Ιστορία Επιτυχίας: Πώς ένας Επενδυτής Ακινήτων Μείωσε τις Συγκρούσεις Αιθουσών Συνεδριάσεων κατά 90% με τις Ηλεκτρονικές Συσκευές Αιθουσών Συνεδριάσεων της Hopestar

Το 2024, μία από τις μεγαλύτερες εταιρείες ακίνητης περιουσίας στην Νοτιοανατολική Ασία αντιμετώπισε ένα πρόβλημα που είναι συχνό σε μεγάλους οργανισμούς – χάος στις αίθουσες συνεδριάσεων. Με πάνω από 35 αίθουσες συνεδριάσεων διασκορπισμένες σε πολλαπλούς ορόφους στα νέα γραφεία της, η έλλειψη ενός κεντρικού συστήματος κρατήσεων δημιουργούσε συνεχείς τριβές. Οι ομάδες είχαν συχνά προβλήματα με επικαλυπτόμενες κρατήσεις, ασαφείς προγραμματισμούς και σύγχυση έξω από την πόρτα όταν δύο ομάδες διεκδικούσαν την ίδια αίθουσα.

Παρότι είχε επενδύσει σε ένα premium εργασιακό περιβάλλον, η εσωτερική διαχείριση των ωρών ήταν εγκλωβισμένη σε υπολογιστικά φύλλα και διασπαρμένες προσκλήσεις ηλεκτρονικού ημερολογίου. Η διοικητική ομάδα της εταιρείας, η οποία ήδη είχε περιορισμένους πόρους, δεχόταν δεκάδες ηλεκτρονικά μηνύματα και τηλεφωνήματα ημερησίως μόνο και μόνο για να διαχειριστεί τη χρήση των αιθουσών.

Εκείνη τη στιγμή, η εταιρεία στράφηκε στη Hopestar για μια κλιμακούμενη, επαγγελματική λύση οθόνης αιθουσών συνεδριάσεων.

Η Λύση: Ένα Ψηφιακό Επίπεδο για Κάθε Αίθουσα

Η Hopestar πρότεινε να εγκαταστήσει τις 10.1 ιντσών πινακίδες αιθουσών συνεδριάσεων με βάση το Android , τοποθετημένο στον τοίχο στην είσοδο κάθε αίθουσας συνεδριάσεων. Τα tablet σχεδιάστηκαν ώστε να δείχνουν την πραγματική διαθεσιμότητα, να εμφανίζουν τις λεπτομέρειες της συνάντησης και να συγχρονίζονται απευθείας με το υπάρχον σύστημα ηλεκτρονικού ημερολογίου Office 365 της εταιρείας.

Αντί να αντικαταστήσει την τρέχουσα διαδικασία κράτησης, η λύση της Hopestar επεκτάθηκε πάνω από αυτήν – καθιστώντας κάθε αίθουσα "ορατή" μέσω ενός κεντρικού συστήματος, ενώ διατηρούσε τα γνωστά εργαλεία για τους τελικούς χρήστες.

Η εγκατάσταση διήρκεσε λιγότερο από μία εβδομάδα. Κάθε αίθουσα εξοπλίστηκε με ένα tablet, το οποίο είχε ρυθμιστεί ώστε να ανταποκρίνεται στην ταυτότητα της εταιρείας. Η ομάδα ΤΠ εκπαιδεύτηκε ώστε να διαχειρίζεται τις συσκευές εξ αποστάσεως μέσω της πλατφόρμας διαχείρισης βασισμένης στο cloud, κάτι που τους επέτρεψε να εφαρμόζουν ενημερώσεις, να διαχειρίζονται την πρόσβαση των χρηστών και να προσαρμόζουν τα διεπαφής από μία και μόνο κονσόλα.

Πριν και Μετά: Το πραγματικό αποτέλεσμα

Τα αποτελέσματα ήταν ξεκάθαρα εντός του πρώτου μήνα.

Προηγουμένως, η διοικητική ομάδα έλαβε συχνά καταγγελίες σχετικά με διπλές κρατήσεις. Τώρα, η κατάσταση των αιθουσών συνεδριάσεων είναι πάντα ορατή — πράσινη για διαθέσιμη, κόκκινη για κατειλημμένη, κίτρινη για επερχόμενη — καθιστώντας εύκολο για τις ομάδες να γνωρίζουν πού να πάνε, χωρίς να χρειάζεται να ελέγξουν με τη ρεσεψιόν.

Παλαιότερα, οι υπάλληλοι χρειάζονταν 3–5 λεπτά για να βρουν και να επιβεβαιώσουν μια διαθέσιμη αίθουσα. Σήμερα, ελέγχουν την οθόνη εκτός ή κάνουν κράτηση απευθείας από το ημερολόγιό τους, με άμεση επιβεβαίωση.

Η διοικητική ομάδα ξοδεύε σχεδόν 10 ώρες την εβδομάδα διαχειριζόμενη τη λογιστική των αιθουσών. Αυτός ο χρόνος έχει μειωθεί κάτω από δύο ώρες.

Πιο σημαντικό είναι ότι το γραφείο αντανακλά τώρα την εταιρική ταυτότητα ως προοπτική, καλά οργανωμένη περιβάλλον. Τα tablets των αιθουσών συνεδριάσεων έχουν γίνει μέρος της αρχιτεκτονικής — περιεκτικά, λειτουργικά, και επαγγελματικά.

Αυτό που λέει ο Πελάτης

«Δεν συνειδητοποιήσαμε πόσο χρόνο χάναμε μέχρι να το διορθώσουμε. Η Hopestar μας βοήθησε να εξαλείψουμε τις συγκρούσεις αιθουσών και έδωσε στον χώρο μας πολύ πιο σύγχρονη και πολυτελή αίσθηση. Είναι μία από εκείνες τις λύσεις που ήρεμα κάνουν τα πάντα πιο ομαλά.»
— Υπεύθυνος Διοικητικών Υπηρεσιών, Κεντρικά Γραφεία Ανάπτυξης Ακινήτων, Μαλαισία

Γιατί Λειτούργησε

Η εφαρμογή αυτή είχε επιτυχία όχι επειδή άλλαξε τον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι κλείνουν συναντήσεις, αλλά επειδή έκανε τον προγραμματισμό ορατό, αξιόπιστο και αυτοματοποιημένο. Για μεγάλες ομάδες σε περιβάλλοντα με πολλές αίθουσες, η ορατότητα είναι τα πάντα.

Η λύση της Hopestar αποδείχτηκε ιδανική για τον τομέα των ακινήτων — όπου η εμφάνιση, η αποτελεσματικότητα και η δυνατότητα κλιμάκωσης έχουν ίση σημασία.

Κοιτάζοντας μπροστά

Μετά την επιτυχία αυτού του έργου, ο πελάτης σχεδιάζει να επεκτείνει το σύστημα στις περιφερειακές του έδρες στη Σιγκαπούρη και την Τζακάρτα. Επίσης, εξετάζει την ενσωμάτωση με εργαλεία διαχείρισης επισκεπτών για να δημιουργήσει πιο ομαλή εμπειρία στην υποδοχή.

Ενδιαφέρεστε να μεταμορφώσετε τον προγραμματισμό του γραφείου σας;

Hopestar’s οθόνες κράτησης αίθουσας συναντήσεων είναι συμβατά με το Office 365, το Google Calendar και άλλες βασικές πλατφόρμες. Υποστηρίζουν πολυγλωσσικό περιβάλλον χρήστη, διαχείριση απομακρυσμένων συσκευών και είναι διαθέσιμα σε πολλαπλά μεγέθη για διαφορετικούς τύπους χώρων.

Επισκεφθείτε https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletή επικοινωνία την ομάδα λύσεων μας για να διερευνήσετε τις δυνατότητες για τον χώρο εργασίας σας.