قصة نجاح: كيف قلل مطور عقاري من تعارضات غرف الاجتماعات بنسبة 90% باستخدام أجهزة لوحية لغرف المؤتمرات من Hopestar

في 2024، واجهت إحدى أكبر شركات التطوير العقاري في جنوب شرق آسيا مشكلة شائعة في المؤسسات الكبيرة، ألا وهي الفوضى في غرف الاجتماعات. مع وجود أكثر من 35 غرفة اجتماعات موزعة على عدة طوابق في مقرها الجديد، أدى عدم وجود نظام مركزي لحجز الغرف إلى إحداث تصادمات مستمرة. كانت الفرق تشعر بالإحباط بسبب الحجوزات المتداخلة والجداول الزمنية غير الواضحة والارتباك عند باب الغرفة عندما ادّعت مجموعتان مختلفتان استخدام نفس الغرفة.

وعلى الرغم من استثمارها في بيئة مكتبية متميزة، إلا أن جدول أعمالها الداخلي كان لا يزال يعتمد على جداول البيانات والمكالمات المجزأة. كانت فرقة الإدارة في الشركة، التي كانت بالفعل منشغلة بشكل مفرط، تتلقى عشرات الرسائل الإلكترونية والمكالمات يوميًا فقط لإدارة استخدام الغرف.

في ذلك الحين، لجأت الشركة إلى شركة هوبستار للحصول على حل قابل للتوسيع واحترافي لمضمار عرض غرف الاجتماعات.

الحل: طبقة رقمية لكل غرفة

اقترحت شركة هوبستار نشر أجهزة لوحية لغرف الاجتماعات الخاصة بها بمقاس 10.1 بوصة تعمل بنظام أندرويد ، على الحائط عند مدخل كل غرفة مؤتمرات. تم تصميم الأجهزة اللوحية لعرض التوافر في الوقت الحقيقي، وعرض تفاصيل الاجتماعات، وتزامن مباشرة مع نظام التقويم Office 365 الموجود في الشركة.

بدلاً من استبدال سير العمل الحالي للحجز، قام حل Hopestar بتطبيعه على طبقات مما يجعل كل غرفة مرئية من خلال نظام مركزي مع الحفاظ على الأدوات المألوفة للمستخدمين النهائيين.

استغرق هذا العمل أقل من أسبوع تم تجهيز كل غرفة مع جهاز لوحي، تم تكوينه لتتناسب مع هوية العلامة التجارية للشركة. تلقى فريق تكنولوجيا المعلومات تدريباً لإدارة الأجهزة عن بعد عبر وحدة التحكم القائمة على السحابة، والتي سمحت لهم بدفع التحديثات وإدارة وصول المستخدمين وتخصيص الواجهات من لوحة تحكم واحدة.

قبل وبعد: التأثير الحقيقي

النتائج كانت واضحة خلال الشهر الأول

في السابق، كانت تُقدَّم إلى الفريق الإداري شكاوى متكررة حول الحجوزات المزدوجة. الآن، أصبحت حالة غرف الاجتماعات مرئية دائمًا — اللون الأخضر يشير إلى التوفر، والأحمر إلى الاشغال، والأصفر إلى الاجتماعات القادمة — مما يجعل من السهل على الفرق معرفة المكان الذي يجب التوجه إليه دون الحاجة للاتصال بمكتب الاستقبال.

في الماضي، كان الموظفون يحتاجون من 3 إلى 5 دقائق للعثور على غرفة متاحة وتأكيد حجزها. أما الآن، فهم يتحققون من الشاشة الخارجية أو يقومون بالحجز مباشرةً من تقويمهم، مع تأكيد فوري.

كان الفريق الإداري يُنفق ما يقارب 10 ساعات أسبوعيًا لإدارة لوجستيات الغرف. وقد انخفض هذا الوقت الآن إلى أقل من ساعتين.

والأهم من ذلك، أن المكتب الآن يعكس هوية الشركة كبيئة مُتقدمة ومنضبطة. لقد أصبحت الأجهزة اللوحية في غرف الاجتماعات جزءًا من التصميم المعماري — بسيطة، عملية، واحترافية.

ما يقوله العميل

لم ندرك كم الوقت الذي كنا نفقده حتى قمنا بتصحيح الأمر. ساعدنا Hopestar في القضاء على تعارضات الغرف ومنح مساحتنا شعوراً أكثر حداثة وفخامة. إنه أحد تلك الحلول التي تعمل بسلاسة وتجعل كل شيء أسهل دون أن تُلاحظ.
— رئيس الخدمات الإدارية، المقر الرئيسي لتطوير العقارات، ماليزيا

السبب في نجاحها

نجح هذا النشر ليس لأنه غيّر طريقة حجز الاجتماعات، بل لأنه جعل جدولة المواعيد مرئية وموثوقة ومُتَوَقَّتَة. بالنسبة للفِرق الكبيرة في البيئات متعددة الغرف، فإن الوضوح والرؤية هما كل شيء.

أثبتت حلول Hopestar أنها مثالية لقطاع العقارات — حيث تتساوى الأهمية بين المظهر والكفاءة والحجم.

النظر إلى المستقبل

بعد نجاح هذا المشروع، يخطط العميل لتوسيع النظام ليشمل مكاتبهم الإقليمية في سنغافورة وجاكرتا. كما أنهم يعملون على دمجه مع أدوات إدارة الزوار لخلق تجربة أكثر سلاسة في مكتب الاستقبال.

هل ترغب في إعادة تصميم جدولة مكتبك؟

Hopestar’s شاشات حجز غرف الاجتماعات متوافقة مع Office 365 وGoogle Calendar ومنصات رئيسية أخرى. وتدعم واجهة مستخدم متعددة اللغات وإدارة الأجهزة عن بُعد، وهي متوفرة بمقاسات مختلفة لأنواع مختلفة من المساحات.

انتقل إلى https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletأو اتصل بنا فريق الحلول لدينا لاستكشاف ما يمكن تحقيقه لمساحتك المكتبية.