История на успеха: Как един застройчик намали конфликтите за конферентни зали с 90% благодарение на таблетите на Hopestar

През 2024 г. една от най-големите компании за развитие на недвижими имоти в Югоизточна Азия се изправи пред проблем, характерен за големите организации – хаос със срещите в конферентни зали. С над 35 конферентни зали, разпръснати на няколко етажа в новата им сграда, липсата на централизирана система за резервиране създаваше постоянни затруднения. Екипите често изпитваха разочарование от припокриващи се резервации, неясни графици и объркване пред вратата, когато две групи претендираха за една и съща зала.

Въпреки че бяха инвестирали в премиум офисна среда, вътрешното планиране се задържаше в електронни таблици и разпокъсани покани в календара. Административният екип на компанията, който и без това беше претоварен, получаваше дузини имейли и обаждания на ден само за да управлява използването на залите.

Тогава компанията се обърна към Hopestar за мащабируемо и професионално решение за дисплеи в конферентни зали.

Решението: Дигитален слой за всяка зала

Hopestar предложи разгръщането на нейните 10.1-инчови таблети за конферентни зали, базирани на Android , монтирани на стената на входа на всяка конферентна зала. Таблетите са проектирани да показват в реално време наличието, да отразяват детайли за срещите и да синхронизират директно със съществуващата система за календар Office 365 на компанията.

Вместо да заменят текущия процес на резервиране, решението на Hopestar се интегрира върху него – правейки всяка зала „видима“ чрез централизирана система, като в същото време запазва познатите инструменти за крайните потребители.

Инсталирането отне по-малко от седмица. Всяка зала беше осигурена с таблет, конфигуриран така, че да съответства на визуалния стил на компанията. Екипът по информационни технологии получи обучение как да управлява устройствата дистанционно чрез облачната административна конзола, която позволяваше да изпраща актуализации, да управлява достъпа на потребителите и да персонализира интерфейсите от един единствен контролен панел.

Преди и след: Реалното въздействие

Резултатите бяха очевидни още в първия месец.

Преди това административният екип получаваше чести оплаквания за двойни резервации. Сега статусът на конферентните зали винаги е видим – зелен за налични, червен за заети, жълт за предстоящи – което прави лесно за екипите да знаят къде да отидат, без да се налага да питат на рецепцията.

По-рано служителите имаха нужда от 3–5 минути, за да намерят и потвърдят налична стая. Днес те проверяват екрана отвън или резервират директно от календара си, с незабавно потвърждение.

Административният екип по-рано прекарваше почти 10 часа седмично за управление на логистиката на помещенията. Сега това време се намали до под два часа.

По-важното е, че офисът сега отразява марката на компанията като прогресивна и добре организирана среда. Таблетите в конферентните зали са станали част от архитектурата – дискретни, функционални и професионални.

Какво казва клиентът

„Не осъзнавахме колко много време губим, докато не го оправихме. Hopestar ни помогна да елиминираме конфликтите с помещенията и на нашия офис прие много по-модерен и премиум вид. Това е едно от онези решения, които незабелязано правят всичко по-плавно.“
— Ръководител на административни услуги, Център за развитие на недвижими имоти, Малайзия

Защо това сработи

Тази внедряване успя не защото промени начина, по който хората си резервират срещи, а защото направи планирането видимо, надеждно и автоматизирано. За големи екипи в среди с множество помещения, прозрачността е от решаващо значение.

Решението на Hopestar се оказа идеално за индустрията на недвижими имоти – където визията, ефективността и мащабът са еднакво важни.

Вжеляване към бъдещето

След успеха на този проект клиентът планира да разшири системата до регионалните си офиси в Сингапур и Джакарта. Те също така изследват възможности за интегриране с инструменти за управление на посетители, за да създадат още по-свързано изживяване на рецепцията.

Интересувате ли ви преобразуването на планирането на вашия офис?

Hopestar’s екранни панели за резервация на срещи са съвместими с Office 365, Google Calendar и други основни платформи. Те поддържат потребителски интерфейс на няколко езика, дистанционно управление на устройства и се предлагат в различни размери за различни типове пространства.

Посетете https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletoR контакт екипа ни за решения, за да изследваме какво е възможно за вашето работно пространство.