Älykkäämpi tila, parempi työ: Miten Yhdysvaltojen yritystoimisto palautti kokoustehokkuuden kokousten varauslaitteen avulla

Kun toimistotila muuttuu operatiiviseksi haasteeksi

Suurissa yritystoimistoissa kokoustilat muuttuvat usein kiistanalaisiksi alueiksi. Kaksoisvaraukset, kummitusvaraukset ja käyttämättömät tilat maksavat tälle monikansalliselle yritykselle sekä aikaa että tuottavuutta. Organisaation tarvitsema älykkäämpi, reaaliaikainen ratkaisu oli ilmeinen – sellainen, jonka Kokousvaraus tabletti ekosysteemi pystyi tarjoamaan synkronoimalla tilojen tilan kerroksien yli ja poistamalla arvailemisen työntekijöiltä.

Monikansallinen toimisto etsii selkeyttä ja hallintaa

Asiakas, Chicagossa sijaitseva globaali teknologiayritys, toimi kahdeksalla kerroksella ja yli 60 kokoustilassa. Hybridityön nopea kasvu aiheutti tilanteen, jossa sisäiset järjestelmät eivät enää kestäneet tahtia. He tarvitsivat yritystasoisia työkaluja, jotka yhdistävät kalenterit, automatisoivat näkyvyyden ja antavat työntekijöille luottamuksen tilavarausten saatavuuteen – tehtävä, johon täydellinen soveltuvuus oli Toimiston varausnäyttö joka perustuu skaalautuvaan, datalähtöiseen alustaan.

Miksi perinteiset varausjärjestelmät eivät ratkaisseet huonohallintaa

Aiempi yhdistelmä Outlook-kalentereista ja manuaalisista kirjautumisista aiheutti enemmän sekavuutta kuin selkeyttä. Todellista käyttöastetta ei näkyvissä, varaukset eivät vapautuneet automaattisesti hylättyinä, eikä käyttöasteista ollut luotettavaa tietoa. Vasta kun he arvioivat digitaalisia vaihtoehtoja, oli selvää, että Kokoustilataulukko ja Tilavarausnäyttö tarjosi integroidun ratkaisun, jota työtila vaati.

Kokonaisen tilanhallintaverkon käyttöönotto kahdeksalla kerroksella

Ratkaisuun kuului verkon asentaminen Yrityksen kokoustilojen hallintatabletit jokaisen kokoustilapojan ulkopuolella. Jokainen laite näytti elävänä ajanvarauksen saatavuuden, tulevat kokoukset ja mahdollisti välittömät varaukset. Integroitu Microsoft 365 -järjestelmän kanssa, kokousten aikataulutustabletti synkronoitui automaattisesti työntekijöiden olemassa olevien varauskäytäntöjen kanssa. Tilojen huoltotiimit myös määrittivät säännöt, kuten automaattisen vapautuksen, tilojen prioriteettijärjestyksen ja huoltosuunnittelun suoraan konferenssitabletti liittymä.

Tilaoptimointikokemus reaaliajassa seinällä

Kun järjestelmä otettiin käyttöön, muutos oli välitön. digitaalinen kokoustilan merkkitabletti teki työntekijöiden mahdolliseksi tarkistaa saatavuuden yhdellä vilkaisulla, ja valaistut tilan tilaosoittimet vähensivät tarpeettomia häiriöitä. Tiimityön johtajat arvostivat tunnistamaan välittömästi käytettävissä olevat huoneet koko rakennuksessa. Tilakeskusten hallinnoijille , joka auttoi heitä näkemään vapaat tilat useilta kerroksilta. älykäs kokoustilan näyttötablet tarjosi lämpökartat, huippukellonajat ja käyttöprofiilit, jotka olivat olennaisia strategisten tilasuunnittelupäätösten tekemiseksi.

Merkittävät parannukset käytössä ja toiminnallisessa tehokkuudessa

Kolme kuukautta järjestelmän käyttöönoton jälkeen numerot puhuivat puolestaan. Varaukset ilman varausputkea vähenivät 63 %, ristiriidat vähentyivät voimakkaasti ja kävelyvaraukset lisääntyivät kiitos huoneen reaaliaikaisen saatavuuden näytön yrityksen huoneiden käytön hyötykäytön paranemista 28 %, mikä perustui huoneen miehityksen seurantataulutekniikkaan ja automatisoituun varaamattomien varauspaikkojen vapauttamiseen. Tiimit toivoivat, että huoneiden varaus tuntui ”vaivattomalta ja tarkalta”, suora seuraus siitä, että oli otettu käyttöön yrityksen kokoushallintataulutekniikka järjestelmässä.

Mitä asiakas sanoi muutoksesta

Työpaikkavastaava kertoi:
“Nämä taulut toi selkeyttä koko toimipaikkaamme. Ensimmäistä kertaa ymmärrämme todella, miten huoneitamme käytetään – ja voimme toimia kyseisten tietojen perusteella.”
Osaston johtaja lisäsi:
”Käyttöliittymä on yksinkertainen, luotettava ja aina tarkka. Se on muodostunut osaksi arkipäiväistä työnkulkuamme.”

Molemmat kommentit heijastavat luottamusta, joka on rakentunut johdonmukaisen suorituskyvyn kautta toimiston aikataulusuunnittelun näyttölaitteet ratkaisuna.

Malli tulevaa yritystilan optimointia varten

Tämä tapaus osoittaa, kuinka kattava toimiston tilanhallintataulut järjestelmä voi muokata tilankäyttöä suurille yrityksille. Mukavuuden lisäksi tiedot auttoivat asiakasta uudelleensuunnittelemaan huonerakenteen, tukemaan hybridityöskentelymallia ja ennustamaan tulevaa tilantarvetta. Monikansallisille yrityksille, jotka pyrkivät hallitsemaan kustannuksia, vähentämään toiminnallisia kitkakohtia ja luomaan älykkäämpiä työpaikkoja, yrityksen kokousten optimointitaulu on muuttumassa välttämättömäksi – ei valinnaiseksi.