Ajastuksen kaaoksesta älykkääseen tehokkuuteen: Miten Yhdysvaltalainen monikansallinen yritys optimoi kokousten hallinnan kokousvarausnäytöllä

Kokoustilojen sekasorron piilotetut kustannukset

Globaalien yritysten, erityisesti monikerroksisten toimistojen kanssa, tapaamistilat ovat sekä varallisuutta että jatkuva turhautumisen lähde. Työntekijät tuhlaavat aikaa saatavilla olevien huoneiden etsimiseen, kaksoisvaraukset häiritsevät yhteistyötä ja tilojen huoltotiimit painivat alikäytön tai väärinkäytön kanssa. Nämä tehottomuudet heikentävät ei ainoastaan tuottavuutta, vaan aiheuttavat myös kitkaa arjen toiminnassa. Monet organisaatiot ovat tajunneet, että nykyiset järjestelmänsä – manuaaliset varausnäytöt, vanhentuneet kalenterit tai hajanaiset sovellukset – eivät riitä tarjoamaan reaaliaikaista näkyvyyttä. Täsmälleen tähän tilanteeseen oli joutunut Yhdysvalloissa sijaitseva johtava monikansallinen yritys, jonka työvoima kasvoi ja jolla oli kiireellinen tarve tehostaa aikataulutusta.

Globaali toimisto etsii järjestystä

Asiakas, Fortune 500 -luokan ammatillinen palveluliitto, jolla on toimistot Pohjois-Amerikassa, Euroopassa ja Aasiassa, joutui kasvamaan paineeseen optimoida pääkonttoriansa New Yorkissa. Yli 50 konferenssisalaa useilla kerroksilla, työntekijät valittivat usein kävelemisestä oletettavasti "vapaa" huoneisiin, jotka olivat jo käytössä. IT-osasto ilmoitti myös, että lippuja oli kerätty kokousten ristiriitojen ja epäluotettavan varausohjelmiston vuoksi. Johto ymmärsi, että hajanaiset aikataulutusjärjestelmät - vähentävät tehokkuutta ja vahingoittavat työntekijöiden moraalia. He etsivät ratkaisua, joka integroituisi saumattomasti olemassa oleviin yritysalustoihin ja tarjoisi modernin, käyttäjäystävällisen käyttöliittymän. .

Vaikeus: Ajan menettäminen ja luottamuksen rikkominen

Kipualueet olivat selkeät:

• Kaksoisvaraukset ja aave-tapaamiset :Työntekijät varasivat huoneet, mutta eivät usein peruneet käyttämättömiä tilaa, joten tilat olivat tyhjillään, mutta vielä käytettävissä.

• Oikeaa aikaa ei ole näkyvissä :Työryhmän jäsenillä ei ollut nopeaa tapaa nähdä, oliko huone oikeasti vapaa.

• Hallinnollinen taakka :Tilakeskusten vastuuhenkilöt käyttivät tunteja käyttötilastojen manuaaliseen tarkistamiseen, mikä teki mahdottomaksi seurata todellista kokoustilojen käyttöastetta.

Asiakas tarvitsi yrityksen tilanhallintatabletti ratkaisun, joka pystyy käsittelemään reaaliaikaisia varauksia, tukemaan monikerroksista näkyvyyttä ja tarjoamaan ammattimaisen digitaalisen näytön jokaisen konferenssihuoneen ulkopuolelle.

Ratkaisu: Älykkään kokoustaulukko-ekosysteemin käyttöönotto

Arvioiduttuaan useita toimittajia yritys valitsi räätälöidyn Kokousvaraus tabletti ratkaisun. kokoustilataulukko asennettiin seinälle huoneen ulkopuolelle toimimaan reaaliaikaisena huoneen varausnäyttöä näytönä. Laitteet integroitui suoraan asiakkaan Microsoft 365 -ympäristöön ja synkronoituivat Outlook-kalenterien kanssa reaaliajassa.

Keskeisiin ominaisuuksiin kuului:

• Välitön varaus ja rekisteröityminen :Työntekijät voivat varata, aloittaa tai perua kokouksia suoraan toimiston varausnäytöllä .

• Tilakiintyvyysseuranta :The konferenssitabletti näytti reaaliaikaisen saatavuuden, estäen kävijöiden saapumisen ilman varausta ja sekavuuden.

• Keskitetty tietolautta :Tilojen huoltotiimeillä oli pääsy analytiikkaan tilojen käytöstä, peruutuksista ja huippukysynnästä.

• Mukautettu bränditys ja käyttöliittymä :The yrityksen tilanhallintatabletti käyttöliittymä muokattiin vastaamaan yrityksen visuaalista ilmettä, vahvistaen ammattimaista ilmettä kaikilla kerroksilla.

Käyttöönotto alkoi 20 laitteella kysyttyjen tilojen keskuudessa ennen kuin laajennettiin kaikkiin 50 kokoustilaan kuuden kuukauden kuluessa.

Jokapäiväinen käyttö: työntekijöistä johtajille

Muutos oli lähes välittömästi nähtävissä. Työntekijä, joka saapui kokoukseen, voisi vilkaista digiitri kokoushuoneen ilmoittelu , nähdä onko tila vapaana, ja napauttaa kokousten aikataulutustabletti varauksen pidentämiseksi tai vapauttamiseksi. Tiimit, jotka liikkuivat kerroksien välillä, käyttivät reellisen ajan varausnäyttöä tunnistamaan saatavilla olevat tilat keskeyttämättä meneillään olevia istuntoja.

Järjestelmän ylläpitäjille toimiston aikataulusuunnittelun näyttölaitteet yksinkertaistivat elämää huomattavasti. Peruutusten, keskimääräisen käyttöajan ja toistuvien paikallaolojen tiedot syötettiin suoraan järjestelmään yritysten kokousratkaisu kojelauta. IT-tuen tukupyyntöjen määrä varauksiin liittyen väheni lähes 60 %, ja tiloista saatiin todellinen kuva työtilojen käytöstä päätoimistossa .

Mittattavat hyödyt tehokkuudessa

Kolmen kuukauden kokoontumisen jälkeen yritys raportoi:

• 30 %:n parannus huoneiden käytössä , joka johtui automaattisesta varausten vapauttamisesta.

• 45 %:n vähennys työntekijöiden valituksissa huoneiden saatavuudesta.

• 60 % vähemmän IT-tukipyyntöjä johtuen aikataulusuunnitteluvirheistä.

• Johdonmukainen yhteistyö eri kerrosten välillä , ja työntekijät mainitsivat säästettyjä aikoja käytettävissä olevien kokoustilojen löytämisessä.

CFO totesi myöhemmin, että olemassa olevan tilan optimointi kokoustilavarausautomaatiolla lykättiin kalliiden toimiston laajennustarpeen—epäsuora, mutta merkittävä taloudellinen voitto.

Asiakkaiden näkemyksiä siirtymästä

Yksi kiinteistöpäällikkö tiivisti asian lyhyesti: “Aikaisemmin tuntui siltä, että kokoustilojen hallinta oli joka päiväinen kriisinhallintaa. Nyt se on konferenssisala-varausjärjestelmä toimii taustalla, ja työntekijät luottavat siihen, mitä näkevät näytöllä. Se on täysin muuttanut sen, kuinka sujuvasti toimistomme toimii.

IT-johtaja toisti tunteen: “Se yritysten kokoustilaratkaisu sopii täydellisesti infrastruktuuriimme. Meidän ei tarvinnut uudistaa työnkulkujamme – kaikki vain muuttui näkyvämmäksi ja luotettavammaksi.

Laajempia oppeja globaaleille yrityksille

Tämä tapaus kuvastaa enemmän kuin yhden yrityksen menestystä – se heijastaa kasvavaa trendiä yritysten toimistojen hallinnassa. Monikansallisille yrityksille on tullut aika investoida digitaaliseen toimistohuoneen tablet-tietokoneeseen tai älykkääseen huoneräätälöintijärjestelmään ei ole enää ylellisyys, vaan välttämättömyys. Reaaliaikainen näkyvyys, integraatio yrityksen työkaluihin ja hyödynnettävissä olevat analytiikkapalvelut muodostavat perustan älykkäämmille työtilapäätöksille.

Hyväksymällä kokoustilakäyttöliittymätekniikka , yritykset voivat muuttaa aikataulutuksen kaaoksesta rakennetun, läpinäkyvän prosessin. Yhdysvaltalaisen asiakkaan matka osoittaa, että tehokkuus ja luottamus työpaikalla ovat erottamattomia – ja että hyvin toteutettu yrityksen tilankäytön hallintajärjestelmä voi tuottaa mitattavia tuloksia eri alueilla, tiimeissä ja aikavyöhykkeillä.