סיפור הצלחה: איך מפתח Immobili נפתר מההתנגשויות בחדרי ישיבות ב-90% בעזרת טבלת חדר ישיבות של Hopestar

ב-2024, אחת מחברות הנדל"ן הגדולות בדרום מזרח אסיה התמודדה עם בעיה נפוצה בארגונים גדולים — בירוקרטיה סביב חדרי ישיבות. עם למעלה מ-35 חדרי ישיבות המפוזרים בקומות שונות במשרדים המרכזיות החדשים, היעדר מערכת רזרבציה מרכזית יצר סיכון מתמיד. צוותים רבים התמודדו עם הזמנות כפולות, לוחות זמנים לא ברורים והבלבול בכניסה כשהיו שתי קבוצות טוענות לאותו חדר.

למרות שהשקיעה ב סביבת משרד מפוארת, המערכת הפנימית לניהול זמנים הייתה תקועה בגיליונות אלקטרוניים ובהזמנות שattering. צוות הנהלה של החברה, שכבר היה מותש, היה צריך להתמודד עם עשרות דוא"ל וטלפונים מדי יום רק כדי לנהל את השימוש בחדרים.

באותו זמן פנתה החברה להופסטאר לפתרון מקצועי ויציב של מסכים לחדרי ישיבות.

הפתרון: שכבה דיגיטלית לכל חדר

הופסטאר הציעה לפרוס את טבלטים של 10.1 אינץ' מבוססי אנדרואיד לחדרי ישיבות , קבועים על הקיר בכניסה של כל חדר ישיבות. תוכננו כך שייצגו את זמינות החדרים בזמנים אמת, יציגו פרטי פגישה, ויתחברו ישירות למערכת היומן הקיימת של החברה, Office 365.

במקום להחליף את תהליך הזמנת החדרים הקיים, פתרון Hopestar הורכב מעליו - כך שעשה כל חדר "נראֶה" דרך מערכת מרכזית, תוך שמירה על כלי עבודה מוכרים ליוצרי הקצה.

התהליך נמשך פחות משבוע. לחדר כל אחד הותקן טאבלו, שהותאם לדמותה העיתונית של החברה. צוות ה-IT קיבל הכשרה כדי לנהל את ההתקנים מרחוק דרך קונסולה מרכזית מבוססת ענן, מה שאפשר להם לשלוח עדכונים, לנהל גישות משתמשים, ולשנות ממשקים דרך לוח בקרה אחד.

לפני ואחרי: ההשפעה בפועל

התוצאות היו ברורות כבר בחודש הראשון.

בעבר קיבלה צוות המנהלה תלונות רבות על כפילויות באיתור חדרי ישיבה. כעת סטטוס חדר הישיבה תמיד גלוי — ירוק לישיבה פנויה, אדום לישיבה תפוסה, צהוב לישיבה קרובה — מה שמאפשר לצוותים לדעת לאן לפנות מבלי להתייעץ עם הקבלה.

בעבר נEEDED העובדים 3–5 דקות כדי לאתר ולтвердד חדר פנוי. כיום הם בודקים את המסך מבחוץ או תופסים דרך יומן האישי, עם אישור מיידי.

צוות המנהלה בילה בעבר כמעט 10 שעות בשבוע על ניהול לוגיסטיקה של חדרים. כיום זה ירד למטה משתי שעות.

חשוב יותר, המשרד משקף כעת את המוניטין של החברה כמקום מתקדם ומסודר היטב. הלוחות החכמים בחדרי ישיבה הפכו לחלק מהאדריכלות – עדינים, תפקידיים ומקצועיים.

מה שאומר הלקוח

לא ידענו כמה זמן אנו מאבדים עד שפישלנו את זה. הופסטאר עוזר לנו להיפטר מההתנגשויות של חדרים ונתן למרחב שלנו תחושה מודרנית, יוקרתית בהרבה מידה. זו אחת מהפתרונות שעושים את כל השגרה חלקה יותר, בחשש.
— ראש שירותי מינהל, מטה פיתוח נדלן, מלזיה

למה זה עבד

השגרה הזו הצליחה לא בגלל שהיא שינתה את האופן שבו אנשים הזמינו פגישות, אלא בגלל שהיא הפכה את תיאום הפגישות לנראֶה, אמין ואוטומטי. לקבוצות גדולות בסביבות עם מספר חדרים, נראֶה הוא הכל.

הפתרון של הופסטאר הוכיח את עצמו בתעשיית הנדלן – שם מראה, יעילות וסקאלה הם בעלי ערך שווה.

מביטים קדימה

לאחר ההצלחה של הפרויקט הזה, הלקוח מתכנן להרחיב את המערכת לסניפים אזוריים בסינגפור ובדקווה. הם גם חוקרים שילוב עם כלים לניהול מבקרים כדי ליצור חוויית קבלה חלקה יותר.

מעוניינים להפוך את תיאום המשרדים שלכם?

הופסטאר דיסплеי הזמנה לחדרי ישיבות תואמים את Office 365, Google Calendar, ופלטפורמות מובילות אחרות. הם תומכים ב-UI רב-לשוני, ניהול מרחוק של מכשירים, וזמינות בגדלים שונים עבור סוגי מרחבים שונים.

Посетите https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletאו יצירת קשר צוות הפתרונות שלנו יבחן את האפשרויות עבור מרחב העבודה שלך.