Étude de cas : Comment un promoteur immobilier a réduit de 90 % les conflits liés aux salles de réunion grâce aux tablettes pour salles de réunion Hopestar

En 2024, l'une des plus grandes entreprises de développement immobilier d'Asie du Sud-Est faisait face à un problème courant dans les grandes organisations : le chaos des salles de réunion. Avec plus de 35 salles de conférence réparties sur plusieurs étages de leur nouveau siège, l'absence de système centralisé de réservation créait des frictions constantes. Les équipes étaient souvent confrontées à des réservations superposées, des plannings peu clairs, et à de la confusion devant la porte lorsque deux groupes prétendaient utiliser la même salle.

Malgré l'investissement dans un environnement de bureau haut de gamme, leur système de planification interne restait cantonné aux tableurs et à des invitations de calendrier fragmentées. L'équipe administrative, déjà très sollicitée, devait gérer quotidiennement des dizaines de courriels et d'appels téléphoniques rien que pour organiser l'utilisation des salles.

C'est alors que l'entreprise a fait appel à Hopestar pour obtenir une solution évolutive et professionnelle de gestion des salles de réunion.

La solution : Une couche numérique pour chaque salle

Hopestar a proposé de déployer ses tablettes Android de 10,1 pouces pour salles de réunion , monté au mur à l'entrée de chaque salle de conférence. Les tablettes ont été conçues pour afficher la disponibilité en temps réel, afficher les détails des réunions et se synchroniser directement avec le système de calendrier Office 365 existant de l'entreprise.

Au lieu de remplacer leur processus de réservation actuel, la solution de Hopestar s'est ajoutée par-dessus — rendant chaque salle « visible » via un système centralisé tout en préservant les outils familiers pour les utilisateurs finaux.

Le déploiement a pris moins d'une semaine. Chaque salle a été équipée d'une tablette, configurée pour correspondre à l'identité visuelle de l'entreprise. L'équipe informatique a reçu une formation pour gérer les appareils à distance via la console d'administration basée sur le cloud, ce qui leur a permis de diffuser des mises à jour, de gérer l'accès des utilisateurs et de personnaliser les interfaces depuis un seul tableau de bord.

Avant et après : l'impact réel

Les résultats étaient évidents dès le premier mois.

Auparavant, l'équipe administrative recevait souvent des plaintes concernant des réservations doubles. Désormais, le statut des salles de réunion est toujours visible — vert pour disponible, rouge pour occupé, jaune pour réservé à venir — ce qui facilite grandement le repérage des salles disponibles sans avoir à consulter la réception.

Auparavant, les employés avaient besoin de 3 à 5 minutes pour trouver et confirmer une salle disponible. Aujourd'hui, ils vérifient l'écran à l'extérieur de la salle ou réservent directement depuis leur calendrier, avec une confirmation immédiate.

L'équipe administrative passait autrefois près de 10 heures par semaine à gérer la logistique des salles. Ce temps a désormais chuté à moins de deux heures.

Plus important encore, le bureau reflète désormais l'image de marque de l'entreprise en tant qu'environnement moderne et bien organisé. Les tablettes des salles de réunion sont devenues une partie intégrante de l'architecture — discrètes, fonctionnelles et professionnelles.

Témoignage du client

« Nous ne réalisions pas à quel point nous perdions du temps jusqu'à ce que nous résolvions le problème. Hopestar nous a aidés à éliminer les conflits de réservation de salles et a donné à nos espaces un sentiment de modernité et de qualité bien supérieur. C’est le genre de solution qui améliore discrètement l’ensemble du processus. »
— Responsable des Services Administratifs, Siège de l'Immobilier, Malaisie

Pourquoi cela a fonctionné

Ce déploiement a connu un succès non pas parce qu’il a changé la manière dont les personnes réservaient leurs réunions, mais parce qu’il a rendu le planning visible, fiable et automatisé. Pour les grands groupes travaillant dans des environnements avec plusieurs salles, la visibilité est essentielle.

La solution de Hopestar s’est révélée idéale pour le secteur immobilier — domaine dans lequel l’apparence, l’efficacité et la capacité d’extension ont une égale importance.

Perspectives d'Avenir

Suite au succès de ce projet, le client prévoit d’étendre le système à ses bureaux régionaux de Singapour et de Jakarta. Il envisage également une intégration avec des outils de gestion des visiteurs afin de rendre l’expérience à l’accueil encore plus fluide.

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Hopestar’s écrans de réservation de salles de réunion sont compatibles avec Office 365, Google Calendar et autres plateformes majeures. Ils prennent en charge l'interface utilisateur multilingue, la gestion à distance des appareils et sont disponibles en plusieurs tailles adaptées à différents types d'espaces.

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