فضای هوشمندتر، کار بهتر: چگونه یک دفتر شرکتی در آمریکا با استفاده از تبلت رزرو جلسات، کارایی جلسات را بهبود بخشید

هنگامی که فضای دفتری به چالش عملیاتی تبدیل می‌شود

در دفاتر بزرگ شرکتی، اتاق‌های جلسات اغلب به منطقه مناقشه تبدیل می‌شوند. رزروهای دوگانه، رزروهای معوق و فضاهای خالی، این شرکت چندملیتی را از نظر زمان و بهره‌وری هزینه‌بر کرده بود. واضح بود که سازمان به راه‌حلی هوشمندتر و لحظه‌ای نیاز دارد—راه‌حلی که یک تبلت رزرو جلسه اکوسیستم بتواند با همگام‌سازی وضعیت اتاق‌ها در سراسر طبقات و حذف حدس و گمان برای کارکنان فراهم کند.

یک دفتر چندملیتی در جستجوی شفافیت و کنترل

مشتری، یک شرکت فناوری جهانی مستقر در شیکاگو، در هشت طبقه و بیش از ۶۰ اتاق جلسه فعالیت می‌کرد. با گسترش سریع کار ترکیبی، سیستم‌های داخلی آن‌ها دیگر قادر به پیش‌رفت نبودند. آن‌ها به ابزاری در سطح سازمانی نیاز داشتند که تقویم‌ها را یکپارچه کند، دید قابلیت مشاهده را خودکار کند و به کارکنان اطمینان دهد که اتاق‌ها در دسترس هستند—وظیفه‌ای که کاملاً مناسب یک تبلت زمان‌بندی دفتر مجهز به یک پلتفرم مقیاس‌پذیر و مبتنی بر داده بود.

چرا ابزارهای سنتی رزرو اتاق نتوانستند مشکل سوء مدیریت را حل کنند

ترکیب قبلی آن‌ها از تقویم‌های Outlook و ورود دستی، سردرگمی بیشتری نسبت به وضوح ایجاد کرده بود. هیچ اطلاعاتی در مورد اشغال لحظه‌ای، آزادسازی خودکار رزروهای رها شده و یا بینش قابل اعتمادی در مورد نرخ استفاده وجود نداشت. تا زمانی که گزینه‌های دیجیتال را ارزیابی کردند، مشخص شد که یک تبلت اتاق کنفرانس و تبلت نمایش زمان‌بندی اتاق رویکرد یکپارچه‌ای را ارائه می‌دهد که فضای کار آن‌ها نیاز داشت.

اجرا کردن یک شبکه مدیریت کامل اتاق در هشت طبقه

راه‌حل شامل نصب یک شبکه از تبلت‌های مدیریت اتاق سازمانی در خارج از هر اتاق جلسه. هر دستگاه امکان نمایش وضعیت موجودی، جلسات آینده و رزرو فوری را فراهم می‌کرد. این سیستم با مایکروسافت 365 یکپارچه شده بود و تبلت زمان‌بندی کنفرانس به‌صورت خودکار با عادات رزرو فعلی کارکنان همگام‌سازی می‌شد. تیم‌های تأسیسات همچنین قوانینی مانند آزادسازی خودکار، تخصیص اولویت اتاق و زمان‌بندی تعمیر و نگهداری را مستقیماً از طریق تبلت کنفرانس هوشمند رابط.

تجربه بهینه‌سازی فضای لحظه‌ای، روی دیوار

پس از راه‌اندازی، دگرگونی بلافاصله مشهود شد. این تبلت نمایش دیجیتال اتاق جلسه بررسی وضعیت دسترسی را با یک نگاه ساده کرد، در حالی که نشانگرهای وضعیت روشن شده باعث کاهش وقفه‌های غیرضروری شدند. سرپرستان تیم‌ها از تبلت زمان‌بندی فضای کار که به آن‌ها کمک می‌کرد فضاهای خالی در چندین طبقه را مشاهده کنند، قدردانی کردند. برای مدیران تأسیسات، این تبلت نمایش هوشمند اتاق جلسه نقشه‌های گرمایی، بینش‌های ساعات اوج و الگوهای استفاده را ارائه می‌داد که برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک در برنامه‌ریزی فضا ضروری بودند.

بهبود قابل توجه در بهره‌وری و کارایی عملیاتی

سه ماه پس از راه‌اندازی، اعداد خودشان سخن گفتند. رزروهای غیرفعال ۶۳٪ کاهش یافت، تعارضات به شدت کم شد و رزروهای حضوری افزایش یافت بخاطر تبلت دسترسی لحظه‌ای به اتاق‌ها در هر در. سازمان همچنین شاهد بهبود ۲۸٪ در میزان استفاده از اتاق‌های جلسه بود، که با کمک تبلت ردیابی اشغال اتاق و آزادسازی خودکار نوبت‌های از دست رفته محقق شد. تیم‌ها گزارش دادند که هماهنگی اتاق‌ها "بدون زحمت و دقیق" به نظر می‌رسد، که نتیجه مستقیم به کارگیری اکوسیستم تبلت مدیریت جلسات شرکتی است.

نظر مشتری درباره دگرگونی

مدیر فضای کار اظهار کرد:
این تبلت‌ها وضوح کاملی به دفتر کار ما بخشیدند. برای اولین بار، ما واقعاً متوجه شدیم که اتاق‌های ما چگونه استفاده می‌شوند و می‌توانیم بر اساس این داده‌ها اقدام کنیم.
یک مدیر بخش افزود:
رابط کاربری ساده، قابل اعتماد و همیشه دقیق است. این ابزار بخشی از جریان کار روزانه ما شده است.

هر دو نظر، اعتمادی را منعکس می‌کنند که از طریق عملکرد پایدار تبلت نمایش زمان‌بندی دفتر راه‌حل.

چارچوبی برای بهینه‌سازی فضای شرکتی در آینده

این مورد نشان می‌دهد که چگونه یک سیستم جامع سیستم مدیریت فضای دفتری با تبلت می‌تواند استفاده از فضا را در شرکت‌های بزرگ دگرگون کند. فراتر از راحتی، این بینش‌ها به مشتری کمک کرد تا توزیع اتاق‌ها را بازطراحی کند، الگوهای کار ترکیبی را پشتیبانی کند و تقاضای آینده برای فضا را پیش‌بینی کند. برای شرکت‌های چندملیتی که به دنبال کنترل هزینه‌ها، کاهش اصطکاک‌های عملیاتی و ایجاد محیط‌های کاری هوشمندتر هستند، ادغام یک تبلت بهینه‌سازی جلسات شرکتی در حال تبدیل شدن به ضرورتی است، نه یک گزینه.