Câu chuyện thành công: Làm thế nào một Nhà phát triển Bất động sản Giảm xung đột Phòng họp xuống 90% với Máy tính bảng Phòng họp Hopestar

Vào năm 2024, một trong những công ty phát triển bất động sản lớn nhất Đông Nam Á đã phải đối mặt với một vấn đề phổ biến trong các tổ chức lớn — tình trạng lộn xộn trong việc sử dụng phòng họp. Với hơn 35 phòng họp trải rộng trên nhiều tầng tại trụ sở mới, việc thiếu hệ thống đặt phòng tập trung đã tạo ra sự bất tiện liên tục. Các nhóm thường xuyên thất vọng do lịch đặt phòng chồng chéo, lịch trình không rõ ràng, và sự nhầm lẫn trước cửa phòng khi hai nhóm cùng yêu cầu sử dụng một phòng.

Bất chấp việc đã đầu tư vào một môi trường văn phòng cao cấp, hệ thống đặt lịch nội bộ của họ vẫn còn phụ thuộc vào bảng tính và các lời mời lịch phân tán. Đội ngũ hành chính của công ty, vốn đã quá tải, phải tiếp nhận hàng chục email và cuộc gọi mỗi ngày chỉ để quản lý việc sử dụng phòng.

Đó chính là lúc công ty quay sang Hopestar để tìm kiếm một giải pháp màn hình phòng họp có thể mở rộng và chuyên nghiệp.

Giải pháp: Một lớp số hóa cho mỗi phòng họp

Hopestar đề xuất triển khai các máy tính bảng dùng cho phòng họp 10.1-inch Android-based meeting room tablets , được gắn tường tại lối vào của mỗi phòng họp. Các thiết bị máy tính bảng được thiết kế để hiển thị tình trạng sẵn có theo thời gian thực, hiển thị chi tiết cuộc họp và đồng bộ trực tiếp với hệ thống lịch Office 365 hiện có của công ty.

Thay vì thay thế quy trình đặt phòng hiện tại, giải pháp của Hopestar được tích hợp thêm vào — biến mọi phòng họp trở nên "có thể nhìn thấy" thông qua một hệ thống tập trung trong khi vẫn giữ lại các công cụ quen thuộc đối với người dùng cuối.

Việc triển khai mất chưa đến một tuần. Mỗi phòng được trang bị một thiết bị máy tính bảng, được cấu hình phù hợp với nhận diện thương hiệu của công ty. Nhóm CNTT được đào tạo để quản lý thiết bị từ xa thông qua bảng điều khiển quản trị dựa trên đám mây, cho phép họ cập nhật phần mềm, quản lý quyền truy cập người dùng và tùy chỉnh giao diện từ một bảng điều khiển duy nhất.

Trước và Sau: Tác động Thực tế

Kết quả rõ rệt trong tháng đầu tiên.

Trước đây, đội ngũ hành chính thường xuyên nhận được khiếu nại về việc đặt phòng họp trùng lịch. Hiện tại, trạng thái phòng họp luôn hiển thị rõ ràng — màu xanh lá cho phòng trống, màu đỏ cho phòng đang sử dụng, màu vàng cho phòng sắp dùng — giúp các nhóm dễ dàng biết được phòng nào có thể sử dụng mà không cần hỏi lễ tân.

Trước kia, nhân viên cần 3–5 phút để tìm và xác nhận phòng trống. Ngày nay, họ chỉ cần kiểm tra màn hình bên ngoài phòng hoặc đặt lịch trực tiếp từ lịch làm việc của mình, với xác nhận ngay lập tức.

Đội ngũ hành chính từng dành gần 10 giờ mỗi tuần để quản lý lịch sử dụng phòng. Hiện nay, thời gian này đã giảm xuống dưới 2 giờ.

Quan trọng hơn, văn phòng giờ đây phản ánh đúng hình ảnh thương hiệu của công ty với tư cách là một môi trường tiên phong, tổ chức khoa học. Những chiếc máy tính bảng trong phòng họp đã trở thành một phần của kiến trúc — tinh tế, tiện dụng và chuyên nghiệp.

Phản Hồi Từ Khách Hàng

“Chúng tôi không nhận ra mình đang lãng phí bao nhiêu thời gian cho đến khi khắc phục được vấn đề. Hopestar đã giúp chúng tôi loại bỏ xung đột phòng họp và mang đến cho không gian của chúng tôi cảm giác hiện đại, cao cấp hơn rất nhiều. Đây là một trong những giải pháp mà bạn không để ý đến, nhưng lại âm thầm khiến mọi thứ diễn ra suôn sẻ hơn.”
— Trưởng bộ phận Dịch vụ Hành chính, Trụ sở Phát triển Bất động sản, Malaysia

Tại Sao Nó Hiệu Quả

Giải pháp này thành công không phải vì nó thay đổi cách mọi người đặt lịch họp, mà là bởi vì nó đã làm cho việc lên lịch trở nên trực quan, đáng tin cậy và tự động hóa. Đối với các nhóm lớn trong môi trường nhiều phòng họp, tính trực quan là yếu tố quan trọng nhất.

Giải pháp của Hopestar đã chứng minh là lý tưởng cho ngành bất động sản — nơi mà hình thức, hiệu suất và quy mô đều quan trọng như nhau.

Nhìn về phía trước

Sau thành công của dự án này, khách hàng dự định mở rộng hệ thống sang các văn phòng khu vực tại Singapore và Jakarta. Họ cũng đang nghiên cứu tích hợp giải pháp này với các công cụ quản lý khách đến liên hệ để tạo ra trải nghiệm quầy lễ tân liền mạch hơn.

Bạn có muốn cải tiến việc lên lịch văn phòng của mình không?

Hopestar’s màn hình đặt phòng họp tương thích với Office 365, Google Calendar và các nền tảng chính khác. Chúng hỗ trợ giao diện đa ngôn ngữ, quản lý thiết bị từ xa và có sẵn trong nhiều kích cỡ cho các loại không gian khác nhau.

Tham quan https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tablethoặc liên hệ đội ngũ giải pháp của chúng tôi để khám phá những điều có thể cho không gian làm việc của bạn.