Erfolgsgeschichte: Wie ein Immobilienentwickler Konflikte um Besprechungsräume mithilfe der Konferenzraum-Tablets von Hopestar um 90 % reduzierte

Im Jahr 2024 stand eines der größten Immobilienentwicklungsunternehmen Südostasiens vor einem Problem, das in großen Organisationen häufig auftritt – Chaos bei Besprechungsräumen. Mit über 35 Konferenzräumen, verteilt auf mehrere Etagen des neuen Firmensitzes, sorgte das Fehlen eines zentralen Buchungssystems für ständige Reibereien. Teams waren oft frustriert wegen überlappender Buchungen, unklarer Termine und Verwirrung vor der Tür, wenn zwei Gruppen denselben Raum beanspruchten.

Trotz der Investition in eine hochwertige Büroumgebung blieb die interne Terminplanung bei Tabellenkalkulationen und fragmentierten Kalender-Einladungen hängen. Das ohnehin überlastete Verwaltungsteam musste täglich Dutzende von E-Mails und Anrufen bearbeiten, nur um die Raumnutzung zu organisieren.

Dann wandte sich das Unternehmen an Hopestar, um eine skalierbare, professionelle Lösung für Besprechungsraum-Anzeigegeräte zu finden.

Die Lösung: Eine digitale Ebene für jeden Raum

Hopestar schlug vor, seine 10,1-Zoll-Android-Besprechungstafeln , an der Wand am Eingang jedes Konferenzraums montiert. Die Tablets wurden entwickelt, um die Echtzeit-Verfügbarkeit anzuzeigen, Meeting-Details darzustellen und direkt mit dem bestehenden Office-365-Kalendersystem des Unternehmens zu synchronisieren.

Statt ihren aktuellen Buchungsworkflow zu ersetzen, wurde die Lösung von Hopestar darauf aufgesetzt – wodurch jeder Raum über ein zentrales System „sichtbar“ gemacht wurde, während gleichzeitig vertraute Tools für die Endbenutzer erhalten blieben.

Die Implementierung dauerte weniger als eine Woche. Jeder Raum wurde mit einem Tablet ausgestattet, das an die Markenidentität des Unternehmens angepasst wurde. Das IT-Team erhielt eine Schulung, um die Geräte über die cloudbasierte Admin-Konsole aus der Ferne verwalten zu können, was es ermöglichte, Updates bereitzustellen, den Benutzerzugriff zu verwalten und Oberflächen über ein einziges Dashboard anzupassen.

Vorher und Nachher: Die reale Auswirkung

Die Ergebnisse zeigten sich bereits innerhalb des ersten Monats.

Früher erhielt das Verwaltungsteam häufig Beschwerden wegen Doppelbuchungen. Jetzt ist der Status der Konferenzräume stets sichtbar — grün für verfügbar, rot für belegt, gelb für bald belegt — sodass Teams leicht erkennen können, wohin sie gehen können, ohne die Rezeption konsultieren zu müssen.

Früher benötigten Mitarbeiter 3–5 Minuten, um einen verfügbaren Raum zu finden und zu bestätigen. Heute prüfen sie den Bildschirm außen oder buchen direkt über ihren Kalender mit sofortiger Bestätigung.

Das Verwaltungsteam investierte früher fast 10 Stunden pro Woche in die Organisation der Räume. Dieser Aufwand ist nun auf unter zwei Stunden gesunken.

Wichtiger noch: Das Büro vermittelt nun das Bild eines zukunftsorientierten und gut organisierten Unternehmens. Die Tablets in den Konferenzräumen sind nun Teil der Architektur — dezent, funktional und professionell.

Was der Kunde sagt

„Wir haben nicht erkannt, wie viel Zeit wir verloren, bis wir es behoben haben. Hopestar half uns dabei, Raumkonflikte zu eliminieren, und verlieh unserem Büro einen deutlich moderneren, hochwertigeren Charakter. Es ist eine jener Lösungen, die still und leise alles effizienter gestalten.“
— Leiter der Verwaltungsdienste, Zentrale der Immobilienentwicklung, Malaysia

Warum es funktionierte

Diese Implementierung war erfolgreich, nicht weil sie veränderte, wie Menschen Besprechungen buchen, sondern weil sie die Terminplanung sichtbar, zuverlässig und automatisiert machte. Für große Teams in Umgebungen mit mehreren Räumen ist Sichtbarkeit entscheidend.

Hopestars Lösung erwies sich als ideal für die Immobilienbranche – wo Aussehen, Effizienz und Skalierbarkeit gleichermaßen wichtig sind.

Ausblick

Nach dem Erfolg dieses Projekts plant der Kunde, das System auf ihre regionalen Büros in Singapur und Jakarta auszuweiten. Zudem wird geprüft, wie man Besuchermanagement-Tools integrieren kann, um das Erlebnis an der Rezeption noch nahtloser zu gestalten.

Interessiert an der Modernisierung Ihres Büro-Planungssystems?

Hopestar’s buchungsdisplays für Besprechungsräume sind kompatibel mit Office 365, Google Calendar und anderen führenden Plattformen. Sie unterstützen eine mehrsprachige Benutzeroberfläche, die Fernverwaltung von Geräten und sind in verschiedenen Größen für unterschiedliche Raumtypen erhältlich.

Besuch https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletoder kontakt unser Lösungsteam, um zu erkunden, was für Ihren Arbeitsraum möglich ist.