Erfolgshistorie: Sådan reducerede en ejendomsselskab mødelokalekonflikter med 90 % ved at bruge Hopestars konferencelokale-tablets

I 2024 stod en af Sydøstasiens største ejendomsselskaber over for et problem, der er almindeligt i store organisationer – mødelokalekaos. Med over 35 konferencerum fordelt på flere etager i deres nye hovedsæde skabte mangel på et centralt reservationsystem konstant gnidning. Teams oplevede ofte frustration på grund af overlappende reservationer, uklare planlægninger og forvirring ved døren, når to grupper hævdede at have det samme rum.

Selvom de havde investeret i et premium kontor-miljø, var deres interne planlægning fastfrossen i regneark og adskilte kalenderinvitationer. Selskabets administrative team, som allerede var presset, håndterede snesevis af e-mails og opkald dagligt kun for at administrere rumbrug.

Det var dengang virksomheden vendte sig til Hopestar med henblik på en skalerbar løsning med professionel kvalitet til visning af mødelokaler.

Løsningen: Et digitalt lag for hvert rum

Hopestar foreslog at udrulle sin 10,1-toms Android-baserede mødelokaltabletter , vægmonteret ved indgangen til hvert konferencerum. Tabletterne var designet til at vise den aktuelle tilgængelighed i realtid, vise mødedetaljer og synkronisere direkte med virksomhedens eksisterende Office 365-kalendersystem.

I stedet for at erstatte deres nuværende reservationsarbejdsgang lagde Hopestars løsning sig ovenpå den eksisterende – og gjorde hvert rum „synligt“ gennem et centralt system, mens de velkendte værktøjer for end-brugere blev bevaret.

Installationen tog mindre end en uge. Hvert rum blev udstyret med en tablet, konfigureret til at matche virksomhedens brandidentitet. IT-afdelingen fik træning i at administrere enhederne fra distancen via det cloud-baserede administrationskonsol, som tillod dem at udsende opdateringer, administrere brugertilgang og tilpasse grænseflader fra et enkelt kontrolpanel.

Før og efter: Den reelle indvirkning

Resultaterne var tydelige allerede inden for den første måned.

Tidligere modtog det administrative team mange klager over dobbelte reservationer. Nu er status for mødelokaler altid synlig – grøn for ledig, rød for optaget, gul for kommende – hvilket gør det nemt for team at vide, hvor de skal gå, uden at skulle tjekke hos receptionen.

Tidligere havde medarbejderne brug for 3–5 minutter til at finde og bekræfte et ledigt rum. I dag tjekker de skærmen udenfor eller reserverer direkte fra deres kalender med øjeblikkelig bekræftelse.

Det administrative team brugte tidligere næsten 10 timer om ugen på at administrere lokaletter. Det er nu nede under to timer.

Mere vigtigt er, at kontoret nu afspejler virksomhedens brand som et fremadskuende og velorganiseret miljø. Konferencerumstabletterne er blevet en del af arkitekturen – diskret, funktionel og professionel.

Hvad kunden siger

„Vi havde ikke en idé om, hvor meget tid vi mistede, før vi fik det rettet op. Hopestar hjalp os med at eliminere konflikter omkring rumreserviering og gav vores lokaler et mere moderne og eksklusivt udtryk. Det er en af de løsninger, der stille og roligt gør alt mere effektivt.“
— Head of Administrative Services, Real Estate Development HQ, Malaysia

Hvorfor det virkede

Denne implementering lykkedes ikke fordi, det ændrede måden, folk bookede møder på, men fordi det gjorde planlægning synlig, pålidelig og automatiseret. For store teams i miljøer med flere rum betyder synlighed alt.

Hopestars løsning viste sig at være ideel for ejendomsbranchen – hvor udseende, effektivitet og skalaer er lige vigtige.

At se fremad

Efter projektets succes planlægger kunden at udvide systemet til deres regionale kontorer i Singapore og Jakarta. De undersøger også en integration med værktøjer til besøgsstyring for at skabe en mere sammenhængende oplevelse ved receptionen.

Interesseret i at transformere din kontorplanlægning?

Hopestar’s bestillingsskærme i mødelokaler er kompatible med Office 365, Google Calendar og andre store platforme. De understøtter flersprogligt brugergrænseflade, fjernstyring af enheder og er tilgængelige i flere størrelser til forskellige typer af plads.

Besøg https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tableteller kontakt vores løsningsteam for at udforske, hvad der er muligt for dit arbejdsområde.