang menjajaki integrasi dengan alat manajemen pengunjung untuk menciptakan pengalaman di bagian resepsionis yang lebih mulus.

Tertarik untuk mengubah cara kerja penjadwalan kantor Anda?

Hopestar's tampilan pemesanan ruang pertemuan kompatibel dengan Office 365, Google Calendar, dan platform utama lainnya. Mereka mendukung antarmuka pengguna multi-bahasa, manajemen perangkat jarak jauh, dan tersedia dalam berbagai ukuran untuk berbagai jenis ruang.

Kunjungi https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletatau kontak tim solusi kami untuk mengeksplorasi apa saja yang memungkinkan bagi ruang kerja Anda.