Прича о успеху: Како је извођач у недвижним имовинама смањио сукобе у конференцијским салама за 90% коришћењем таблета за конференцијске сале компаније Хоупстар

У 2024. години, једна од највећих фирми за развој непокретности у Југоисточној Азији суочила се са проблемом који је чест у великим организацијама – хаос у конференцијским салама. Са више од 35 конференцијских сала распоређених на више спратова у новој sede, недостатак централизованог система за резервисање изазвао је сталне сукобе. Тимови су често били фрустрирани због преклапања резервација, нејасних распореда и збуњености код врата када су две групе тврдиле да имају исту салу.

Упркос улагању у премијум канцеларијску средину, њихово интерно планирање било је затегнуто у табелама и фрагментираним позивима у календару. Административни тим компаније, који је већ био оптерећен, морао је дневно да управља десетинама е-порука и позива само да би регулисао коришћење сала.

Тада се компанија обратила Hopestar-у у потражњи скалирабилног, професионалног решења за дисплеје у конференцијске сале.

Решење: Дигитални слој за сваку салу

Hopestar је предложио постављање својих 10,1-инчних таблета за конференцијске сале заснованих на Андроид систему , постављен на зидовима на улазима конференцијских сала. Таблете су дизајниране да показују стварно стање доступности, приказују детаље састанка и синхронизују се директно са постојећим календарским системом компаније у оквиру Office 365.

Уместо замене постојећег процеса резервисања, решење компаније Hopestar је надограђено изнад њега – чинећи сваку собу „видљивом“ кроз централизовани систем, при чему су задржана позната корисничка алата.

Инстаљација је трајала мање од недељу дана. Свака соба је опремљена таблетом, која је конфигурисана да одговара идентитету бренда компаније. ИТ тим је добио обуку за даљинско управљање уређајима путем конзоле за управљање засноване на облаку, што им је омогућило да шаљу ажурирања, управљају корисничким приступом и прилагођавају интерфејсе са једне контролне табле.

Пре и после: Стварни утицај

Резултати су били јасни већ у првом месецу.

Раније, тим за административне послове је често добијао жалбе због двоструких резервисања. Сада је статус конференцијских сала увек видљив — зелена за слободну салу, црвена за заузету, жута за предстојеће коришћење — што олакшава тимовима да одмах знају где да иду, без консултовања са рецепцијом.

Раније, запослени су имали потребу од 3 до 5 минута да пронађу и потврде слободну салу. Данас, провере екран испред сале или резервишу директно са свог календара, са одмахашњом потврдом.

Административни тим је раније проводио скоро 10 сати недељно на организацији сала. То време је сада смањено на мање од два сата.

Важније је да просторије сада одражавају имиџ компаније као напредне и добро организоване. Таблете у конференцијским салама су постале део архитектуре — дискретне, функционалне и професионалне.

Шта клијент каже

„Нисмо ни сами знали колико времена губимо док нисмо то решили. Hopestar нам је помогао да елиминишемо сукобе просторија и дао нашем простору модернији, премиум изглед. То је једно од оних решења која незаметно учине све ефикаснијим.”
— Руководилац администраторских услуга, Хедквотер за развој некретнина, Малезија

Зашто је функционисало

Овај систем је успео не зато што је променио начин на који људи закажу састанке, већ зато што је учинио планирање термина видљивим, поузданим и аутоматизованим. За велике тимове у окружењима са више просторија, видљивост је од кључне важности.

Решење компаније Hopestar показало се као идеално за индустрију некретнина — где изглед, ефикасност и размера имају подједнакав значај.

Гледајући у будућност

Након успеха овог пројекта, клијент планира да прошири систем на своје регионалне канцеларије у Сингапуру и Џакарти. Такође, разматра се интеграција са алаткама за управљање посетиоцима како би се створило још прецизније искуство на рецепцији.

Занима вас трансформација планирања вашег канцеларског простора?

Hopestar-ов ekrani za rezervaciju sastanaka су компатибилни са Office 365, Google Calendar и другим главним платформама. Они подржавају мултијезички кориснички интерфејс, удалено управљање уређајима и доступни су у више величина за различите типове простора.

Posetite https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletili kontakt наш тим за решења да истражите шта је могуће за ваше радно место.