Suksesverhaal: Hoe 'n eiendomsontwikkelaar vergaderlokaalstryde met 90% verminder het met Hopestar se konferensielokaal-tablette

In 2024 het een van die grootste vastgoedontwikkelingsmaatskappye in Suidoos-Asië 'n probleem teëgekom wat algemeen is in groot organisasies — vergaderlokaal chaos. Met meer as 35 konferensielokale wat oor verskeie vloere in hul nuwe hoofkwartier versprei was, het die gebrek aan 'n gesentraliseerde boekingssisteem voortdurende wrywing geskep. Spanne was dikwels ontsteld oor oorvleuelende boekings, onduidelike skedules en verwarring by die deur wanneer twee groepe dieselfde lokaal beweer het.

Ondanks dat hulle 'n belegging in 'n premium kantooromgewing gemaak het, was hul interne skedulering vasgevang in sigblaaie en gefragmenteerde kalenderuitnodigings. Die maatskappy se administratiewe span, wat reeds baie besig was, moes daagliks tientalle e-posse en oproepe hanteer net om die gebruik van vergaderlokale te bestuur.

Dit is toe dat die maatskappy na Hopestar gedraai het vir 'n skaalbare, professionele oplossing vir vergaderlokaal-bekendstellings.

Die Oplossing: 'n Digitale Laag vir Elke Lokaal

Hopestar het voorgestel om sy 10,1-duim Android-gebaseerde vergaderlokaaltablette aan te bring, wat aan die muur by die ingang van elke konferensielokaal gemonteer is. Die tablette is ontwerp om in realistiese tyd beskikbaarheid te wys, vergaderbesonderhede te vertoon en direk te sinkroniseer met die maatskappy se bestaande Office 365 kalenderstelsel.

In plaas daarvan om hul huidige boekingswerksproses te vervang, het Hopestar se oplossing daaroor gelê — elke lokaal 'sigbaar' gemaak deur 'n gesentraliseerde stelsel terwyl die gebruikers se vertroude gereedskap behoue gebly het.

Die implementering het minder as 'n week geneem. Elke kamer is met 'n tablet toegerus, wat gekonfigureer is om die maatskappy se handelsmerk-identiteit te pas. Die IT-span het opleiding ontvang om die toestelle op 'n afstand via die skyfgebaseerde administrasiekonsol te bestuur, wat hulle toegelaat het om opdaterings te stuur, gebruikerstoegang te bestuur en koppelvlakke aan te pas vanaf 'n enkele dashboard.

Voor en na: Die werklike impak

Die resultate was duidelik binne die eerste maand.

Vroeër het die administratiewe span gereelde klagte ontvang oor dubbelboekings. Nou is die besprekingskamers se status altyd sigbaar — groen vir beskikbaar, rooi vir beset, geel vir komende — wat dit maklik maak vir spanne om te weet waarheen te gaan sonder om by die ontvangs te check.

Vroeër het werknemers 3–5 minute nodig gehad om 'n beskikbare kamer te vind en te bevestig. Vandag kyk hulle na die skerm buite of boek vanaf hul kalender af, met onmiddellike bevestiging.

Die admin-span het vroeër amper 10 ure per week spandeer aan die bestuur van kamerlogistiek. Dit het nou tot onder twee uur per week gedaal.

Belangriker, die kantoor weerspieël nou die maatskappy se handelsmerk as 'n vooruitskouende, goed georganiseerde omgewing. Die konferensiekamer se tablette het deel van die argitektuur geword – subtiel, funksioneel en professioneel.

Wat die kliënt sê

'Ons het nie besef hoeveel tyd ons verloor het nie totdat ons dit reggemaak het. Hopestar het ons gehelp om kamerkonflikte te elimineer en aan ons ruimte 'n baie meer moderne, premium gevoel te gee. Dit is een van daardie oplossings wat stil alles glad maak.'
— Hoof van Administratiewe Dienste, Vastgoedontwikkeling Sentraal, Maleisië

Hoekom dit gewerk het

Hierdie implementering was nie 'n sukses omdat dit verander het hoe mense vergaderings geboek het nie, maar omdat dit die beplanning sigbaar, betroubaar en geoutomatiseer het. Vir groot spanne in multi-kamer omgewings, is sigbaarheid alles.

Hopestar se oplossing het bewys dat dit ideaal is vir die vastgoedbedryf – waar voorkoms, doeltreffendheid en omvang ewe belangrik is.

Vooruitkyk

Na die sukses van hierdie projek, beplan die kliënt om die stelsel uit te brei na hul streekkantore in Singapoer en Jakarta. Hulle ondersoek ook die integrering daarvan met besoekernavorsers om 'n meer naadlose voorportaal-ervaring te skep.

Geïnteresseerd om kantoorbeplanning te transformeer?

Hopestar se vergaderingskamer boekingskerm is kompatibel met Office 365, Google Kalender en ander groot platforms. Dit ondersteun 'n meertalige gebruikerskoppelvlak, afstandbeheer van toestelle en is beskikbaar in verskeie groottes vir verskillende ruimtetipes.

Bezoek https://www.uhopestar.com/meeting-reservation-tabletoF kontak ons oplossingspan om te verken wat moontlik is vir jou werkruimte.