Příběh úspěchu: Jak vývojář nemovitostí snížil konflikty ohledně schůze o 90 % pomocí tabletů Hopestar pro konferenční místnosti

V roce 2024 čelila jedna z největších realitních developerských společností jihovýchodní Asie problému, který je běžný u velkých organizací – chaosu v jednacích místnostech. S více než 35 konferenčními místnostmi rozloženými na více podlažích jejich nového sídla způsobila absence centrálního rezervačního systému neustálé potíže. Týmy byly často frustrovány překrývajícími se rezervacemi, nejasnými plány a zmatek u dveří, když dvě skupiny tvrdily, že mají nárok na stejnou místnost.

Navzdory investici do prémiové kancelářského prostředí bylo jejich interní plánování uvízlé v tabulkách a rozdělených pozvánkách do kalendáře. Administrační tým společnosti, který už tak byl na trhlině, zvládal desítky e-mailů a hovorů denně jen proto, aby zvládl správu využití místností.

To byl okamžik, kdy se společnost obrátila na Hopestar s požadavkem na škálovatelné řešení profesionální třídy pro zobrazení informací o jednacích místnostech.

Řešení: Digitální vrstva pro každou místnost

Hopestar navrhl nasazení svých 10,1palcových tabletů pro jednací místnosti na bázi Android , na stěnách u vchodu každé konferenční místnosti. Tablety byly navrženy tak, aby zobrazovaly aktuální dostupnost, informace o schůzce a synchronizaci s existujícím kalendářovým systémem Office 365 společnosti.

Řešení společnosti Hopestar místo nahrazení stávajícího procesu rezervace fungovalo jako jeho doplněk – čímž byla každá místnost zviditelněna prostřednictvím centrálního systému, přičemž byly uživatelům ponechány osvědčené nástroje.

Nasazení trvalo méně než týden. Každá místnost byla vybavena tabletem, který byl konfigurován tak, aby odpovídal firemní identitě společnosti. Tým IT obdržel školení k dálkové správě zařízení prostřednictvím cloudové administrátorské konzole, která umožňovala nasazovat aktualizace, spravovat uživatelský přístup a přizpůsobovat rozhraní z jediného řídicího panelu.

Před a po: Skutečný dopad

Výsledky byly zřejmé během prvního měsíce.

Dříve obdrželo administrativní tým časté stížnosti na dvojitá rezervace. Nyní je stav konferenčních místností vždy viditelný – zelená pro dostupné, červená pro obsazené, žlutá pro nadcházející – a je tak snadné pro týmy vědět, kam jít, aniž by se musely ptát recepce.

Dříve potřebovali zaměstnanci 3–5 minut na vyhledání a potvrzení dostupné místnosti. Dnes si zkontrolují obrazovku před místností nebo si rezervují přímo z kalendáře s okamžitým potvrzením.

Administrativní tým dříve strávil téměř 10 hodin týdně řízením logistiky místností. Nyní se to snížilo na méně než dvě hodiny.

Co je důležitější, kancelář nyní odráží značku společnosti jako progresivní a dobře organizované prostředí. Tablety v konferenčních místnostech se staly součástí architektury – nenápadné, funkční a profesionální.

Co říká klient

„Nevěděli jsme, kolik času ztrácíme, dokud jsme to nevyřešili. Hopestar nám pomohl odstranit konflikty ohledně místností a prostoru dodal modernější a luxusnější atmosféru. Je to jedno z těch řešení, která nenápadně zpříjemní všechno ostatní.“
— Ředitel správních služeb, sídlo developerské společnosti v oblasti nemovitostí, Malajsie

Proč to fungovalo

Tato implementace uspěla ne proto, že změnila způsob, jakým lidé rezervují schůzky, ale proto, že zpřehlednila plánování, učinila je spolehlivější a automatizované. Pro velké týmy v prostředích s více místnostmi je přehlednost klíčová.

Řešení od společnosti Hopestar se ukázalo jako ideální pro realitní sektor – kde mají vzhled, efektivita a škálovatelnost stejnou váhu.

Nahledávání dopředu

Po úspěchu tohoto projektu plánuje klient rozšířit systém do svých regionálních kanceláří v Singapuru a Džakartě. Zvažují také integraci s nástroji pro správu návštěvníků, aby vytvořili plynulejší zážitek u recepce.

Chcete transformovat plánování ve vaší kanceláři?

Hopestar’s displeje pro rezervaci konferenčních místností jsou kompatibilní s Office 365, Google Kalendářem a dalšími hlavními platformami. Podporují vícejazyčné uživatelské rozhraní, správu zařízení na dálku a jsou dostupné v různých velikostech pro různé typy prostor.

Návštěva https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletnEBO kontakt náš tým řešení, abychom prozkoumali, co vše je pro vaši pracovní plochu možné.