Gofod Smartach, Gwaith Gwell: Sut Ailgipodd Swyddfa Gwmni yn yr Unol Daleithiau Effaith Cynhadleddau gyda Thablodyn Drefnu Cynhadledd

Pryd Mae Gofod Swyddfa yn Dod yn Her Gweithredol

Mewn swyddfeydd mawr cydgymeriadol, yn aml mae ystafelloedd cyfarfod yn dod yn dirprwy gystadleuol. Roedd llyfrau dwbl, cais yn arwain at ddim, a gofodau heb eu defnyddio'n costio i'r sefydliad amlwngenedlaeth hwn amser a chynhyrchiant. Roedd yn glir fod y sefydliad angen datrysiad symlach, mewn amser real—un roedd modd ei ddarparu gan ecosyste Tablet archebu cyfarfod ymgeisio cysoni statws ystafell ar draws oriau a dileu dyfalu ar gyfer staff

Swyddfa Amlwngenedlaethol yn Chwilio am Glaredd a Rheolaeth

Roedd y cwsmer, cwmni technoleg byd-eang sydd wedi'i sefydlu yn Chicago, yn gweithredu ar wyth llawr ac mwy na 60 o ystafelloedd cyfarfod. Gyda gwaith hyfforddus yn ehangu'n gyflym, ni chafodd eu systemau fewnol ddod i ol chi. Roedden nhw angen offer o safon menter a fyddai'n uno calendrau, yn awtomeiddio ymddangosiad a'n rhoi hyder i weithwyr yn hydfernedd ystafelloedd—rôl berffaith ar gyfer Tablodyn Cynllunio Swyddfa sydd â chefnogaeth platfform sgorïadwy sydd yn seiliedig ar ddata.

Pam Nid Oedd Offer Traddodiadol i Lywio Llyfrau yn Datrys Anreolaeth

Roedd eu cymysgedd blaenorol o galedrau Outlook a chofrestruion â llaw yn creu rhagor o dryswch na glirdeb. Nid oedd dim bodoliad mewn amser real, dim rhyddhau awtomatig o lyfrau coll, a dim mewnbwn dibynadwy ar gyfraddau defnyddio. Erbyn y cyfnod roedden nhw'n ystyried opsiynau digidol, roedd eglur bod Tabled ystafell gynhadledd a Tablodyn Ddangos Cynllunio Ystafell yn cynnig y fframwaith integredig yr anfonnhai eu gofod gweithio.

Gosod Rhwydwaith Llenw Llywio Ystafelloedd Drwy Wyth Llawr

Roedd y datrysiad yn cynnwys gosod rhwydwaith o Tabledi Rheoli Ystafelloedd Masnachol allan o bob ystafell cyfarfod. Arddangosodd pob un ar gael yn fyw, cyfarfodydd sydd i ddod, a ganiataodd dalu ar frys. Wedi'u integreiddio gyda Microsoft 365, roedd y tablodyn cynllunio cyfarfod yn cysgredinio'n awtomatig â chyflwr bwydo cyflogwyr presennol. Gwnaeth timau cyfluno hefyd osod rheolau fel rhyddhau awtomatig, neilltuo blaenoriaeth ystafell, a chynllunio cynnal a chadw drwy'r tabled cwrdd smart cyfeiriad.

Profiad Gofod Penodol, mewn amser real, ar y Wal

Unwaith a gafodd eu gweinyddu, roedd y newid yn syth. Y tabled arwydd ystafell cyfarfod digidol wedi ei wneud yn hawdd i gyflogwyr gwirio ar gael mewn golwg, tra bod awendod statws wedi'u hanfon yn lleihau rhwystroadau annymunol. Hoffai arweinyddion tîm y tablodyn cynllunio gofod gweithio , a helpodd eu gweld gofod agored ar draws sawl llawr. Ar gyfer rheolwyr cyfluno, roedd y tabled arwydd ystafell cyfarfod ddelweddar yn darparu mapiau tebyg i ber, ymwybyddiaeth o oriau crafn, a thryliadau defnydd sydd eu hangen ar gyfer gwneud penderfyniadau strategol ar gynllunio gofod.

Gwahanu Sylweddol mewn Defnyddio a Threchu Gweithredol

Tri mis ar ôl gorsenoli, sylweddolodd y rhifau eu hunain. Gwympodd rezerwyo dirywadol o 63%, gostyngodd gwyriadau'n sharp, a chynhyrchwyd rhagor o rezerwyo ar y fan oherwydd y tablod ar gaelrwydd ystafell mewn amser real yn yr un drws. Gwnaeth y menter hefyd sylweddoli gwahaniaeth o 28% yn wella defnyddio ystafelloedd cyfarfod, gyda chefnogaeth y tablod tracio bresenoldeb ystafell a rhyddhau awtomatig ar gyfer rhai nad ydyn nhw'n dod. Adroddodd tîmau bod cydlynu ystafelloedd yn teimlo "heb ymdrechu ac yn uniongyrchol", canlyniad uniongyrchol o fabwysiadu'r ecosystem tablod rheoli cyfarfod menter .

Beth ddywedodd y Cwsmer am y Trydasiad

Rhannodd cyfarwyddwr y gweithle:
roedd y tablau hyn yn dod â glirdeb i ein swyddfa gyfan. Am y tro cyntaf, mae gennym ddealltwriaeth wirion o sut rydym yn defnyddio ein tŷ neu ein tŷ — ac mae gennym y data i weithredu arno.
Ychwanegodd pennaeth adran:
mae'r rhyngwyneb yn syml, ysgafn a phob amser yn union. Mae wedi dod yn rhan o'n llif gwaith bob dydd.

Mae'r ddau sylw yn adlewyrchu'r hyder a gafodd ei sefydlu trwy berfformiad cyson y tablodyn arddeg ar gyfer trefnu swyddfeydd ateb.

A Ddrafft ar gyfer Optimisation Gofod Corfforaethol Yn Yr Ystod

Mae'r achos hwn yn dangos sut gall system lawn o tablau rheoli gofod swyddfa newid ffyrdd defnyddio gofod mewn menter fawr. Yn fwy na chyfleustod, roedd y mewnbwn yn helpu'r cwsmer i ailddylunio dosbarthiad ystafelloedd, cefnogi patrymau gwaith hibrid, a rhagweld anogaeth gofod yn y dyfodol. Ar gyfer cwmnïau rhyngwladol sydd am reoli costau, lleihau dryswch weithredol, a greu lleoedd gwaith sydd yn ddeallach, mae integreiddio tablau ar gyfer optimisation cyfarfodydd menter yn dod yn hanfodol — nid opsiynol.