Suksesshistorie: Hvordan en eiendomsutvikler reduserte møteromskonflikter med 90 % ved bruk av Hopestars konferanseromstabletter

I 2024 sto en av Sydøst-Asias største eiendomsselskaper overfor et problem som er vanlig i store organisasjoner – møteromskaos. Med over 35 konferanserom fordelt på flere etasjer i deres nye hovedkontor, førte mangel på et sentralisert bestillingssystem til konstante problemer. Teamene opplevde ofte frustrasjon på grunn av overlappende bestillinger, uklare tidsplaner og forvirring ved døren når to grupper hevdet å ha samme rom.

Tross investering i et premium kontor-miljø, var den interne planleggingen låst fast i regneark og fragmenterte kalenderinnkallinger. Selskapets administrative team, som allerede var presset, måtte håndtere dusinvis av eposter og telefoner hver dag bare for å administrere rombruk.

Det var da selskapet vendte seg til Hopestar for en skalerbar, profesjonell løsning for møteromsskjermer.

Løsningen: Et digitalt lag for hvert rom

Hopestar foreslo å sette opp sin 10,1-tommers Android-baserte møteromsskjermer , veggmontert ved inngangen til hver konferanserom. Tabletene ble designet for å vise sanntids-tilgjengelighet, vise møtedetaljer og synkronisere direkte med selskapets eksisterende Office 365-kalendersystem.

I stedet for å erstatte deres nåværende reserveringsarbeidsgang, la Hopestars løsning seg over den eksisterende – slik at hvert rom ble «synlig» gjennom et sentralisert system, samtidig som verktøyene brukerne var kjent med ble beholdt.

Oppsettet tok mindre enn en uke. Hvert rom ble utstyrt med en tablet, konfigurert for å matche selskapets visuelle profil. IT-teamet fikk opplæring i hvordan de kunne administrere enheter på distanse via en skybasert administrasjonskonsoll, noe som tillot dem å distribuere oppdateringer, håndtere brukertilgang og tilpasse grensesnitt fra et enkelt dashbord.

Før og etter: Den virkelige effekten

Resultatene var klare allerede den første måneden.

Tidligere fikk den administrative team hyppige klager om dobbelte bookinger. Nå er status for konferanserom alltid synlig – grønn for ledig, rød for opptatt, gul for kommende – noe som gjør det enkelt for teamene å vite hvor de skal uten å måtte sjekke med resepsjonen.

Tidligere måtte ansatte bruke 3–5 minutter på å finne og bekrefte et ledig rom. I dag sjekker de skjermen utenfor eller booker direkte fra kalenderen sin, med øyeblikkelig bekreftelse.

Det administrative teamet brukte tidligere nesten 10 timer per uke på å administrere romlogistikk. Den tiden har nå sunket til under to timer.

Viktigere er det at kontoret nå gjenspeiler selskapets merkevare som en fremtidsrettet og godt organisert arbeidsplass. Konferanseromstavlene har blitt en del av arkitekturen – diskret, funksjonell og profesjonell.

Hva kunden sier

«Vi hadde ikke forstått hvor mye tid vi mistet før vi fikset det. Hopestar hjalp oss med å eliminere romkonflikter og ga våre lokaler en mye mer moderne og premium følelse. Det er en av de løsningene som stille og rolig gjør alt mer effektivt.»
– Sjef for administrative tjenester, eiendomsutvikling hovedkontor, Malaysia

Hvorfor det fungerte

Denne implementeringen lyktes ikke fordi den endret måten mennesker booket møter på, men fordi den gjorde planlegging synlig, pålitelig og automatisert. For store team i miljøer med flere rom, er synlighet alt.

Hopestars løsning viste seg å være ideell for eiendomsbransjen – hvor utseende, effektivitet og skalerbarhet er like viktige.

Ser fremover

Etter prosjektets suksess planlegger kunden å utvide systemet til deres regionkontorer i Singapore og Jakarta. De ser også på integrering med verktøy for besøksadministrasjon for å skape en mer sømløs opplevelse ved resepsjonen.

Interessert i å transformere kontorplanleggingen din?

Hopestar’s møteromsbookingsskjerm er kompatible med Office 365, Google Calendar og andre store plattformer. De støtter flerspråklig brukergrensesnitt, fjernstyring av enheter og er tilgjengelige i flere størrelser for ulike typer rom.

Besøk https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tableteller kontakt vårt løsningsteam for å utforske hva som er mulig for ditt arbeidsområde.