सफलता की कहानी: एक रियल एस्टेट डेवलपर ने होपस्टार के कॉन्फ्रेंस रूम टैबलेट के साथ बैठक कक्ष के विवादों को 90% तक कम कैसे किया

2024 में, दक्षिणपूर्व एशिया की सबसे बड़ी अचल संपत्ति विकास फर्मों में से एक को एक समस्या का सामना करना पड़ रहा था जो बड़े संगठनों में सामान्य है - बैठक कक्ष की अराजकता। अपने नए मुख्यालय में कई मंजिलों पर फैले 35 से अधिक सम्मेलन कक्षों के साथ, बुकिंग प्रणाली के केंद्रीकृत न होने के कारण लगातार तनाव उत्पन्न हो रहा था। टीमों को अक्सर ओवरलैपिंग बुकिंग, अस्पष्ट अनुसूचियों और उसी कमरे के लिए दो समूहों के दावे के कारण दरवाजे पर भ्रम का सामना करना पड़ रहा था।

एक प्रीमियम कार्यालय वातावरण में निवेश के बावजूद, उनकी आंतरिक अनुसूची अभी भी स्प्रेडशीट्स और खंडित कैलेंडर आमंत्रणों में अटकी हुई थी। पहले से ही कमजोर प्रशासनिक टीम को प्रतिदिन दर्जनों ईमेल और कॉल्स का सामना करना पड़ रहा था, केवल कमरे के उपयोग को प्रबंधित करने के लिए।

तब कंपनी ने स्केलेबल, पेशेवर ग्रेड मीटिंग रूम डिस्प्ले समाधान के लिए होपस्टार का सहारा लिया।

समाधान: प्रत्येक कमरे के लिए एक डिजिटल लेयर

होपस्टार ने अपने 10.1-इंच एंड्रॉइड-आधारित मीटिंग रूम टैबलेट्स को तैनात करने का प्रस्ताव दिया , प्रत्येक सम्मेलन कक्ष के प्रवेश द्वार पर दीवार पर माउंट किया गया। यह टैबलेट वास्तविक समय में उपलब्धता दर्शाने, बैठक का विवरण प्रदर्शित करने और कंपनी के मौजूदा ऑफिस 365 कैलेंडर सिस्टम के साथ सीधे सिंक करने के लिए डिज़ाइन किए गए थे।

उनकी वर्तमान बुकिंग वर्कफ़्लो को बदलने के बजाय, होपस्टार का समाधान इसके ऊपर लेयर्ड था - प्रत्येक कमरे को एक केंद्रीकृत सिस्टम के माध्यम से "दृश्यमान" बनाते हुए जबकि अंतिम उपयोगकर्ताओं के लिए परिचित उपकरणों को बरकरार रखा जाए।

तैनाती में एक सप्ताह से भी कम समय लगा। प्रत्येक कमरे में एक टैबलेट सुसज्जित किया गया, जिसे कंपनी की ब्रांड पहचान के अनुरूप कॉन्फ़िगर किया गया। आईटी टीम को डिवाइस को दूरस्थ रूप से क्लाउड-आधारित एडमिन कंसोल के माध्यम से प्रबंधित करने का प्रशिक्षण दिया गया, जिसने उन्हें अपडेट प्रेषित करने, उपयोगकर्ता पहुंच प्रबंधित करने और एकल डैशबोर्ड से इंटरफ़ेस को कस्टमाइज़ करने की अनुमति दी।

पहले और बाद में: वास्तविक प्रभाव

पहले महीने के भीतर परिणाम स्पष्ट थे।

पहले, प्रशासनिक टीम को डबल-बुकिंग की शिकायतें अक्सर मिलती थीं। अब, बैठक कक्ष की स्थिति हमेशा दिखाई देती है — हरा रंग उपलब्ध के लिए, लाल व्यस्त के लिए, पीला आगामी के लिए — जिससे टीमों को रिसेप्शन से पूछे बिना पता चल जाता है कि कहाँ जाना है।

पहले, कर्मचारियों को उपलब्ध कमरा ढूँढ़ने और पुष्टि करने में 3–5 मिनट लग जाते थे। आज, वे कक्ष के बाहर स्क्रीन देखते हैं या अपने कैलेंडर से सीधे बुक करते हैं, तुरंत पुष्टि के साथ।

प्रशासन टीम पहले प्रति सप्ताह कमरों के लॉजिस्टिक्स के प्रबंधन में लगभग 10 घंटे व्यतीत करती थी। अब यह समय दो घंटे से भी कम हो गया है।

अधिक महत्वपूर्ण बात यह है कि कार्यालय अब कंपनी के ब्रांड को प्रतिबिंबित करता है, जो एक सोची-समझी, अच्छी तरह से व्यवस्थित वातावरण है। कॉन्फ्रेंस रूम के टैबलेट अब वास्तुकला का हिस्सा बन गए हैं — सूक्ष्म, कार्यात्मक और पेशेवर।

ग्राहक क्या कहता है

हमें नहीं पता था कि हम कितना समय गंवा रहे थे, जब तक हमने इसे ठीक नहीं कर दिया। होपस्टार ने हमें कमरों के विवादों से छुटकारा पाने में मदद की और हमारे स्थान को आधुनिक और प्रीमियम लुक दिया। यह उन्हीं समाधानों में से एक है जो चुपचाप सबकुछ सुचारु बना देता है।
— प्रशासनिक सेवाओं के प्रमुख, अचल संपत्ति विकास मुख्यालय, मलेशिया

क्यों यह काम किया

यह तैनाती सफल रही, न कि इसलिए कि इसने लोगों की बैठकों की बुकिंग करने की पद्धति बदल दी हो, बल्कि इसलिए कि इसने अनुसूचन को दृश्यमान, विश्वसनीय और स्वचालित बना दिया। कई कमरों वाले वातावरण में काम करने वाली बड़ी टीमों के लिए दृश्यता ही सब कुछ है।

अचल संपत्ति उद्योग के लिए होपस्टार का समाधान आदर्श साबित हुआ — जहां दिखावट, दक्षता और स्केल तीनों का समान महत्व है।

आगे की ओर देखना

इस परियोजना की सफलता के बाद, ग्राहक सिंगापुर और जकार्ता में अपने क्षेत्रीय कार्यालयों में प्रणाली का विस्तार करने की योजना बना रहे हैं। वे आगंतुक प्रबंधन उपकरणों के साथ एकीकरण की भी तलाश कर रहे हैं ताकि फ्रंट-डेस्क अनुभव को और अधिक सुगम बनाया जा सके।

क्या आप अपने कार्यालय की अनुसूचना प्रणाली को बदलने में रुचि रखते हैं?

होपस्टार की मीटिंग कक्षा बुकिंग प्रदर्शन office 365, Google कैलेंडर और अन्य प्रमुख प्लेटफॉर्मों के साथ संगत हैं। ये मल्टी-लैंग्वेज UI, रिमोट डिवाइस मैनेजमेंट का समर्थन करते हैं और विभिन्न स्थानों के लिए अलग-अलग आकारों में उपलब्ध हैं।

देखें https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletया संपर्क अपने कार्यस्थान के लिए क्या संभव है, इसका पता लगाने के लिए हमारी समाधान टीम से संपर्क करें।