Menestyksen tarina: Kuinka kiinteistökehittäjä vähensi kokoustilavälikohtaukset 90 %:lla Hopestarin kokoustilapadilla

Vuonna 2024 yksi Kaakkois-Aasian suurimmista kiinteistökehitysyhtiöistä kohtasi ongelman, joka on yleinen suurissa organisaatioissa – kokoustilavillitys. Yli 35 kokoustilan ollessa hajaannettuna usealle kerrokselle uudessa pääkonttorissa, keskittämätön varausjärjestelmä aiheutti jatkuvaa hankaluuksia. Tiimit olivat usein turhautuneita päällekkäisten varausten, epäselvien aikataulujen ja tilojen edessä ilmenevän sekavuuden vuoksi, kun kaksi ryhmää väitteli samasta tilasta.

Huolimatta sijoituksesta premium-luokan toimistoympäristöön, sisäinen ajanvaraus oli edelleen jumissa taulukkolaskennan ja hajanaisen kalenterikutsujen käyttöön. Jo valmiiksi resurssipulaisten hallintoryhmien piti käsitellä päivittäin kymmeniä sähköposteja ja puheluita vain voidakseen hallita tilojen käyttöä.

Juuri silloin yritys päätti turvautua Hopestarin tarjoamaan skaalautuvaan ja ammattitaitoiseen kokoustilanäyttöratkaisuun.

Ratkaisu: Digitaalinen kerros jokaiseen tilaan

Hopestar ehdotti laajennettavansa 10,1 tuuman Android-pohjaisia kokoustilakoneita , seinäkiinnitetyt jokaisen konferenssihuoneen ovelle. Pidätykset oli suunniteltu näyttämään reaaliaikainen käytettävyys, näyttämään kokousdetaljit ja synkronoitumaan suoraan yrityksen olemassa olevan Office 365 -kalenterijärjestelmän kanssa.

Hopestarin ratkaisu ei korvannut heidän nykyistä varausprosessiaan, vaan se oli sen päällä – tekemällä jokaisesta huoneesta ”näkyvän” keskitetyn järjestelmän kautta säilyttämällä samalla käyttäjille tutut työkalut.

Asennus kesti alle viikon. Jokainen huone varustettiin tabletilla, joka oli konfiguroitu vastaamaan yrityksen brändi-identiteettiä. IT-tiimi sai koulutusta laitteiden etähallintaan pilvipohjaisen hallintakonsolin kautta, mikä mahdollisti päivitysten lähettämisen, käyttöoikeuksien hallinnan ja käyttöliittymien räätälöinnin yhdestä hallintapaneelista.

Ennen ja jälkeen: Todellinen vaikutus

Tulokset olivat selkeitä jo ensimmäisen kuukauden aikana.

Aikaisemmin hallintotiimi sai usein valituksia kaksoisvarauksista. Nyt kokoustilojen tila on aina näkyvissä — vihreä tarkoittaa vapaata, punainen varattua ja keltainen tulevaa varausta, mikä tekee tiimeistä helppoa tietää, minne mennä ilman tarvetta tarkistaa vastaanotossa.

Aikaisemmin työntekijöillä kesti 3–5 minuuttia löytää ja vahvistaa käytettävissä oleva huone. Nykyään he tarkistavat näytön huoneen ulkopuolelta tai varaa suoraan kalenteristaan välittömällä vahvistuksella.

Hallintotiimi käytti aiemmin lähes 10 tuntia viikossa tilojen logistiikkaan. Nyt se on vähentynyt alle kahteen tuntiin.

Tärkeämpää on, että toimisto heijastaa nyt yrityksen brändiä nykyaikaisena, järjestelmällisenä ympäristönä. Kokoushuoneiden tabletit ovat tulleet osaksi arkkitehtuuria — hienostuneet, toimivat ja ammattimaiset.

Asiakkaan kommentti

emme tielleet, kuinka paljon aikaa meillä oli meneillään, ennen kuin saimme sen korjattua. Hopestar auttoi meitä pääsemään eroon tilaongelmista ja antoi tilalle modernimman ja premium-tyylisemmän oloon. Se on yksi niistä ratkaisuista, jotka hiljaisesti tekevät kaiken sujuvammaksi.
— Hallintopalveluiden päällikkö, Kiinteistökehityksen keskus, Malesia

Miksi se toimi

Tämä käyttöönotto onnistui ei niinkään siksi, että se muutti tapaa, jolla ihmiset varasivat kokouksia, vaan siksi, että se teki aikataulukseen liittyvistä näkyviä, luotettavia ja automatisoituja. Suurille tiimeille monien tilojen ympäristöissä näkyvyys on kaikki kaikessa.

Hopestarin ratkaisu osoittautui ideaaliseksi kiinteistöalan tarpeisiin — jossa ulkonäkö, tehokkuus ja skaala ovat yhtä tärkeitä.

Tulevaisuuteen katsominen

Tämän projektin onnistumisen jälkeen asiakas aikoo laajentaa järjestelmää myös alueellisiin toimistoihinsa Singaporeen ja Jakartaan. He tutkivat myös integraatiota vierailunhallintatyökaluihin, jotta etuoven kokemus saataisiin vielä sulavammaksi.

Haluaisitko muuttaa toimiston aikataulutusta?

Hopestarin kokoushuoneen varausnäytöt ovat yhteensopivia Office 365:n, Google Calendarin ja muiden pääasiallisten alustojen kanssa. Ne tukevat monikielistä käyttöliittymää, etälaitehallintaa ja ne ovat saatavilla useissa kootuksissa erityyppisiin tiloihin.

Vieraile https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tablettai ota yhteyttä ratkaisuryhmämme tutustumaan siihen, mitä on mahdollista toteuttaa työtiloissasi.