O Ddiddigeddwch Gynllunio i Gaeffter Deallus: Sut Gweithreodd Aml-genhedlaethol yn yr Unol Daleithiau ar Reoli Cynhadleddau gyda Thabled Rhagleni Cynhadledd

Y Cost Cudd o Gynmixiad Ystafell Gyfarfod

Ar gyfer menter byd-eang, yn enwedig y rhai sydd â chadeiryddiaeth aml-lawr, mae gofod cyfarfod yn ased ond hefyd yn ffynhonnell barhaus o frwdfryd. Mae'r weithwyr yn trechu amser yn chwilio am ystafelloedd ar gael, mae llyfrau dwbl yn taro ar gydweithio, ac mae timau fasilrwydd yn cael eu herio gan ofod dan ddefnydd neu ddefnyddiwch. Nid yw'r aneffeithloniadau hyn yn erioed yn dimenu cynhyrchiant, ond maen nhw hefyd yn creu trylwyd yn y weithgarwch bob dydd. Mae llawer o sefydliadau wedi sylwi bod eu systemau presennol—bwrddiau llyfrau llaw, calendrâu hen, neu apiau rhanedig—yn methu darparu claredd mewn amser real. Roedd hwn yn union yr achos a wynebodd sawl cwmni amlwahanol ar ragflas yn yr Unol Daleithiau gyda gweithlu tyfu ac angen brys i symleiddio hynt a helynt.

Swyddfa Fyd-eang yn Chwilio am Drefn

Roedd y cwsmer, ffryd gwasanaethau proffesiynol Fortune 500 gyda swyddfeydd ar draws Gogledd America, Ewrop a Asia, yn wynebu pwysau cynyddol i optimeiddio eu pen-drafa yn Ninas Efrog Newydd. Gyda dros 50 o ystafelloedd cyfarfod ar draws sawl llawr, roeddai'r weithwyr yn cyson yn moyn am groesiad i fewn i ystafelloedd a ddynodwyd yn "ar gael" ond roeddent eisoes yn cael eu defnyddio. Adroddodd adran ymchwil technoleg hefyd am gynnydd ar nifer y tacsi sy'n ymwneud â chyfarfodydd croesdrafod a meddalwedd drefnu ansicr. Deallai'r arweinwyr fod systemau trefnu hanfodol yn difeddu effeithlonrwydd ac yn niweidio morwlâd y staff. Roedden nhw'n chwilio am ddatrysiad fyddai'n integreiddio'n berffaith ag awyrron menter presennol ac yn darparu rhyngwyneb modern a hawdd ei ddefnyddio .

Y Dasg: Amser Wedi'i Golli, Hyder Wedi'i Torri

Roeddid y pwyntiau poen yn glir:

• Dilyniannu llyfrau a chyfarfodydd ysbïau :Roeddai'r weithwyr yn cadw ystafelloedd ond yn aml yn methu dad-gaislo slotiau sydd heb eu defnyddio, gan adael y gofod yn wag ond dim ar gael.

• Lleihau golwg real-amser :Nid oedd gan aelodau'r tîm ffordd gyflym i weld a oedd ystafell wirionedd yn wag.

• Gorlwytho gweinyddol :Treuliodd rheolwyr cyfluniadau oriau yn cydsynio data defnydd â llaw, gan wneud hi amhosib dilyn defnydd go iawn o ystafelloedd cyfarfod.

Roedd angen ar y cleient am tabled rheoli ystafell menter gallai drin cynllunio mewn amser real, cefnogi golwg ar draws sawl llawr, a sylwi ar ddangosydd digidol proffesiynol tu allan i bob ystafell gynhadledd.

Y Datrysiad: Gweithredu Ecosystem Tabledi Cynhadledd Ddigidol

Ar ôl asesu nifer o ddarparwyr, dewisodd y cwmni Tablet archebu cyfarfod datrysiad wedi'i ddolen i'w anghenion. tabled ystafell gynhadledd gafodd ei osod ar y wal tu allan i'r ystafell, ac roedd yn gweithredu fel arddangosydd cynllunio ystafell byw. Integredwyd y dyfeisiau hyn yn uniongyrchol â chymalwybydd Microsoft 365 y cleient, gan gysoni â calendrau Outlook mewn amser real.

Cynnwyswyd y galluoedd allweddol:

• Drefnu a chofrestru ar frys :Gallai staff ddefnyddio'r tablodyn i geisio, dechrau neu ganslo cyfarfod tablodyn drefnu swyddfeydd .

• Olyniaeth bresenoldeb ystafell :Y tabled cwrdd smart yn dangos ar gael mewn amser go iawn, ac yn atal pobl rhag mynd i fewn a chynhesi

• Bwrdd manylion canolog :Mae timau cyfluniadau wedi cael mynediad at ddadansoddiad ar ddefnyddio ystafelloedd, cansliadau a galw cynyddol.

• Brandio a UI personol :Y tabled rheoli ystafell menter addaswyd yr rhyngwyneb i gyfateb i'ch hunaniaeth gwmni, gan lwychrau proffesiynoldeb ar draws y lloriau

Roedd y lansio wedi dechrau gyda 20 ddyfais yn ystafelloedd sydd â galw mawr arnynt cyn ymestyn i bob un o'r 50 o leoliadau cyfarfod o fewn chwe mis.

Defnydd pob dydd: O Aelodau Staff i Weithredwyr

Roedd y newid yn weladwy фак tua ffordd. Gallei aelod staff sydd wedi dod i gyfarfod edrych ar y llofnod digidol ar gyfer ystafell trafod , gweld a oedd y stafell yn rhad ac am ddim, ac yna basio'r tablodyn cynllunio cyfarfod i ymestyn neu ryddhau'r drefn. Defnyddiodd timau sydd yn symud rhwng lefelau'r arddangosfa lywio mewn amser real i ddarganfod ystafelloedd sydd ar gael heb ddorri sesiynau sydd wedi'u cychwyn eisoes.

I reolwyr, roedd y tablodyn arddeg ar gyfer trefnu swyddfeydd yn einhancu bywydau yn sylweddol. Roedd data am gansliadau, amser cau cyfartalog, a absenni ad-droed yn mynd yn uniongyrchol i mewn i'r atebion cwrdd menter dangosfwrdd. Gwnaerwyd galwadau cymorth technegol ym maes gweinyddu i lawr nearly 60%, tra cafodd rheolwyr cyfleoedd weithio ddelwedd wir am defnyddio’r gofod gweithio trwy gydol y pen-dalfa .

Uwchgyflawni Mesuradwy

O fewn tri mis o gynnal a chamu llawn, adroddodd y cwmni:

• gwella 30% yn defnyddio’r ystafelloedd , oherwydd rhyddhau automataidd o lyfrau sydd heb eu defnyddio.

• reduction 45% yn ngwahaniaethion y staff ynghylch ar gaelrwydd yr ystafelloedd.

• 60% llai o geisiadau cymorthwydd IT wedi'u gysylltu â gwallau cynllunio.

• Cydgordneiddio cyson ar draws y llawr , gyda weithwyr yn cyfeirio at amser wedi'i arbed wrth ddod o hyd i ystafelloedd ar gael.

Nodyn y CFO yn ddiweddarach bod gwella’r gofod presennol gyda system awtomeiddio bethu cyngres wedi atal angen ymestynfa swyddfa ddrud—enilliad ariannol dyrys ond sylweddol.

Adlewyrchiadau cleient ar y trydodiad

Crynodeodd un rheolwr cyfluniadau yn gryno: “Yn barod, roedd modd teimlo fel ymateb i ofergludo bob dydd wrth reoli ystafelloedd cyfarfod. Nawr, mae’r system lywio ystafell gynhadledd yn gweithio yn y cefndir, ac mae'r weithwyr yn hyrwyddo beth maen nhw'n ei weld ar y sgrin. Mae wedi newid llwyr y ffordd rydym yn gweithredu yn ein swyddfeydd yn glir.

Adlewyrchodd cyfarwyddwr Technoleg Gwybodaeth y teimladau: mae'r ystafell gynghrair menter wedi integreiddio'n berffaith â'n hunaniaeth. Ni chasem angen ail-gynllunio ein llifwaith gwaith—dim ond y bueddan yn fwy amlwg a ddibynadwy.

Gwersi Eangach i Fusnesau Byd-eang

Mae'r achos hwn yn dangos mwy na llwyddiant un cwmni—mae'n adlewyrchu tendans tyfu yn reoli swyddfeydd menterus. I fusnesau amlwahanol, mae buddsoddi mewn tablod swyddfeydd digidol neu system arddangos ystafell smart nawr yn angenrheidiol, nid dull byw. Mae gweld galluoedd amser-real, integreiddio â offer corfforaethol, a dadansoddiad allweddol yn creu sylfaen ar gyfer penderfyniadau lleoliad gwaith sydd yn ddeallusach.

Trwy gymryd rhan technoleg arddangos ystafell fyddiad , gall enterprisau droi llwythiant cronfeydd yn broses strwythuredig a thryloyw. Mae taith y cleient yn yr Unol Daleithiau'n dangos bod effeithlonrwydd a hyder yn y gweithle'n anwefradwy—ac y gall berfformio adroddion mesuradwy ar draws rannau, tîmau, a chynhoron. system defnyddio ystafell enterprise gall ddarparu adroddion mesuradwy ar draws rannau, tîmau, a chynhoron.