Historia de éxito: Como un desenvolvedor inmobiliario reduciu en 90% os conflitos nas salas de reunións coas tabletas de Hopestar

En 2024, unha das maiores empresas inmobiliarias do Sueste Asiático enfrontábase a un problema común nas organizacións grandes: o caos nas salas de reunións. Con máis de 35 salas de conferencias distribuídas en varios pisos da súa nova sede, a falta dun sistema centralizado de reservas creaba friccións constantes. Os equipos frustrábanse con frecuencia por reservas solapadas, horarios pouco claros e confusión diante da porta cando dous grupos reclamaban a mesma sala.

A pesar de ter investido nun ambiente de oficina premium, a programación interna quedara atrapada en follas de cálculo e invitacións de calendario fragmentadas. O equipo administrativo da empresa, xa sobrecargado, recibía docenas de correos electrónicos e chamadas diariamente só para xestionar o uso das salas.

Foi entón cando a empresa recorreu a Hopestar para atopar unha solución escalable e profesional para as pantallas das salas de reunións.

A Solución: Unha Capa Dixital para Cada Sala

Hopestar propuxo despregar as súas tabletas para salas de reunións baseadas en Android de 10,1 polegadas , montadas na parede na entrada de cada sala de conferencias. Os tablets foron deseñados para amosar a disponibilidade en tempo real, mostrar os detalles da reunión e sincronizarse directamente co sistema de calendario existente da empresa, Office 365.

En lugar de substituír o seu actual fluxo de traballo de reservas, a solución de Hopestar superpúxose a este, facendo que cada sala fose "visible" a través dun sistema centralizado, ao tempo que preservaba as ferramentas coñecidas para os usuarios finais.

A implementación levou menos dunha semana. Cada sala foi equipada cun tablet, configurado para coincidir coa identidade de marca da empresa. Ao equipo de informática recibiu formación para xestionar os dispositivos remotamente a través da consola de administración baseada na nube, o que lles permitiu enviar actualizacións, xestionar o acceso dos usuarios e personalizar as interfaces dende un único panel de control.

Antes e despois: O verdadeiro impacto

Os resultados foron claros no primeiro mes.

Antes, o equipo administrativo recibía con frecuencia queixas sobre reservas dobres. Agora, o estado das salas de reunións sempre é visible: verde para dispoñible, vermello para ocupado, amarelo para próximamente ocupado, o que facilita que os equipos saiban onde ir sen ter que consultar coa recepción.

Antes, os empregados necesitaban entre 3 e 5 minutos para atopar e confirmar unha sala dispoñible. Hoxe, consultan a pantalla do exterior ou reservan directamente dende o seu calendario, con confirmación inmediata.

O equipo de administración solía empregar case 10 horas por semana xestionando a logística das salas. Agora, ese tempo reduciuse a menos de dúas horas.

Máis importante aínda, a oficina agora reflicte a marca da empresa como un entorno innovador e ben organizado. Os tablets nas salas de conferencias converteronse parte da arquitectura: sutís, funcionais e profesionais.

Que di o Cliente

“Non caimos na conta de cant tempo estábamos a perder ata que o resolvimos. Hopestar axudounos a eliminar os conflitos de salas e deu ao noso espazo unha sensación moito máis moderna e premium. É unha desas solucións que silenciosamente fan que todo funcione mellor.”
— Xefe de Servizos Administrativos, Oficina Central de Desenvolvemento Inmobiliario, Malaisia

Por que funcionou

Esta implementación tivo éxito non porque cambiou a forma en que a xente reservaba as súas reunións, senón porque fixo que a programación fose visible, fiable e automatizada. Para equipos grandes en ambientes con múltiples salas, a visibilidade é esencial.

A solución de Hopestar demostrou ser ideal para a industria inmobiliaria, onde a apariencia, a eficiencia e a capacidade de escala teñen igual importancia.

Mirando cara adiante

Tralo éxito deste proxecto, o cliente planea estender o sistema ás súas oficinas rexionais en Singapur e Xacarta. Tamén están explorando a integración con ferramentas de xestión de visitantes para crear unha experiencia máis integrada e sinxela na recepción.

Interesado en transformar a programación do seu escritorio?

Hopestar’s mostradores de reserva de salas de reunións son compatibles con Office 365, Google Calendar e outras plataformas importantes. Teñen compatibilidade con interfaces multilingües, xestión remota de dispositivos e están dispoñibles en varios tamaños para diferentes tipos de espazos.

Visita https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletoU contacto ao noso equipo de solucións para explorar as posibilidades para o seu espazo de traballo.