Historia de Éxito: Cómo un Desarrollador Inmobiliario Redujo en un 90% los Conflictos por Salas de Reunión con las Tablets de Hopestar

En 2024, una de las empresas inmobiliarias más grandes del Sureste Asiático enfrentaba un problema común en organizaciones grandes: el caos en las salas de reuniones. Con más de 35 salas de conferencias distribuidas en varios pisos de su nueva sede, la falta de un sistema centralizado de reservas generaba constantes conflictos. Los equipos solían frustrarse por reservas superpuestas, horarios poco claros y confusión frente a la puerta cuando dos grupos reclamaban la misma sala.

A pesar de haber invertido en un entorno de oficina premium, su sistema interno de programación seguía basándose en hojas de cálculo y en invitaciones de calendario fragmentadas. El equipo administrativo, ya sobrecargado, recibía docenas de correos electrónicos y llamadas diariamente solo para gestionar el uso de las salas.

Fue entonces cuando la empresa recurrió a Hopestar para obtener una solución escalable y profesional para las pantallas de sala de reuniones.

La Solución: Una Capa Digital para Cada Sala

Hopestar propuso implementar sus tabletas para salas de reuniones basadas en Android de 10.1 pulgadas , montadas en la pared en la entrada de cada sala de conferencias. Los dispositivos fueron diseñados para mostrar la disponibilidad en tiempo real, mostrar los detalles de las reuniones y sincronizarse directamente con el sistema de calendario existente de la empresa en Office 365.

En lugar de reemplazar su flujo de trabajo actual de reservas, la solución de Hopestar se implementó sobre él, haciendo que cada sala fuera "visible" a través de un sistema centralizado, al mismo tiempo que se preservaban las herramientas familiares para los usuarios finales.

La implementación tomó menos de una semana. Cada sala fue equipada con una tablet, configurada para coincidir con la identidad corporativa de la empresa. El equipo de TI recibió capacitación para gestionar los dispositivos de forma remota a través de la consola de administración basada en la nube, lo que les permitió enviar actualizaciones, gestionar el acceso de los usuarios y personalizar las interfaces desde un único panel de control.

Antes y después: El impacto real

Los resultados fueron evidentes dentro del primer mes.

Anteriormente, el equipo administrativo recibía con frecuencia quejas sobre reservas dobles. Ahora, el estado de las salas de reuniones siempre es visible: verde para disponible, rojo para ocupado, amarillo para próxima ocupación, lo que facilita a los equipos saber a dónde dirigirse sin necesidad de consultar con recepción.

Antes, los empleados necesitaban de 3 a 5 minutos para encontrar y confirmar una sala disponible. Hoy, revisan la pantalla exterior o reservan directamente desde su calendario, con confirmación inmediata.

El equipo administrativo solía dedicar casi 10 horas semanales a la gestión logística de salas. Ese tiempo ha disminuido a menos de dos horas.

Más importante aún, la oficina ahora refleja la imagen de la empresa como un entorno innovador y bien organizado. Las tabletas en las salas de conferencias se han convertido en parte de la arquitectura: discretas, funcionales y profesionales.

Lo que dice el cliente

“No nos dimos cuenta de cuánto tiempo estábamos perdiendo hasta que lo solucionamos. Hopestar nos ayudó a eliminar conflictos de salas y le dio a nuestro espacio una sensación mucho más moderna y premium. Es una de esas soluciones que silenciosamente hacen que todo funcione mejor.”
— Jefe de Servicios Administrativos, Sede de Desarrollo Inmobiliario, Malasia

Por qué funcionó

Esta implementación tuvo éxito no porque cambió la forma en que las personas reservaban reuniones, sino porque hizo que la programación fuera visible, confiable y automatizada. Para equipos grandes en entornos con múltiples salas, la visibilidad lo es todo.

La solución de Hopestar resultó ideal para la industria inmobiliaria — donde la apariencia, la eficiencia y la capacidad de escalamiento son igualmente importantes.

Mirando hacia el Futuro

Tras el éxito de este proyecto, el cliente planea expandir el sistema a sus oficinas regionales en Singapur y Yakarta. También están explorando la integración con herramientas de gestión de visitantes para crear una experiencia más fluida en la recepción.

¿Interesado en transformar la programación de tu oficina?

Hopestar’s pantallas de reserva de sala de reuniones son compatibles con Office 365, Google Calendar y otras plataformas principales. Soportan interfaz de usuario multidioma, gestión remota de dispositivos y están disponibles en múltiples tamaños para diferentes tipos de espacios.

Visite https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tableto contacto nuestro equipo de soluciones para explorar lo que es posible para su espacio de trabajo.