داستان موفقیت: یک توسعه‌دهنده املاک چگونه با استفاده از تبلت‌های Hopestar برای اتاق‌های کنفرانس، تعارضات اتاق‌های جلسات را 90٪ کاهش داد؟

در سال ۲۰۲۴، یکی از بزرگترین شرکت‌های توسعه املاک جنوب شرق آسیا با یک مشکل رایج در سازمان‌های بزرگ مواجه شد— فراموشی و شلوغی در زمان‌بندی اتاق‌های جلسات. با وجود بیش از ۳۵ اتاق کنفرانس در سراسر چندین طبقه در دفتر جدید آن‌ها، عدم وجود یک سیستم مرکزی رزرو اتاق، باعث ایجاد اختلالات مداومی شد. تیم‌ها اغلب به دلیل همپوشانی رزروها، برنامه‌های نامشخص و سردرگمی در برابر درب اتاق وقتی دو گروه ادعا می‌کردند که اتاق را رزرو کرده‌اند، ناراحت بودند.

با اینکه در محیطی لوکس اداری سرمایه‌گذاری کرده بودند، زمان‌بندی داخلی آن‌ها در گروه‌های اکسل و دعوت‌نامه‌های پراکنده تقویمی گیر کرده بود. تیم اداری شرکت که از قبل هم درگیر کارهای متعدد بود، روزانه ده‌ها ایمیل و تماس تلفنی را برای مدیریت استفاده از اتاق‌ها پاسخ می‌داد.

در همین زمان بود که شرکت تصمیم گرفت به سراغ Hopestar برود تا راه‌حلی قابل اجرا و حرفه‌ای برای نمایش اطلاعات اتاق‌های جلسات فراهم کند.

راه‌حل: لایه‌ای دیجیتال برای هر اتاق

Hopestar پیشنهاد داد که از تبلت‌های خود ۱۰٫۱ اینچی مبتنی بر اندروید برای اتاق‌های کنفرانس استفاده کند , در ورودی هر اتاق کنفرانس به دیوار نصب شده بودند. طراحی تبلت‌ها به‌گونه‌ای بود که امکان مشاهدهٔ زمان واقعی دسترسی، نمایش جزئیات جلسه و همگام‌سازی مستقیم با سیستم تقویم Office 365 شرکت را فراهم کند.

راهکار Hopestar به جای جایگزینی فرآیند فعلی رزرو، لایه‌ای روی آن ایجاد کرد — به این ترتیب که هر اتاق را از طریق یک سیستم متمرکز «قابل‌مشاهده» کرد، در حالی که ابزارهای آشنا را برای کاربران نهایی حفظ کرد.

نصب سیستم کمتر از یک هفته طول کشید. هر اتاق با یک تبلت تجهیز شد که امکانات آن با شناسهٔ برندی شرکت هماهنگ شده بود. تیم فناوری اطلاعات آموزش‌دیده شد تا بتواند دستگاه‌ها را به‌صورت از راه دور از طریق کنسول مدیریت مبتنی بر ابری مدیریت کند، که این امکان را فراهم می‌کرد تا آن‌ها بتوانند به‌روزرسانی‌ها را اعمال کنند، دسترسی کاربران را مدیریت کنند و از یک داشبورد واسط‌ها را سفارشی‌سازی کنند.

قبل و بعد: تأثیر واقعی

نتایج در ماه اول به‌خوبی مشهود بودند.

در گذشته، تیم اداری به طور مکرر شکایت‌هایی در مورد رزروهای دوگانه دریافت می‌کرد. اکنون وضعیت اتاق‌های جلسات همیشه قابل مشاهده است — سبز برای در دسترس، قرمز برای اشغال شده، زرد برای زمان‌های آینده — که این امر برای تیم‌ها امکان‌پذیر می‌کند بدون نیاز به چک کردن از طریق پذیرش، محل مناسب را بیابند.

در گذشته، کارمندان ۳ تا ۵ دقیقه وقت می‌گذاشتند تا یک اتاق خالی پیدا و رزرو کنند. امروزه آنها وضعیت اتاق را از روی صفحه نمایش خارج از اتاق چک می‌کنند یا مستقیماً از تقویم خود رزرو می‌کنند و تأیید فوری دریافت می‌کنند.

تیم اداری قبلاً تقریباً ۱۰ ساعت در هفته را صرف مدیریت منطقیات اتاق‌ها می‌کرد. این زمان اکنون به کمتر از دو ساعت کاهش یافته است.

مهم‌تر از همه، دفتر کار اکنون هویت شرکت را به عنوان یک محیط پیشرو و خوب سازمان‌یافته منعکس می‌کند. تبلت‌های اتاق‌های کنفرانس به بخشی از معماری تبدیل شده‌اند — ظریف، کاربردی و حرفه‌ای.

نظر مشتری

«در واقع فهمیدیم که چقدر از وقت خود را از دست می‌دادیم تا زمانی که مشکل را حل کردیم. هاپ‌استار به ما کمک کرد تا تعارضات در مورد اتاق‌ها را از بین ببریم و فضای ما را بسیار مدرن‌تر و لوکس‌تر کند. این یکی از آن راه‌حل‌هایی است که به‌صورت صبورانه همه چیز را روان‌تر می‌کند.»
— مدیر خدمات اداری، مرکز توسعه املاک، مالزی

دلیل موفقیت

این پیاده‌سازی به این دلیل موفق بود که نحوه رزرو اتاق‌های جلسه را تغییر نداد، بلکه برنامه‌ریزی را قابل مشاهده، قابل اعتماد و خودکار کرد. برای تیم‌های بزرگ در محیط‌های چنداتاقی، دیده‌شدنی همه چیز است.

راه‌حل هاپ‌استار برای صنعت املاک بسیار مناسب بود — صنعتی که ظاهر، کارایی و گستردگی اهمیت یکسانی دارند.

نگاهی به آینده

با توجه به موفقیت این پروژه، مشتری قصد دارد سیستم را به دفاتر منطقه‌ای خود در سنگاپور و جاکارتا گسترش دهد. همچنین در حال بررسی ادغام آن با ابزارهای مدیریت بازدیدکنندگان هستند تا تجربه‌ای یکپارچه‌تری در منطقه میز خدمات ایجاد کنند.

آیا علاقه‌مند به دگرگون کردن برنامه‌ریزی دفتر کار خود هستید؟

هاپ‌استار نماهنگ‌های رزرو اتاق مذاکره با Office 365، Google Calendar و دیگر پلتفرم‌های اصلی سازگار هستند. این محصولات از رابط کاربری چندزبانه، مدیریت از راه دور دستگاه‌ها پشتیبانی می‌کنند و در اندازه‌های مختلف برای انواع فضاهای داخلی در دسترس هستند.

به https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletیا تماس تیم راه‌حل ما را برای بررسی امکاناتی که برای فضای کاری شما فراهم می‌شود، مشورت کنید.