Priča o uspjehu: Kako je developer nekretnina smanjio sukobe oko prostorija za sastanke za 90% uz pomoć Hopestarovih tableta za konferencijske dvorane

Većina 2024. jedna od najvećih tvrtki za razvoj nekretnina u Jugoistočnoj Aziji suočila se s problemom koji je čest kod velikih organizacija — haosom u konferencijskim dvoranama. S više od 35 konferencijskih dvorana rasprostranjenih na više katova u njihovoj novoj sjednici, nedostatak centraliziranog sustava za rezervacije stvarao je stalne probleme. Timovi su često bili frustrirani zbog preklapajućih rezervacija, nejasnih rasporeda i zbunjenosti kod vrata kada su dvije grupe pretendovale za istu dvoranu.

Unatoč ulaganju u premium uredski ambijent, njihovo interno planiranje bilo je ograničeno na tablice u Excelu i fragmentirane pozive kroz kalendar. Administrativni tim tvrtke, već i bez toga opterećen, svakodnevno je primao desetke e-mailova i poziva samo za upravljanje korištenjem dvorana.

Tada se tvrtka obratila tvrtki Hopestar tražeći skalabilno, profesionalno rješenje za prikaz konferencijskih dvorana.

Rješenje: Digitalni sloj za svaku dvoranu

Hopestar je predložio uvođenje njihovih 10,1-inch Android temeljenih tableta za konferencijske dvorane , na zidu na ulazu svake konferencijske prostorije. Tableti su bili dizajnirani da prikazuju stvarno stanje dostupnosti, prikazuju detalje sastanka i sinkroniziraju se izravno s postojećim kalendar sustavom tvrtke Office 365.

Umjesto zamjene postojećeg procesa rezervacije, Hopestarovo rješenje dodano je iznad njega — čineći svaku prostoriju „vidljivom“ kroz centralizirani sustav, a istovremeno zadržavajući poznata alata za krajnje korisnike.

Implementacija je trajala manje od tjedan dana. Svaka je prostorija bila opremljena tabletom, konfiguriranim da odgovara identitetu brenda tvrtke. Tim za informatiku je primio obuku za upravljanje uređajima na daljinu putem administratorske konzole zasnovane na oblaku, što im je omogućilo da šalju ažuriranja, upravljaju pristupom korisnika i prilagođavaju sučelja s jedne nadzorne ploče.

Prije i poslije: Stvarni učinak

Rezultati su bili jasni već u prvom mjesecu.

Ranije, administrativni tim je često dobivao pritužbe o dvostrukim rezervacijama. Sada je status konferencijskih prostorija uvijek vidljiv – zeleno za dostupno, crveno za zauzeto, žuto za nadolazeće – što timovima olakšava odluku gdje da idu bez potrebe da se provjerava na recepciji.

Prije, zaposlenici su trebali 3–5 minuta da pronađu i potvrde dostupnu prostoriju. Danas, provjere stanje na ekranu ispred prostorije ili rezerviraju izravno iz svog kalendara, s odmah potvrdom.

Administrativni tim je prije trošio skoro 10 sati tjedno na upravljanje logistikom prostorija. Sada je to smanjeno na manje od dva sata.

Važnije je da ured sada odražava brend tvrtke kao progresivne i dobro organizirane okoline. Tableti u konferencijskim dvoranama postali su dio arhitekture – diskretni, funkcionalni i profesionalni.

Što klijent kaže

“Nismo shvatili koliko vremena gubimo dok to nismo popravili. Hopestar nam je pomogao ukloniti sukobe prostorija i dao našem prostoru moderniji, premium izgled. To je jedno od onih rješenja koja tiho učine sve efikasnijim.”
— Rukovoditelj administrativnih usluga, Sjedište za razvoj nekretnina, Malezija

Zašto je uspjelo

Ova implementacija je uspjela ne zato što je promijenila način na koji ljudi zakazuju sastanke, već zato što je raspored postao vidljiv, pouzdan i automatiziran. Za velike timove u okruženjima s više prostorija, vidljivost je ključna.

Hopestarovo rješenje pokazalo se kao idealno za nekretninsku industriju – gdje izgled, učinkovitost i veličina imaju podjednaku važnost.

Gledajući unaprijed

Nakon uspjeha ovog projekta, klijent planira proširiti sustav na svoje uredove u regiji, uključujući Singapur i Jakartu. Također, istražuju integraciju s alatom za upravljanje posjetiteljima kako bi stvorili još bez probleme povezanu iskustvo recepcije.

Zainteresirani ste za transformaciju rasporeda vašeg ureda?

Hopestar’s ekrani za rezervaciju soba za sastanke kompatibilni su s Office 365, Google kalendarom i drugim glavnim platformama. Oni podržavaju sučelje na više jezika, upravljanje uređajima na daljinu i dostupni su u više veličina za različite vrste prostora.

Posjetite https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletiLI kontakt naš tim rješenja da istražite što je moguće za vaš prostor za rad.