Framgångshistoria: Hur en fastighetsutvecklare minskade konflikter kring mötesrum med 90 % genom att använda Hopestars konferensrumstabletter

Under 2024 stod en av Sydostasiens största fastighetsutvecklare inför ett problem som är vanligt i stora organisationer – kaos kring mötesrum. Med över 35 konferensrum fördelade på flera våningsplan i deras nya huvudkontor skapade bristen på ett centralt bokningssystem ständig irritation. Teamen var ofta frustrerade över överlappande bokningar, oklara scheman och förvirring vid dörren när två grupper hävdade att de skulle ha samma rum.

Trots att man investerat i en premium arbetsmiljö var den interna schemaläggningen kvar i kalkylblad och fragmenterade kalenderinbjudningar. Företagets administrativa team, som redan var hårt ansatt, fick hantera dussintals e-postmeddelanden och samtal varje dag bara för att organisera rummens användning.

Då vände sig företaget till Hopestar för en skalbar och professionell lösning för visning av mötesrum.

Lösningen: Ett digitalt lager för varje rum

Hopestar föreslog att använda sina 10,1 tum stora Android-baserade mötesrumstabletter , väggmonterade vid ingången till varje konferensrum. Tabletterna var utformade för att visa realtids-tillgänglighet, visa mötesdetaljer och synkronisera direkt med företagets befintliga Office 365-kalendersystem.

Istället för att ersätta deras nuvarande bokningsarbetsflöde, lade Hopestars lösning till över det — vilket gjorde varje rum "synligt" genom ett centralt system, samtidigt som det bevarade de redskap som användarna var vana vid.

Installationen tog mindre än en vecka. Varje rum utrustades med en tablet, konfigurerad för att matcha företagets varumärkesidentitet. IT-teamet fick utbildning för att kunna hantera enheterna på distans via den molnbaserade administratörsconsolen, vilket tillät dem att skicka uppdateringar, hantera användaråtkomst och anpassa gränssnitt från en enda dashboard.

Före och efter: Den verkliga påverkan

Resultaten var tydliga inom den första månaden.

Tidigare fick administrativt team in ständiga klagomål om dubbelbokningar. Nu är status för konferensrummet alltid synligt – grönt för tillgängligt, rött för upptaget, gult för kommande – vilket gör det enkelt för team att veta vart de ska utan att behöva kontrollera med receptionen.

Tidigare behövde anställda 3–5 minuter för att hitta och bekräfta ett tillgängligt rum. Idag kollar de skärmen utanför eller bokar direkt från sin kalender, med omedelbar bekräftelse.

Det administrativa teamet använde att lägga nästan 10 timmar per vecka på att hantera rumslogistik. Det har nu minskat till under två timmar.

Viktigare är att kontoret nu speglar företagets varumärke som ett framåtblickande, välorganiserat miljö. Konferensrums-tabletter har blivit en del av arkitekturen – diskret, funktionell och professionell.

Vad kunden säger

vi insåg inte hur mycket tid vi förlorade förrän vi åtgärdade det. Hopestar hjälpte oss att eliminera konflikter mellan mötesrum och gav våra lokaler en mycket mer modern och premium känsla. Det är en lösning som tyst och i all stillhet gör allt smidigare.
– Chef för administrativa tjänster, Fastighetsutvecklingshuvudkontor, Malaysia

Varför det fungerade

Denna implementation lyckades inte för att den förändrade hur människor bokade möten, utan för att den gjorde schemaläggningen synlig, tillförlitlig och automatiserad. För stora team i miljöer med flera rum är synlighet allt.

Hopestars lösning visade sig vara idealisk för fastighetsbranschen – där utseende, effektivitet och skalförmåga är lika viktiga.

Tittar framåt

Efter detta projekts framgång planerar kunden att expandera systemet till sina regionala kontor i Singapore och Jakarta. De undersöker också integrering med verktyg för besöksadministration för att skapa en smidigare upplevelse vid receptionen.

Vill du förbättra schemaläggningen på kontoret?

Hopestar’s bokningsskärmar för mötesrum är kompatibla med Office 365, Google Calendar och andra större plattformar. De stöder gränssnitt i flera språk, fjärrhantering av enheter och finns tillgängliga i flera storlekar för olika typer av utrymmen.

Besök https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tableteller kontakt vår lösningsteam för att undersöka vad som är möjligt för ert arbetsutrymme.