По-умно пространство, по-добър труд: Как един корпоративен офис в САЩ възстанови ефективността на срещите с таблет за резервация на срещи

Когато офис пространството става оперативен проблем

В големите корпоративни офиси конферентните зали често се превръщат в спорна територия. Удвоени резервации, фантомни резервации и неизползвани помещения струваха на тази мултинационална компания време и продуктивност. Беше ясно, че организацията се нуждае от по-интелигентно решение в реално време – едно, което Таблет за резервация на срещи екосистема може да осигури, като синхронизира състоянието на помещенията на различните етажи и премахне предположенията при служителите.

Мултинационален офис, търсещ яснота и контрол

Клиентът, глобална технологична компания със седалище в Чикаго, работи на осем етажа и повече от 60 срещни зали. С бързото разрастване на хибриден начин на работа вътрешните им системи вече не успяваха да следят темпото. Те се нуждаеха от инструмент за предприятие, който да обедини календарите, да автоматизира видимостта и да даде на служителите увереност в наличността на помещения — роля, идеално подходяща за Таблет за планиране на офис подкрепен от мащабируема, базирана на данни платформа.

Защо традиционните инструменти за резервации не успяха да решат лошото управление

Предишната им комбинация от календари в Outlook и ръчно записване създаде повече объркване, отколкото яснота. Нямаше реално време за заетост, нямаше автоматично освобождаване на отказани резервации и нямаше надежден преглед на нивата на използване. Когато започнаха да оценяват дигитални опции, вече беше ясно, че Таблет за конферентна зала и Таблет за дисплей на резервации за стаи предлага интегрирания подход, от който се нуждаеше работното им пространство.

Внедряване на пълна мрежа за управление на помещения на осем етажа

Решението включваше инсталиране на мрежа от Таблети за управление на помещения в предприятия поставени отвън при всяка среща. Всеки апарат показваше актуална наличност, предстоящи срещи и позволяваше незабавни резервации. Интегрирани с Microsoft 365, таблет за планиране на конференции синхронизираха се автоматично със съществуващите навици за резервации на служителите. Екипите по сградни системи също настроиха правила като автоматично освобождаване, приоритетно разпределение на помещения и планиране на поддръжка директно чрез смарт таблет за конферентни срещи интерфейс.

Реално време, визуален опит за оптимизация на пространството на стената

След внедряването промяната беше незабавна. Таблетът цифров табло за заседателни стаи направи проверката на наличността на пръв поглед без усилие, докато светещите индикатори за състояние намалиха ненужните прекъсвания. Ръководителите на екипи оцениха таблет за планиране на работното пространство , който им помогна да виждат свободни пространства на няколко етажа. За мениджърите на сградни системи интелигентен таблет за дисплей на заседателни стаи предоставяше топлинни карти, анализи на пикови часове и модели на използване, които са от съществено значение за вземане на стратегически решения за планиране на пространството.

Значителни постижения в използването и оперативната ефективност

Три месеца след внедряването, числата говореха сами за себе си. Призрачните резервации намаляха с 63%, конфликтите рязко спаднаха, а резервациите на момента се увеличиха благодарение на планшета за актуална наличност на зала на всяка врата. Предприятието също отчете подобрение с 28% в използването на срещови зали, осигурено от планшета за проследяване на заетостта на залата и автоматизираното освобождаване при липса на присъствие. Екипите съобщиха, че координирането на залите е „безпроблемно и точно“, директен резултат от прилагането на планшета за корпоративно управление на срещи екосистем.

Какво каза клиентът за трансформацията

Директорът по работното място сподели:
„Тези планшети донесоха яснота в целия ни офис. За първи път всъщност разбираме как използваме нашите зали — и можем да действаме въз основа на тези данни.“
Отделът на ръководството добави:
интерфейсът е прост, надежден и винаги точен. Стана част от ежедневния ни работен процес.

И двете коментари отразяват доверието, изградено чрез последователното изпълнение на планшет за дисплей на графика на офиса решение.

Проект за оптимизиране на бъдещото корпоративно пространство

Този случай показва как цялостната таблет за управление на офис пространство системата може да преобразува използването на пространството за големите предприятия. Освен удобството, прозренията помогнаха на клиента да препроектира разпределението на стаите, да поддържа хибридни модели на работа и да прогнозира бъдещото търсене на пространство. За многонационалните компании, които искат да контролират разходите, да намалят оперативните триенета и да създадат по-интелигентни работни места, интегрирането на таблет за оптимизация на корпоративни срещи става необходимо, а не незадължително.