A naptári káoszból az okos hatékonyságig: Hogyan optimalizálta egy amerikai multinacionális a találkozókezelést egy foglaláskezelő tablet segítségével

A konferenciaterem-zavarnak a rejtett költségei

A globális vállalatok számára, különösen a többemeletes központtal rendelkezők számára, a találkozóhelyiség egyaránt eszköz és folyamatos frusztráció forrása. A dolgozók időt pazarolnak az elérhető termek keresésére, a dupla foglalások meghiúsítják az együttműködést, és a létesítménygazdálkodó csapatok küzdenek a kevéssé kihasznált vagy rosszul használt terekkel. Ezek az hatékonysági hiányosságok nemcsak a termelékenységet csökkentik, hanem súrlódást is okoznak a mindennapi működésben. Számos szervezet rájött, hogy jelenlegi rendszereik – manuális foglalási táblák, elavult naptárak vagy széttöredezett alkalmazások – nem nyújtanak valós idejű átláthatóságot. Pontosan ilyen helyzetbe került egy vezető, az Egyesült Államokban székhellyel rendelkező multinacionális vállalat, amelynek növekvő munkaerőállománya sürgető szükségletet érzett a lefoglalási folyamatok egyszerűsítésére.

Egy globális iroda, amely a rendet keresi

Az ügyfél, egy Fortune 500-as rangsorba tartozó szakmai szolgáltatóvállalat, amelynek irodái Észak-Amerikában, Európában és Ázsiában is megtalálhatók, egyre nagyobb nyomás alatt állt New York-i központjának optimalizálása terén. Több emeleten összesen több mint 50 konferenciatermük volt, ahol a dolgozók gyakran panaszkodtak arra, hogy olyan termekbe lépnek be, amelyeket „szabadon” jelöltek, mégis foglaltak voltak. Az IT részleg is egyre több jegyet kapott a találkozóütközésekkel és az instabil foglalási szoftverrel kapcsolatban. A vezetőség tisztában volt vele, hogy a széttöredezett ütemezési rendszerek hatékonyságveszteséget okoznak, és rongálják a dolgozói morált. Olyan megoldást kerestek, amely zökkenőmentesen integrálható a meglévő vállalati platformokba, és modern, felhasználóbarát felületet biztosít. .

A kihívás: elvesztegetett idő, megtört bizalom

A problémák egyértelműek voltak:

• Kétszeres lefoglalások és fantomtalálkozók :A dolgozók lefoglalták a termeket, de gyakran nem mondták le a nem használt időpontokat, így a terek üresen maradtak, mégsem voltak elérhetők.

• Valós idejű átláthatóság hiánya :A csapattagoknak nem volt gyors módja annak, hogy ellenőrizzék, valójában szabad-e egy terem.

• Adminisztratív túlterheltség :A létesítménygazdák órákat töltöttek a használati adatok kézi összeegyeztetésével, ami lehetetlenné tette a valós konferenciatermek kihasználtságának nyomon követését.

A kliensnek egy olyan vállalati tárgyalókezelő tablet megoldásra volt szüksége, amely kezelni tudja a valós idejű foglalást, támogatja a többszintes átláthatóságot, és professzionális digitális kijelzőt biztosít minden konferenciaterem előtt.

A megoldás: Okos konferenciatábla-rendszer üzembe helyezése

Több szállító értékelése után a vállalat egy testreszabott Találkozó foglaló táblagép megoldást választott. Minden konferenciaterem táblagép a terem előtt falra szerelve működött, mint élő teremfoglalási kijelzőjére . Ezek az eszközök közvetlenül integrálódtak az ügyfél Microsoft 365 környezetébe, és valós időben szinkronizáltak az Outlook naptárral.

A fő funkciók közé tartoztak:

• Azonnali foglalás és bejelentkezés :A dolgozók foglalhatnak, indíthatnak vagy lemondhatnak egy találkozót közvetlenül a irodai foglalási tableten .

• Teremkihasználtság nyomon követése :A okos konferenciatábla valós idejű elérhetőség megjelenítése, megakadályozva a véletlenszerű belépéseket és a zavart.

• Központi adatirányító panel :A létesítménygazdálkodó csapatok hozzáfértek az elemzésekhez a teremhasználatról, lemondásokról és csúcsidőszakokról.

• Egyedi márkajelleg és felhasználói felület :A vállalati tárgyalókezelő tablet a felületet a vállalati identitáshoz igazították, így növelve a szakmai megjelenést az összes szinten.

A bevezetés 20 eszközzel kezdődött a nagy igényű termekben, majd hat hónapon belül kiterjesztették az összes 50 értekezleti térre.

Napi használat: alkalmazottaktól az igazgatókig

A változás szinte azonnal láthatóvá vált. Egy alkalmazott, aki értekezletre érkezett, könnyedén ránézhetett a digitális találkozóterem tábla -ra, hogy ellenőrizze, szabad-e a terem, majd megérintette a konferencia-ütemező tablet -t, hogy meghosszabbítsa vagy felszabadítsa a foglalást. A szintek között mozgó csapatok a valós idejű foglalási kijelzőt használták a szabad termek azonosítására anélkül, hogy megszakították volna a folyamatban lévő üléseket.

Az adminisztrátorok számára az irodai ütemezési kijelzőtablet drámaian leegyszerűsítette a mindennapokat. A lemondásokról, átlagos foglalási időkről és rendszeresen elmaradó foglalásokról származó adatok közvetlenül bekerültek a rendszerbe vállalati találkozó megoldás irányítópult. Az ütemtervezéssel kapcsolatos IT támogatási hívások majdnem 60%-kal csökkentek, miközben az ingatlanmenedzserek valós képet kaptak a munkatér kihasználtságáról az országos központon belül .

Mérhető hatékonyságnövekedés

A teljes bevezetést követő három hónapon belül a cég a következő eredményeket jelentette:

• 30%-os javulás a termek kihasználtságában , amelyet a foglalások automatikus feloldása hajtott előre.

• 45%-os csökkenés az alkalmazottak panaszainak számában a teremelérhetőséggel kapcsolatban.

• 60%-kal kevesebb IT-támogatási kérés amely a foglalási hibákhoz kötődik.

• Folyamatos koordináció az emeletek között , a dolgozók időmegtakarítást emeltek ki, amikor elérhető terek után néztek.

A pénzügyi igazgató később megjegyezte, hogy a meglévő helyiségek optimalizálása egy konferenciafoglalási automatizálási rendszerrel elhalasztotta a költséges irodabővítés szükségességét – közvetett, de jelentős pénzügyi nyereség.

Ügyfelek visszatekintése a változásra

Egy ingatlankarbantartó vezető tömören összefoglalta: „Korábban úgy éreztük, mintha naponta tűzoltanánk a tárgyalók kezelése miatt. Most már a konferenciaterem-foglalási rendszer háttérben működik, és a dolgozók megbíznak abban, amit a képernyőn látnak. Teljesen megváltoztatta irodánk zavartalan működésének módját.”

Egy IT-igazgató is hasonló véleményen volt: „A enterprise conference room solution tökéletesen integrálódott az infrastruktúránkba. Nem kellett átalakítanunk a munkafolyamatainkat – minden egyszerűen láthatóbbá és megbízhatóbbá vált.”

Általánosabb tanulságok globális vállalatok számára

Ez az eset többet szemléltet egyetlen cég sikerénél – tükrözi az üzleti irodakezelés növekvő tendenciáját. A multinacionális vállalatok számára egy digitális irodai teremszoftver vagy intelligens termmegjelenítő rendszer befektetés már nem luxus, hanem szükségszerűség. A valós idejű átláthatóság, a vállalati eszközökkel való integráció, valamint a hatékony elemzések alapot teremtenek az okosabb munkatér-elvekhez.

Annak elfogadásával, hogy teamegyeztető termmegjelenítő technológia , a vállalkozások a kiosztási káoszból strukturált, átlátható folyamattá alakíthatják munkájukat. Az amerikai ügyfél útja bemutatja, hogy az irodai hatékonyság és a bizalom elválaszthatatlanok – és hogy egy jól végrehajtott vállalati helyiségkihasználási rendszer képes mérhető eredményeket szállítani régiók, csapatok és időzónák mentén.