स्मार्टर स्पेस, बेहतर काम: एक अमेरिकी कॉर्पोरेट कार्यालय ने बैठक की दक्षता को बैठक आरक्षण टैबलेट के साथ कैसे पुनः प्राप्त किया

जब कार्यालय स्थान एक संचालन चुनौती बन जाता है

बड़े कॉर्पोरेट कार्यालयों में, मीटिंग के कमरे अक्सर विवादित क्षेत्र बन जाते हैं। डबल बुकिंग, भूत आरक्षण और अप्रयुक्त स्थान इस बहुराष्ट्रीय कंपनी के लिए समय और उत्पादकता दोनों की लागत बन चुके थे। यह स्पष्ट था कि संगठन को एक स्मार्ट, वास्तविक-समय समाधान की आवश्यकता थी—एक ऐसा समाधान जिसे मीटिंग आरक्षण टैबलेट एक पारिस्थितिकी तंत्र प्रदान कर सकता है जो मंजिलों में कक्ष की स्थिति को सिंक्रनाइज़ करे और कर्मचारियों के लिए अनुमान लगाने की आवश्यकता को खत्म कर दे।

स्पष्टता और नियंत्रण की तलाश में एक बहुराष्ट्रीय कार्यालय

ग्राहक, एक शिकागो स्थित वैश्विक प्रौद्योगिकी कंपनी, आठ मंजिलों और 60 से अधिक मीटिंग कक्षों में कार्यरत थी। संकर कार्य के तेजी से विस्तार के साथ, उनके आंतरिक प्रणाली अब इस गति के साथ बराबरी नहीं कर पा रही थीं। उन्हें एक उद्यम-ग्रेड उपकरण की आवश्यकता थी जो कैलेंडर को एकीकृत करे, दृश्यता को स्वचालित करे, और कर्मचारियों को कमरे की उपलब्धता में आत्मविश्वास प्रदान करे—एक ऐसी भूमिका जो एक कार्यालय अनुसूची टैबलेट के द्वारा स्केलेबल, डेटा-आधारित प्लेटफॉर्म के साथ पूरी तरह से भरी जा सकती थी।

पारंपरिक बुकिंग उपकरण गलत प्रबंधन को हल करने में विफल क्यों रहे

उनका पहले का Outlook कैलेंडर और मैन्युअल साइन-इन का मिश्रण स्पष्टता की तुलना में अधिक भ्रम पैदा कर रहा था। वास्तविक समय में उपक्रम (ऑक्यूपेंसी), छोड़े गए बुकिंग की स्वचालित रिहाई, या उपयोग दरों के बारे में कोई विश्वसनीय जानकारी नहीं थी। जब तक वे डिजिटल विकल्पों का मूल्यांकन करने पहुंचे, तब तक स्पष्ट हो गया था कि एक कॉन्फ्रेंस रूम टैबलेट और कक्ष अनुसूची प्रदर्शन टैबलेट उनके कार्यस्थल की आवश्यकता के अनुरूप एकीकृत दृष्टिकोण प्रदान करता था।

आठ मंजिलों में एक पूर्ण कक्ष प्रबंधन नेटवर्क का तैनातीकरण

समाधान में एक नेटवर्क स्थापित करना शामिल था उद्यम कक्ष प्रबंधन टैबलेट प्रत्येक बैठक कक्ष के बाहर। प्रत्येक उपकरण लाइव उपलब्धता, आगामी बैठकों को प्रदर्शित करता था और त्वरित आरक्षण की अनुमति देता था। माइक्रोसॉफ्ट 365 के साथ एकीकृत, कॉन्फ्रेंस अनुसूची टैबलेट कर्मचारियों की मौजूदा बुकिंग आदतों के साथ स्वचालित रूप से सिंक हो गया। सुविधा टीमों ने स्वचालित-मुक्ति, कक्ष प्राथमिकता अक्षय, और रखरखाव निर्धारण को सीधे स्मार्ट कॉन्फ्रेंस टैबलेट इंटरफ़ेस।

एक वास्तविक-समय, दीवार पर स्थान अनुकूलन अनुभव

एक बार तैनात करने के बाद, परिवर्तन तुरंत हुआ। डिजिटल बैठक कक्ष संकेत टैबलेट कर्मचारियों के लिए उपलब्धता एक झलक में जांचना आसान बना दिया, जबकि प्रकाशित स्थिति संकेतकों ने अनावश्यक बाधाओं को कम कर दिया। टीम नेताओं ने वर्कस्पेस अनुसूचन टैबलेट , जो उन्हें कई मंजिलों में खुले स्थानों को देखने में मदद करता था। सुविधा प्रबंधकों के लिए, बुद्धिमान बैठक कक्ष प्रदर्शन टैबलेट हीटमैप, पीक-आवर अंतर्दृष्टि और उपयोग पैटर्न प्रदान किए, जो रणनीतिक स्थान योजना निर्णय लेने के लिए आवश्यक थे।

उपयोग और संचालन दक्षता में महत्वपूर्ण लाभ

लॉन्च के तीन महीने बाद, संख्याएँ स्वयं बोलती थीं। घोस्ट बुकिंग में 63% की कमी आई, विवादों में तेजी से गिरावट आई, और प्रत्येक दरवाजे पर स्थापित रीयल-टाइम कक्ष उपलब्धता टैबलेट के कारण वॉक-अप आरक्षण में वृद्धि हुई। उद्यम ने कक्ष अधिग्रहण ट्रैकिंग टैबलेट और स्वचालित नो-शो रिलीज़ के समर्थन से बैठक कक्ष के उपयोग में 28% सुधार भी देखा। टीमों ने बताया कि कक्ष समन्वय अब "बिना किसी प्रयास के और सटीक" लग रहा है, जो कॉर्पोरेट बैठक प्रबंधन टैबलेट पारिस्थितिकी।

को अपनाने का सीधा परिणाम है। परिवर्तन के बारे में ग्राहक द्वारा कही गई बात

कार्यस्थल निदेशक ने कहा:
"इन टैबलेटों ने हमारे पूरे कार्यालय में पारदर्शिता ला दी। पहली बार, हम वास्तव में समझ पाए कि हमारे कमरों का उपयोग कैसे किया जा रहा है—और हम उस डेटा पर कार्रवाई कर सकते हैं।"
एक विभाग प्रमुख ने जोड़ा:
“इंटरफ़ेस सरल, विश्वसनीय और हमेशा सटीक है। यह हमारे दैनिक कार्यप्रवाह का हिस्सा बन गया है।”

दोनों टिप्पणियां लगातार प्रदर्शन के माध्यम से निर्मित विश्वास को दर्शाती हैं ऑफिस शेड्यूलिंग डिस्प्ले टैबलेट हल.

भविष्य के लिए कॉर्पोरेट स्थान अनुकूलन की एक योजना

यह मामला दर्शाता है कि एक व्यापक कार्यालय स्थान प्रबंधन टैबलेट प्रणाली बड़े उद्यमों के लिए स्थान उपयोग को कैसे आकार दे सकती है। सुविधा से परे, अंतर्दृष्टि ने क्लाइंट को कमरे के वितरण को पुनः डिज़ाइन करने, संकर कार्य प्रारूप का समर्थन करने और भविष्य की स्थान मांग की भविष्यवाणी करने में मदद की। लागत नियंत्रित करने, संचालनात्मक घर्षण को कम करने और बुद्धिमान कार्यस्थल बनाने की तलाश में बहुराष्ट्रीय कंपनियों के लिए, एक कॉर्पोरेट बैठक अनुकूलन टैबलेट का एकीकरण अनिवार्य हो रहा है—ऐच्छिक नहीं।