Sikertörténet: Hogyan csökkentett egy ingatlancég a tárgyalóütközéseket 90%-kal a Hopestar konferenciatáblákkal

2024-ben Délkelet-Ázsia egyik legnagyobb ingatlancégének meg kellett birkóznia egy gyakori problémával, ami nagy szervezeteknél jellemző — a tanácsterem-kezelés káosza. Több mint 35 konferenciateremmel, amelyek az új központjuk több emeletén helyezkedtek el, a központosított foglalási rendszer hiánya folyamatos konfliktusokat okozott. A csapatokat gyakran frusztrálta az egymásba futó foglalás, az átláthatatlan időbeosztás, és a zavar a teremajtónál, amikor két csoport is lefoglalta ugyanazt a termet.

Miközben beruháztak egy minőségi irodai környezetbe, a belső ütemezésük továbbra is táblázatokban és szétszórt naptármeghívókban maradt. Az adminisztratív csapat, aki amúgy is túlterhelt volt, naponta tucatnyi e-mailt és hívást kezelt csupán a termek használatának szabályozására.

Ekkor fordult a cég a Hopestarhoz skálázható, professzionális szintű tanácsterem-kijelző megoldásért.

A megoldás: Egy digitális réteg minden szobához

A Hopestar azt javasolta, hogy telepítse a 10,1 hüvelykes Android alapú tanácsterem tábláit , falra szerelve minden konferenciaterem bejáratánál. A tabletek úgy lettek kialakítva, hogy valós idejű elérhetőséget mutassanak, megjelenítsék a találkozó részleteit, és közvetlenül szinkronizálódjanak a cég meglévő Office 365 naptárrendszerével.

Hopestar megoldása nem cserélte le a jelenlegi foglalási folyamatot, hanem azt kiegészítve valósította meg, így minden terem „láthatóvá” vált egy központosított rendszeren keresztül, miközben megőrizte a felhasználók számára megszokott eszközöket.

A telepítés kevesebb, mint egy hétig tartott. Minden terembe került egy tablet, amelyet úgy konfiguráltak, hogy illeszkedjen a cég márkaképéhez. Az IT-részleg képzést kapott a készülékek távoli kezeléséhez a felhőalapú adminisztrációs konzolon keresztül, amely lehetővé tette számukra frissítések telepítését, felhasználói hozzáférés kezelését és felületek testreszabását egyetlen irányítópulton keresztül.

A helyzet a megvalósítás előtt és után: A valós hatás

Az eredmények már az első hónapban egyértelműek voltak.

Korábban az adminisztrációs csapat gyakran panaszokat kapott a dupla lefoglalások miatt. Most a konferenciatermek állapota mindig látható – zöld az elérhető, piros az elfoglalt, sárga a közelgő foglalásokhoz – így a csapatok könnyen tudják, hova menjenek, anélkül, hogy az előcsarnokot ellenőrizniük kellene.

Korábban az alkalmazottaknak 3–5 percébe telt, hogy találjanak és megerősítsenek egy elérhető termet. Ma már egyszerűen ellenőrizhetik a külső képernyőn vagy közvetlenül a naptárukból foglalnak, azonnali megerősítéssel.

Az admin csapat korábban hetente majdnem 10 órát töltött a termek logisztikájával. Ez az idő most két órára csökkent.

Még fontosabb, hogy az iroda most már a vállalat márkáját tükrözi: egy előrelátó, jól szervezett környezetet. A konferenciaterekhez tartozó táblagépek részévé váltak az építészeti megoldásoknak – visszafogottak, funkcionalitásuk és professzionalitásuk határozottan érezhető.

Ügyfélvélemény

„Nem is gondoltuk volna, mennyi időt vesztünk, amíg meg nem oldottuk. A Hopestar segített megszüntetni az ütköző termek foglalását, és sokkal modern, prémium megjelenést kölcsönzött a tereinknek. Olyan megoldás, ami csendben mindent gördülékenyebbé tesz.”
– Üzemeltetési Szolgáltatások Igazgatója, Ingatlanfejlesztési Központ, Malajzia

Miért volt sikeres

Ez a bevezetés nem azért járt sikerrel, mert megváltoztatta, ahogy az emberek megbeszéléseket foglalnak, hanem mert a foglalási folyamatot láthatóvá, megbízhatóvá és automatizálttá tette. Nagyobb csapatok számára több teremmel működő környezetekben a láthatóság mindennél fontosabb.

A Hopestar megoldása különösen alkalmasnak bizonyult az ingatlaniparban – ahol az arculat, az hatékonyság és a méretezhetőség egyaránt kritikus fontosságú.

A jövőre nézve

A projekt sikere után az ügyfél tervezi a rendszer kiterjesztését Szingapúr és Jakartában található regionális irodáikra is. Emellett vizsgálják a látogatókezelő eszközökkel való integrációt, hogy az előcsarnok szolgáltatások zökkenőmentesebbé váljanak.

Érdekli, hogyan tehető hatékonyabbá az irodai foglalási rendszer?

Hopestar’s találkozóterem foglalási megjelenítők kompatibilisek az Office 365-tel, a Google Naptárral és más főbb platformokkal. Támogatják a többnyelvű felhasználói felületet, a távoli eszközkezelést, és több méretben is elérhetők különböző típusú terekhez.

Látogatás https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletvagy kapcsolat megoldáscsapatunkat, hogy felderítsük, mi lehetséges az Ön munkatere számára.