Başarı Hikayesi: Bir Emlak Geliştirici, Hopestar'ın Konferans Odası Tabletleri ile Toplantı Odası Çakışmalarını %90 Azalttı

2024 yılında Güneydoğu Asya'nın en büyük gayrimenkul geliştirme firmalarından biri, büyük kuruluşlarda yaygın bir sorunla karşılaştı — toplantı odası karmaşası. Yeni merkez binasında birden fazla katta dağılmış 35'ten fazla konferans odası ile merkezi bir rezervasyon sisteminin olmaması, sürekli çatışmalara neden oluyordu. Ekipler, genellikle aynı odanın iki farklı grup tarafından kullanılmak istenmesi nedeniyle çakışan rezervasyonlar, belirsiz programlar ve kapıda yaşanan kargaşa yüzünden hayal kırıklığına uğruyordu.

Ödüllü bir ofis ortamına yatırım yapmalarına rağmen içsel programlama hâlâ elektronik tablolara ve parçalı takvim davetlerine bağlıydı. Zaten sınırlı kaynaklarla çalışan idari ekip, günlük olarak odaların kullanımını yönetmek için onlarca e-posta ve telefon görüşmesiyle uğraşıyordu.

İşte o zaman şirket, ölçeklenebilir ve profesyonel düzeyde toplantı odası ekran çözümleri için Hopestar'a yöneldi.

Çözüm: Her Oda İçin Dijital Katman

Hopestar, toplantı odaları için geliştirdiği 10.1 inç Android tabanlı tabletlerin , her konferans odasının girişinde duvara monte edildi. Tabletler, gerçek zamanlı olarak kullanılabilirliği göstermek, toplantı detaylarını görüntülemek ve şirketin mevcut Office 365 takvim sistemiyle doğrudan senkronize olmak üzere tasarlandı.

Mevcut rezervasyon iş akışlarını değiştirme yerine, Hopestar'ın çözümü bunun üzerine katman oluşturdu - her odanın merkezi bir sistem üzerinden "görünür" hale gelmesini sağlarken, son kullanıcılar için alış familiar araçlar korundu.

Dağıtım bir haftadan kısa sürdü. Her odaya tabletler yerleştirildi ve şirketin marka kimliğiyle uyumlu hale getirildi. BT ekibi, bulut tabanlı yönetim konsolu üzerinden cihazları uzaktan yönetmek için eğitim aldı. Bu, tek bir panelden güncellemeleri dağıtma, kullanıcı erişimini yönetme ve arayüzleri özelleştirme imkanı sağladı.

Önce ve Sonra: Gerçek Etki

Sonuçlar ilk ay içerisinde netleşti.

Daha önce yönetim ekibi, çift rezervasyonlarla ilgili sık sık şikayet alırdı. Şimdi toplantı odası durumu her zaman görünür — boş için yeşil, dolu için kırmızı, yaklaşan toplantı için sarı — ekiplerin resepsiyonla kontrol etmeden nereye gideceklerini bilmesini kolaylaştırıyor.

Daha öncesi çalışanlar, uygun bir odayı bulmak ve onaylamak için 3–5 dakika harcardı. Bugün ise dışarıdaki ekrana bakarak ya da takvimlerinden doğrudan rezervasyon yaparak anında onay alabiliyorlar.

Yönetim ekibi daha önce haftada neredeyse 10 saatini oda lojistiğiyle geçirmekteydi. Bu süre artık iki saatin altına düşmüş durumda.

Daha da önemlisi, ofis şimdi şirketin ileri görüşlü, iyi organize olmuş bir ortam olarak markasını yansıtır hale gelmiştir. Konferans odalarındaki tabletler mimariyle bütünleşti — zarif, işlevsel ve profesyonel.

Müşterinin Dedikleri

“Kazandığımız zamanı düzeltene kadar ne kadar çok zaman kaybettiğimizi fark etmedik. Hopestar, oda çakışmalarını ortadan kaldırdı ve alanımıza çok daha modern, üst düzey bir his kattı. Her şeyi sessizce daha sorunsuz hale getiren bir çözüm bu.”
— İdari Hizmetler Müdürü, Emlak Geliştirme Merkezi, Malezya

Neden İşe Yaradı

Bu uygulama, insanlar toplantıları nasıl ayırdıkları değiştirilerek değil, çünkü planlamayı görünür, güvenilir ve otomatik hale getirdi. Çok sayıda odanın bulunduğu ortamlarda büyük ekipler için görünürlük her şeydir.

Hopestar'ın çözümü, görünüm, verimlilik ve ölçeklendirilebilirliğin eşit şekilde önemli olduğu emlak sektörüne ideal olduğu kanıtlanmıştır.

Geleceğe Bakış

Bu projenin başarısından sonra müşteri, sistemi Singapur ve Cakarta’daki bölgesel ofislerine yaymayı planlıyor. Ayrıca ziyaretçi yönetim araçlarıyla entegrasyonu değerlendirerek daha sorunsuz bir resepsiyon deneyimi oluşturmayı düşünüyor.

Ofis planlamanızı dönüştürmeye ilginiz var mı?

Hopestar’ın toplantı odası rezervasyon ekranları office 365, Google Takvimi ve diğer büyük platformlarla uyumludur. Çok dilli arayüz destekler, uzaktan cihaz yönetimi yapılmasına olanak sağlar ve farklı alan tipleri için çeşitli boyutlarda sunulur.

Ziyaret https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletveya i̇letişim çözüm ekibimizle iş alanınız için nelerin mümkün olduğunu keşfedin.