Feysydd Cyfarfod Amddiffyn: Cadw Amser a Chyfrifon yn y Cyfarfodydd
Beth yw Delweddau Rhesiwn Cyfarfod?
Hynodrwydd a Chynlluniau Cerbydol
Tablau cynllunio a threfnu ar gyfer cyfarfodydd yw ddyfeisiynau electronig sy'n cael eu leoli strategol o'r tu allan i rhynglysoedd gyda chyfeiriad o gefnogi cynllunio a rheoli ofodion cyfarfod. Mae'n cael eu cynllunio i roi delwedd llwyr i defnyddwyr am gaeldebod yr ystafell, am wneud trawsgrifiadau annerbyniol wrth barhau a mynd, a chynrodd cyfarfodydd wedi'u trawsgrifio. Mae hynny o fewn o fyd-eang o wasanaethau cymdeithasol yn gwneud cynnwystr ar gyfer diwylliant gwaith swyddfa. Ffwythiannau Sylweddol ar gyfer Tablau Trefnu Cyfarfod - Mae sawl ffwythiant sylfaenol yn y tablau trefnu cyfarfod fel, cyfle i resefydd ystafell ar y pryd, sef situatiwn lle gallwch dalu'r cyfarfod os nad yw ei angen & integreiddio â feddalwedd eraill megis meddalwedd apiau swyddfa am gymorth mwy. Mae'r dynodaethau hyn yn gwneud ohonyn nhw adnabyddus i sicrhau bod ofodion cyffredinol yn cael eu defnyddio'n effeithiol ac i leihau'r cyfuniad o gyfarfodydd.
Cyfuno â Systemau Galedfrith (Outlook/Google)
Tablauau drefniant ar gyfer ystadiynau cyfarfod yn gyd-fynd llwyr gyda systemau calendr mae'n eu hoffi fel Microsoft Outlook neu Google Calendar, gan nodi diweddariadau awtomatig os oes newidiadau. Mae'r integreiddio hwn sydd yn drwm i'w fethu yn gwneud yn siŵr na fydd cyfweliadau dwbl a gwneir cynnyrchu'r calendr rhwng cydweithwyr yn llawer mwy effeithiol. Newydd Technoleg Llif: O fewn astudiaeth gan J.D. Power, cynhigiad mewn dyfais syml gyda chynllunyddion sydd eisoes yn cael eu defnyddio, mae'n creu gwellfi angenrheidiaeth defnyddwyr yn y gymedr ar dros 25% - gan ddangos yr uniondeb o'r gallu i wella'r datblygiad breifat o ran effeithrwydd. Trwy integreiddio â chalendrâu sydd yn gyffredinol iawn, mae'r tablauau yn cynnig sicrhedd mwy yn ystyried cynllunio ac yn hybu cyfeillgarwch a thegwch ym mynychu trefniadau.
Nodweddion Statws Ystafell Real-Time
Ffwythiant statws ystafell ar yr un pryd yw ffeithiau da i delifonau drefnu cyfarfodydd yn ystafelloedd, gan ei gyfrannu i gefnogaeth i defnyddwyr gweld yn brys a chynhwysol pa statera y mae'r ystafelloedd yn eu. Mae'r ffwythiant hwn yn caniatáu i'r defnyddiwr "edrych yn sydyn" ar gaelrwydd ystafell: dylai'r ystafell ddangos fel rhydd, anodd, yn dod i ben yn fuan, ac ati. Dylai hyn olygu cynyddu amser gogfod ar gyfer cael mynediad i'r cyfarfodydd nesaf. Bydd y defnyddwyr yn gallu gwirfoddoli ar yr un pryd os maen nhw'n mynychu yn ôl y cynllun, neu os bydden nhw'n angen wneud newidiadau. Er enghraifft, mwy na 40% o gweithwyr adroddant fod eu bod yn bryderus am anoddïo darganfod llefydd cyfarfodydd ar gael, felly mae integru cynllunio statws ar yr un pryd yn gallu gwneud effaith mawr ar gymhlethdod a phroduseitiad y gwaith.
Prawf Maniffest o Blentynau Drefnu Cyfarfodydd
Drefn Cyfarfodydd Ystafell Wedi'i Gadw
Unrhyw un o'r prif fuddiannau i gyfrifiaduron drefn amserion cyfarfod yw broses drefnu wedi ei wahardd. Drwy ddileu anawsterau ynghylch beth o'r gweinyddion roedd wedi'u drefnu ar beth o'r amserau, mae'n well i: tîmau fawr sy'n edrych ar drefnu gweinyddion yn gyflym heb unrhyw drafodaeth. Mae'r platfformau hyn yn gwneud y broses hi'n hawsach, a gall y mynediad llawdriniaethol gamwys gael ei osgoi drwy darparu newidion well i'r ffordd hawdd ac llawn camgymeriadau o drefnu trwy e-bost neu calendr a gafodd ei ddiweddaru'n llawdrin. Yn wir, mae cwmnïau sy'n defnyddio'r apiau drefnu hyn wedi adrodd cynyddion yn ymddygiad o 30%. Larg o hynny oherwydd faint o hawdd i redeg i drefnu gweinydd a pha mor gyflym yw'r broses, ac erbyn i'r swyddogaeth gyfrifoldebol cael ei gymryd oddi arno, mae'n helpu'ch gwaith pawb canolbwyntio ar bwysau uchel.
Cymryd Cyfathrebu a Lleihau Erthyliadau
tafodlen gweithdrefn i rai sy'n ddefnyddio taflen cynllunio cyfres ystafelloedd cyfarfod mae'n ffordd well o greu arwyddion a gwneud cynllunio ystafelloedd cyfarfod yn fuddiol. Mae'r taflenni cynllunio ystafell gyfarfod yn creu budd i'r holl aelodau gan gynnig golwg real-gyda'i phlyg ar y cynlluniau ystafell. Pan mae pob aelod yn gwybod am gynhwysiant ystafell, mae newid ystafell yn llawer mwy hapus. Cyfrinachol, heb wasgu papur. Mae ychwanegu llymder i'r llyfrau yn gwneud i'r cynlluniau fod yn well tebyg, ac yn lleihau camgymeriadau cynyddu cynllunio amser neu ystafell/cynfigiwn pan nad yw'n berthnasol. Yn ogystal, mae hyn yn caniatáu i'r tîmau cael yr llaweraf o'r hyn sydd ar gael heb mynd ar fonydd un arall. Mae astudiaethau gan ddarlithwyr wedi dangos bod cyfathrebu effeithiol trwy ddefnyddio technoleg fel hyn yn gallu leihau amheusymau yn uwch na 50% yn y swyddfa, sy'n naturiol roi swyddfa llai anodd a chydsyniant.
Datrys Data Defnyddio Lof
Tabelau cyfryngau ystafelloedd cyfarfod gynlluniau data defnydd, yn cynnig dadansoddiadau detailedd ar ddefnydd gwahanol o ofannau a ganlyniog i sefydliadau dod â'r wybodaeth i wneud y gorau o'u buddsoddiad mewn ystafelloedd cyfarfod. Trwy adroddiadau defnydd, gall busnesau darganfod ardaloedd sydd heb eu defnyddio'n well ac ffeithio ail-rheoli neu rheolaeth optimeiddiedig o'r hofannau yma. Mae astudiaethau yn dangos bod cwmnïau yn gallu lleihau costau targed real yn ychwanegol i 20% os ydym yn defnyddio'r ofannau'n effeithiol. Mae'n cael ei gyflawni drwy ddal sylw at anghenion a chynghorau staff yn llawerach, yn ogystal â chyfuno gwell rhwng amgylchedd a chynfigiadau ystafelloedd cyfarfod. Gall mynediad data-drwynt i ddisgyn penderfyniadau helpu sefydliadau sicrhau eu strategaethau safle gwaith yn cael eu cynnal yn gyfrifol a phromoteu cynhyrchwrdeb uchel ar gyfer staff.
Sut mae Tablodiau yn Arbed Amser a Chyfrifon yn Ymgynghoriadau
Tynnu'r Gweithredoedd Datblygu Llaw
Tablau ar gyfer drefnu cyfarfodydd yw newidyn da fel nad oes angen ichi drefnu'n llaw. Mae'r broses drefnu wedi'i wahardd a all fod yn cael ei wneud ar y fan yn syth wrth ymweld heb angen defnyddio'r ffordd hir amser y diwethaf. Mae'r lefel o awtomatiad hwn yn gwneud i staff gweithredol gallu canolbwyntio ar gyfrifoldebau perthnasol hyd yn oed yn hytrach na phenderfynu eu amser ar logisteg. O fewn ymchwil diweddar gan McKinsey, gall busnesau sy'n defnyddio math yna o ddefnydd automatiad adfer 15% o amser eu cynghorwyr, sy'n golygu llog o fuddiant mewn amser a chyfeiriadau.
Lleihau Cyfarfodynnau Anghofus a Chasglu
Rhoi cynllunio a dioddefu heb ymddangos yw'r synnwyr cyffredin dros gyfanfyddion a chynghor andefnyddiol. Mae tablau cynllunio yn darparu datrysiad i'r broblem hwn gan rhoi gwybodaeth gywir i bobl sy'n ei angen ac yn derbyn atgoffa. Mae'r atgoffa hynny'n awtomatig i gyfrif am ymweliadau dyfodol, sy'n cael rhan bwysig yn tynnu ar nifer yr achosion o ddim ymddangosiad. Mewn llawer na 30% o gyfarfodydd nid yw cyflwyniadau clywed yn eu lle, felly gall tracio da i ddarllen yn fuddugol fod yn defnyddiol. Gall systemau'r fath, pan fyddant yn cael eu gweithredu, lleihau amser gwastad yn sylweddol, creu pwerau effeithlondeb sy'n mynd i lawr i raglen.
Systemau Awtomatig Archwilio/Allarchwilio
Dyfeisiadau awtomatig o fewn/allan a gynorthwyir gan delweddau ddefnyddio cyfang yn rhoi ffordd gywir o ddilyn defnydd ystafelloedd a chynllunio. Gwybodaeth gwledig am rythau trosglwyddo'r ystafellau yn helpu mewn amseru trefnoli fel arfer, yn ogystal â ddatrys sut i'w defnyddio'n well drwy dddefnyddio'r systemau hyn. Gall hotels cynyddu effeithlonrwydd defnydd ystafelloedd gan 40% trwy ddefnyddio cynnwysion awtomatig, gan wneud ddefnydd gorau o lefaryddion cyfarfod a rhesymau, yn ôl adroddiad Bloomberg.
Dewis y System Reoli Cyfarfodydd Cywir
Cyfuno â Thechnoleg Llywodraeth Le
Mae'n hanfodol ddewis system drefnu cyfarfodydd sy'n gweithio'n dda gyda'r stach technoleg wedi ei wneud yn barod arnoch chi. Pan fo'n bosibl, byddai datrysiad gorau yn gallu ymgysylltu â chynghorau megis meddalwedd rheoli swyddfa, a systemau ebost yn ogystal â thechnegau henebwrol. Trwy'r cyd-destunio hwn, mae'r cyfathrebu rhwng y unedau cymysgeddus yn effeithiol ac mae llai cyfle i gwallau. Er enghraifft, mae dystiolaeth un rannu ar gyfer ymchwil yn dangos y gall busnesau cynnydd effeithlonrwydd gwaith gan gymaint â phum deg pan fydd eu systemau'n cael eu cyd-fynd yn gywir, gan ddangos pwysigrwydd ymateb technoleg yn gywir i'ch brosesau gwaith.
Gofynion Ar gyfer Gwyddor Defnyddiwr
Arwydd da i'w defnyddio mae'n hanfodol i llwyddiant y system drefnu cyfarfodyn gyda phob aelod staff sydd ddim yn derbyn hyfforddiant. Defnyddiol i'r Defnyddiwr: Dylai'r rhaglen gael ei wneud yn hawdd i'w defnyddio ac yn hawdd i'w ddeall gyda llywodraeth syml, dangosion gofalol wedi'u glirio, a gwahanol opsiynau ar gyfer lefelau amrywiaeth o allu. Er enghraifft, fe ddarganfuodd Grŵp Nielsen Norman bod systemau sy'n defnyddio dylunio awyddus yn derbyn 50% mwy o ymgyrchu cymunedol. Bydd defnyddiaddeb yn helpu i sicrhau y gall y system gael ei ddefnyddio gan bawb, nid dim ond staff sydd â phrofiad technegol, ond hefyd staff sydd ddim yn deall plant iaith digidol.
Ystyriadau Diogelu a Chyfrifoldeb Data
Arddull diogelwchiaeth dylai fod yn fwy na jest da ar gyfer eich system drefnu lle cyfarfod, dylai gan glymu bod yn 'rhaid gael' er mwyn amddiffyn data cyfarfodydd corfforol breifat. Dewiswch rhywbeth sy'n cynnwys cadw data mewn amgylchiad crynhoi a sy'n ateb i safonau preifatrwydd fel GDPR. Yn ôl data diwydiant, y ffioedd cyfartalog cyfartal y mae cwmnïau yn ei wynebu am lwciau yw $20 miliwn - gan wneud o safbwynt diogelwch gryf busnes beryglus. Diogelu data golygu diogelu not dim ond gwybodaeth y cwmni ond hefyd y cofiant staff a'r ymddiriedolaeth cleientiaid yn ymddangosol ar gyfer preifatrwydd a diogelwch.
Drwy deall y factoriau allweddol yma - cyd-destun technoleg, defnyddiwchlydd y fewnrwydd defnyddiwr, a threfnau diogelwch - gall busnesau wneud penderfyniadau llawer yn effeithiol i ddewis y system drefnu cyfarfodydd gorau addas ar eu gofyn.